論檔案數字化管理的重要意義

趙春光

1正確理解檔案管理數字化的意義

數字化檔案管理是社會發展的必然趨勢，是檔案管理方式的創新發展，它不僅可以充分發揮其信息優勢，為利用者提供及時、準確、系統且具有較高權威性和參考價值的檔案信息，而且能夠滿足科學研究大型而復雜的課題需要，家庭教育等需求。它以多種語言、文字的形式傳播中國悠久的歷史文明，而且有利于創造良好的社會發展環境，促進國家經濟建設的發展，在落實科教興國戰略的方面可以充分發揮檔案工作的作用。傳統的檔案管理由于存儲空間大致使查找檢素費時，備份檔案時需要大最的人力、物力、人工處理不可靠，維護起來也不方便。而檔案數字化管理可以大大改善這一問題，檔案數字化管理一般可通過掃描儀將紙質檔案信息錄人到計算機數據庫中，通過檢素詞條進行查找相關信息。用計算機存儲檔案信息的優點是檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全，信息可以無限次的復制存儲，極大地提高了安全性。

2檔案數字化建設是檔案自身發展的需求

在信息時代，信息技術的迅猛發展，廣泛應用，正深刻地影響著社會的各個領域，改變著人們的生活、工作和學習方式。信息化浪潮的沖擊，同樣也給檔案工作帶來了新的機遇和挑戰，使得檔案數字化逐漸被提上日程。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢，由此形成了大量的數字化檔案，檔案管理必須從傳統的實體管理向信息化管理方向發展，才能滿足時代發展的需求。因此，檔案數字化是信息時代的必然產物，檔案數字化管理較之傳統的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數字化的形式存儲，以網絡化的方式連接，實現了檔案信息資源的及時利用與共享。

3檔案數字化建設提升檔案的管理效能

這是由數字檔案本身的特點所決定的。傳統的紙質檔案載體容量非常有限，而且成本偏高，而數字檔案的載體容量很大，可以節約大量成本和檔案保存空間。紙質檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復，而數字檔案具有容易備份的特點，可以通過保留多份備份文件來避免檔案受損;在利用紙質檔案時，我們通常要翻閱幾十卷、甚至幾百卷的檔案，工作十分繁復，而數字檔案在利用過程中，只需利用計算機，就可以在幾分鐘內檢索到所需內容，十分方便。紙質檔案只能描述平面的歷史記錄，無法滿足人們在建筑設計、科研等方面的需求，而數字檔案卻可以利用計算機等先進的工具達到多方位的記錄要求。

4檔案數字化建設可以提供大量及時的信息

檔案是最真實、最可靠、最具說服力的歷史記錄，包含了大量的數據、資料、圖表、文件等原始憑證，同時也是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經濟價值。當今社會，領導根據檔案做出重大決策需要迅速、準確，各職能部門工作查考要求快速、及時，社會廣大公眾對檔案信息需要量正不斷増加，人們已越來越多地關注檔案信息獲取的時效性和便捷性。檔案數字化建設是一項復雜而龐大的系統工程，也是一項長期而艱巨的戰略任務。而數字化檔案相比傳統檔案載體來說，既方便獲取，又不會對檔案原件造成損壞因此，檔案部門只有盡快改變傳統的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數字化建設，才能及時、準確地為社會各界提供利用，進一步實現檔案信息資源的社會共享。

5檔案管理數字化的必要性

1）檔案數字化管理提高了檔案管理的工作效率。數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，對發展科學、系統科學、管理科學的形成和發展起著重要的參考作用。因此實現檔案數字化對于檔案管理部門從封閉走向開放起著重要的意義，它可以有效的在檔案信息資源的合理配置、科學管理方面為社會提供高效、優質的服務。由于傳統的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為主要載體，造成用戶利用、査找不便。此時若通過網絡計算機管理的數字化檔案進行査找不僅能準確反映情況，而且可使查詢資料的過程變得簡單而輕松一使用戶更加便捷、準確地査找到自己需要的檔案，使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率，檔案的價值作用將得到極大的開發。

2）社會快速發展形式下體現出的需求性。從電子計算機網絡化時代的出現，由于采用通信標準，使成干上萬個局域網連成一個地區網絡、乃至形成全球性的網絡。隨著人類進入信息社會及現代電子計算機技術和通訊技術應用與發展，檔案管理的數字化建設已經成為加快國家信息化步伐和發展我國檔案事業的需要。由計算機網絡構筑而成的數字化虛擬環境對人類社會的作用與意義已越來越大，現行社會的人們時間意識強，領導做出的決策既要迅速又需準確，各職能部門工作中要求快速及時，社會公眾對檔案信息的需要量也在不斷增加，如醫療檔案、民生檔案等，因而他們要求信息共享的迫切性越來越明顯，因而數字化信息在人類社會中起著越來越重要的作用，因此，應緊跟社會發展的需要，加快實現檔案數字化網絡建設，促進檔案信息的共享與利用。

3）檔案數字化管理使得檔案工作更規范化、標準化。目前，檔案標準化、規范化滯后和應用軟件繁雜是檔案信息數字化的現狀，這些都嚴重影響了系統水平的整體提高。檔案是社會信息資源的組成部分，已日益成為國家進行經濟建設、發展科學文化事業的重要資源，而檔案數字化建設本身又是思想上的一次飛躍，它使我們的思維視角從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息數字化的內涵涉及到了檔案工作的各個方面。因此在積極開發檔案信息資源時，檔案工作者應以檔案業務方面規范化為重點從而提供有價值的檔案信息，真正意義上的實現檔案作為信息資源為經濟建設和社會發展提供更好地服務目標。可見檔案標準和規范化是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化的建設，建立健全和可實施的檔案標準。把握兩者互相促進，相輔相成的辯證關系。

總之，檔案作為一種重要的信息資源，是社會不可或缺的重要工作，并且將越來越會受到社會的重視。面對這一需求，只用采取措施，正確面對，才可以順應社會發展要求，適應時代發展，更好地服務于社會各項事業。