淺析高校檔案信息化管理工作改革與創新要點

賀蕊

摘 要：隨著計算機的普及，網絡化時代的到來，高校檔案信息化已成為發展趨勢，檔案管理改革與創新勢在必行。高校檔案工作事關高校人事管理，是人事管理的重要組成部分，為高校整體的管理工作提供高質量服務。高校檔案信息化是一個系統工程，涉及理念、機制、技術、標準、人力、資金、維護、安全等方方面面，改革難度大，創新成本高，既考驗改革創新智慧，又考驗改革創新勇氣與定力。

關鍵詞：高校檔案;信息化;管理;改革;創新

高校檔案管理內容多，信息雜，涉及單位工作人員信息、單位組織活動信息、社會及國家關聯高校的信息等，均需要建檔立案。過去檔案記錄靠手寫筆填，紙質存檔，這樣存在諸多不便：一是手寫容易出錯，且筆跡保存受墨水質量影響;二是紙質檔案保存不易，要求環境干燥通風;三是存放量過大，占用大體量面積，且積壓現象嚴重，調檔查看極不方便，跨區域共享檔案信息更是難上加難。基于這一考慮，為打破檔案信息孤島，趁網絡普及之風展開高校檔案信息化管理的改革與創新，是順勢、也是順時的一大創舉。

一、高校檔案管理信息化的含義及意義

1.高校檔案管理信息化的含義 。高校檔案信息化是指在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，即對檔案信息進行數字化轉化、網絡化管理、電子化檢索。檔案管理模式從以紙質實體建檔立案為主，轉向以數字化記錄和保存為主，借助互聯網優勢，和全國統一規范，檔案管理工作走向標準化、數字化、聯通化。

2.高校檔案管理信息化的意義。高校檔案信息化管理與創新是高校創新工作方式的重要體現，是高校在新時代中國特設社會主義建設中的重要擔當，為高校信息化建設鋪平道路，也為學生乃至全國提供便捷的檔案資源服務。高校檔案信息化有助于檔案統一管控;有助于檔案管理工作安全性提高;有助于檔案利用效率提高，同時降低運行成本。

二、當前高校檔案管理信息化面臨的困境

檔案信息化概念從提出到運用實踐時間不長，這是對傳統檔案管理方法的革新，是全面的更新換代，對技術、管理人員素質、網絡安全等提出巨大挑戰。

1.高校檔案管理存在理念落后現象 。高校管理理念落后，存在兩方面因素，一是長期以來檔案管理不受足夠重視，檔案管理工作在高校一直處于被邊緣化的態勢，人們習慣性的將檔案管理當“清水部門”看待，職工工作缺乏積極性，這就導致檔案管理長期以來發展受限。二是思想慣性保守，高校代表科研，代表創新以及時代先鋒，但高校面臨新鮮事物時依舊需要較長的接納時間，積極先行先試的學校較少。

2.高校檔案管理制度不一，多有自身局限。我國當前檔案管理分類有多種形式，僅以檔案概念外延劃分，就有七種之多：根據檔案形成分、根據檔案內容性質分、根據檔案的載體形式分、按照記錄信息方式分、按照記錄信息方式分、根據檔案所有權形式分、種類劃分等。分類方式不同，管理起來制定的政策就各異，并且長期下來各地形成自己的檔案管理習慣，在信息化過程中，就面臨著數據端口不一致，或信息錄入不對口的現象。此外，在實際的高校檔案管理過程中，無論哪種劃分方法，也都只是搭建大體分類框架，具體到人員、日常規范，制度約束等，形式大于實際，管理效能不高。

3.高校檔案管理缺乏專業人才隊伍。很多文科類、綜合類高校都開設了檔案管理這一專業，為國家培養了廣大的檔案管理人才。但從檔案專業歷年畢業生就業方向看，選擇檔案管理工作的人很少，且以女性為主。一方面檔案管理工作本身不受重視，歷年用人指標較少 ;另一方面檔案管理工作的工資水平普遍不高，對新畢業大學生吸引力不足;再有，特別是高校，在引進高端人才的過程中，通常將家屬安置向檔案管理崗傾斜，整體導致高校檔案管理人才專業性低，人才隊伍建設落后。

4.高校檔案信息化的基礎薄弱。信息化需要有互聯網做支撐，既有計算機、掃描儀、網絡等硬件要求，又有平臺、安全防護等的軟件要求。這與傳統的檔案管理存在巨大差別，而且高校在這方面的配套建設相對落后，資金劃撥力度不夠，為信息化推進帶來諸多不便。

5.社會對電子檔案認可度低。互聯網是一個充滿極多可能性的平臺，網絡詐騙、網上“P圖”層出不窮，以至于長期以來人們對互聯網保持質疑從未放松警惕。高校建立信息化的檔案體系雖好，但人們價值觀里還是感覺紙質帶章的檔案更真事可靠，這是人們對互聯網的偏見進而影響了高校檔案信息化的推進。

三、當前高校檔案信息化創新的普遍做法與借鑒

高校檔案管理信息化的東風已經吹起，各高校之間陸續開展著信息化工作的創新與探索。其主要做法可以被我們所借鑒。

1.“互聯網+檔案”推動高校檔案管理工作創新。互聯網是座寶庫，資源豐富，可塑造性強，針對社會長期以來的難點、痛點都能起到打破中梗阻，實現質的飛躍的效果。對高校檔案管理走“互聯網+”模式，是信息化建設的最優考慮。新時代的檔案管理，會從原來的純粹管理向服務轉變，由保存信息向搭建信息發布、信息共享轉變。利用互聯網技術，開展諸如“檔案直通車”“紀要”“學信查詢”等項目的研究與開發，打造開放檔案、檔案共享的互聯網模塊。

2.注重培養專業檔案管理人員。檔案管理工作的創新，一定先是人才的創新，人才創新需要有專業做基礎。高校檔案管理要想信息化，就得培養專業的信息化人才。一方面是平臺建設需求，另一方面是平臺維護需求。信息化一旦推開，對管理人員的技術知識、專業知識、操作能力等方面都提出了全新的、更高的要求。

3.創新檔案管理理念。管理理念在管理過程中是起統領作用的，貫穿于管理工作的方方面面，可以說，管理理念的先進與落后，開明與保守，直接決定的了管理工作的水平高低。轉變檔案管理理念，就是要充分認識到檔案信息化管理的重要性，將其納入高校發展規劃中來，確定發展目標，成立專業實施督導小組，制定問責機制。一方面在建設過程中加強開發進度的督導和問責，平臺搭建和信息錄入保證高質量按時完成，避免推諉，或協調上的不暢而延誤信息化工作開展。

4.全面整合檔案資源。檔案信息化是一個綜合概念，不僅僅局限于原來狹隘的人事檔案，而是將包含所有關聯高校發展方方面面的動態信息，全部進行記錄、編檔。即把一般性人事檔案、高校工作文件、各種會務報告、國家社會層面的參與等信息整合在一起，以電子形式收集、分類、鑒偽、歸檔、加密。這與傳統的檔案管理在工作內容上有明顯擴展，甚至外延面很大，必須加以資源整合。

四、高校檔案管理信息化創新的建議

上面已就高校檔案信息化的普遍做法進行歸納，方法眾多，涉及多方面系統建設。現就高校檔案信息化建設提出幾點自己的建議，僅供參考。

1.數據分類歸檔要與國家規范保持一致。檔案信息化的建設不是一蹴而就的，需要長期進行維護、更新。在搭建數據平臺、制定分類歸檔方式方法上要保持與國家檔案管理部門的規范相統一，這樣做的好處在于檔案信息聯網后方便端口對接，不用就數據形勢、格式等重新做出調整，一次錄入，一次過關，數據無障礙交流共享。

2.要加強信息的收集整理。上邊也已經提到，檔案信息化是一個綜合概念，不局限于人事檔案，還將包含所有關聯高校發展方方面面的動態信息，全部進行記錄、編檔，以達到檔案內容的全覆蓋。因此，加強高校信息的收集、整理至關重要。在實際操作過程中，需要學校各部門、各學院、都建立與之配套的信息專員，將學院信息、部門信息、高校信息、涉校社會信息等進行定期反饋、上報，由檔案信息化管理部門進行甄別，分類，記錄，歸檔。

3.要特別注意檔案信息安全工作。在信息化時代，人們相信信息，同時又質疑信息。相信信息是因為網絡化地區給了人們便捷獲取某類信息的能力，質疑信息是因為網上信息復雜，真假難辨，這也就是信息化“雙刃劍”效應。高校檔案信息化系統的安全性至關重要，不僅涉及個人信息安全，還涉及高校科研成果維護，甚至還涉及國家機密的保護等，一經泄露，損失巨大。

4.檔案信息化要拔高管理規格。高校檔案信息化建設是一個長期過程，從無到有，中間要經歷很多困難和挑戰，一是需要保持對檔案信息化工作的長期支持定力，二是要具有統籌全局、攻堅克難的魄力與能力。從這兩點出發，都需要領導層對檔案信息化工作高度重視，而重視的最好辦法就是拔高管理規格，以便檔案信息化工作能長期順利進展。

五、結束語

高校檔案信息化管理的改革與創新是一個時代命題，生活在新時代里的每個人都肩負著這一歷史使命。新時代下高校站在改革創新的潮頭，要積極從大局著眼、系統規劃、科學統籌，在檔案信息化過程中認真攻堅技術難點，積極應對各類挑戰，積極將檔案管理工作推向現代化、數字化，為我國檔案管理工作打好堅實的信息基礎。

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（作者單位：陜西省榆林市榆林學院檔案館）