新形勢下如何做好檔案規(guī)范化管理工作

柴常廷 劉愛華

摘 要：檔案規(guī)范化是近年來各單位檔案管理工作所追求的目標，其能夠直接體現(xiàn)單位信息資料管理的效率和質(zhì)量。新形勢下，做好檔案規(guī)范化管理工作，減輕檔案管理壓力和管理成本，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展刻不容緩。本文探討了檔案規(guī)范化管理的必要性，分析當前檔案管理中存在的突出問題，立足于規(guī)范化的視角提出相應的建議，希望能夠幫助檔案管理人員理清檔案管理思路、理順檔案管理機制，實現(xiàn)信息高效利用。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;檔案;必要性;對策;問題

一、檔案規(guī)范化管理的必要性

（一）保障檔案真實性、完整性的必然要求

當前，無論是紙質(zhì)類檔案還是電子類檔案，其種類和數(shù)量都較之以往有明顯的增加，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。在這種環(huán)境下，如果不能很好地對檔案進行規(guī)范化管理，就會導致檔案管理過程中存在漏洞，影響檔案的真實性、完整性和準確性，不僅不利于單位相關(guān)決策的擬定，而且會影響檔案本身的價值。因此，必須要重視檔案規(guī)范化管理，進一步完善檔案管理流程，細化檔案管理內(nèi)容，避免檔案在記錄、運輸、交接、借閱過程中出現(xiàn)紕漏[1]。除此之外，對檔案進行規(guī)范化管理體現(xiàn)了源頭控制的思想，能夠為后期檔案補充、檔案更新工作打下扎實的基礎(chǔ)，實現(xiàn)“一次處理，高效管理”的目標。

（二）確保檢索效率和檢索質(zhì)量的內(nèi)在要求

檔案是單位各項工作的憑證，詳細記錄了單位某項具體的事務。推動檔案規(guī)范化管理，避免檔案管理“無序化”，能夠確保檢索效率和檢索質(zhì)量。一方面，立卷固定工作的規(guī)范化能夠避免檔案內(nèi)容缺失，為后期檢索工作提供幫助，確保檔案資源隨時可供使用。另一方面，利用規(guī)范化則能夠減少檔案管理成本，縮減不必要的中間環(huán)節(jié)，滿足相關(guān)主體的檔案需求，彰顯檔案管理的價值。

二、檔案管理中存在的突出問題

（一）立卷歸檔工作不嚴謹

立卷歸檔是檔案管理最為重要的步驟，該項工作能否做好，直接影響檔案規(guī)范化管理目標的實現(xiàn)。當前，部分單位立卷歸檔工作不嚴謹，存在一定的漏洞。一是立卷歸檔規(guī)則不明確，難以為相關(guān)工作人員開展立卷歸檔工作提供指導[2]。二是分類整理工作不科學，長期使用固化的分類標準，沒有綜合應用多種分類方法，影響歸檔質(zhì)量。三是事前把控不嚴格。部分檔案管理人員在相關(guān)部門移送檔案資料過程中，既沒有對相應的材料進行核實，也沒有在相應的交接單上簽字，導致后期材料丟失后產(chǎn)生爭議。四是立卷歸檔不及時，檔案資料在囤積、流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)丟失問題，影響檔案的完整性和真實性。

（二）檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

檔案數(shù)據(jù)庫即一種以提升檔案利用效益為目標，對檔案進行專門化、規(guī)范化管理的數(shù)據(jù)庫，能夠提升檔案管理水平。當前，部分單位檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，影響檔案編研工作以及專題建設(shè)工作。一是尚未建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、文書檔案數(shù)據(jù)庫、法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫、工作總結(jié)數(shù)據(jù)庫以及大事記數(shù)據(jù)庫，檔案管理仍然處于一個零散化的狀態(tài)，不利于后期集中使用。二是檔案更新不及時，沒有及時對失效的文件進行處理。

（三）大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云共享技術(shù)的應用不足

未來，單位檔案數(shù)量會進一步增多，如何盤活單位人力資源，提升管理實效，需要檔案管理人員深思。一方面，部分單位尚未利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資源進行深度檢索，難以進一步挖掘深層次的信息。同時，也不利于將重復的文件篩選出來，不利于走出“寧多勿缺”的工作誤區(qū)[3]。另一方面，上下級單位之間、單位內(nèi)部之間處于信息孤島的狀態(tài)，缺乏共享機制，影響檔案收集和利用效率。

三、新形勢下做好檔案規(guī)范化管理工作的對策

（一）推動立卷歸檔工作標準化

新形勢下，單位要堅持按照“高標準，嚴要求”“效率與質(zhì)量比重”“保管和利用并重”的原則開展立卷歸檔工作，夯實檔案管理基礎(chǔ)。一是要結(jié)合單位實際狀況出臺《歸檔文件整理規(guī)則》以及其他規(guī)范性文件，設(shè)置明確的立卷歸檔規(guī)則，增強立卷歸檔工作的指導性。二是要拓寬思路。檔案管理人員要善于學習并借鑒國內(nèi)優(yōu)秀的分類經(jīng)驗，處理不同類型的檔案資源。例如，可以參照文件保管期限對文件進行分卷整理;可以根據(jù)文件性質(zhì)對行政文件、黨務文件以及其他文件進行整理;可以按照年份、專題進行整理。三是要做好事前把控工作。對于其他部門移交的材料，應當對照標準仔細予以核實。確有遺失的，應當要求其他人員補送，并簽署相應的交接單。四是要做好責任落實工作，明確立卷歸檔的期限，提升單位各個部門的立卷歸檔意識，減少檔案資源丟失的可能性。

（二）加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

單位要通過建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫來充實不同類型檔案的內(nèi)容，確保門類齊全和收集齊全，更好地服務于檔案需求主體。一是要結(jié)合單位工作重點以及業(yè)務類型，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、文書檔案數(shù)據(jù)庫、法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫、工作總結(jié)數(shù)據(jù)庫以及大事記數(shù)據(jù)庫，做好條理分明，形成專業(yè)化的管理機制。二是要及時做好檔案資源更新工作，及時剔除失效檔案，減少檔案所占用的空間，減輕保管工作不必要的負擔。

（三）強化對大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云共享技術(shù)的應用

信息化時代，檔案數(shù)據(jù)挖掘以及檔案共享是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。為此，單位要充分應用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云共享技術(shù)，解決傳統(tǒng)的管理難題。一方面，要進一步利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立相應的數(shù)據(jù)分析模型，實現(xiàn)對信息的深度挖掘，提升檢索效率的同時，將系統(tǒng)中重復的文件篩選出來。另一方面，上下級單位之間以及單位內(nèi)部要依托于云共享技術(shù)，進一步加快檔案資源共享，實現(xiàn)一站式管理、備份與查詢，便于后期使用。

四、結(jié)束語

新的歷史起點下，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，讓檔案資源成為單位決策的重要參考，解決檔案管理中存在的問題，是每一位檔案管理人員努力的目標。為此，檔案管理人員要增強自身責任意識和規(guī)范意識，善于對檔案進行收集、整理和利用，滿足相關(guān)主體的檔案需求，凸顯檔案的作用和效能。尤其是在信息資料不斷增多的時代背景之下，只有把握好規(guī)范化管理的規(guī)律和要求，才能減輕自身工作壓力，推動檔案管理工作轉(zhuǎn)型。具體而言，一是要推動立卷歸檔工作標準化;二是要加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè);三是要強化對大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云共享技術(shù)的應用。

參考文獻

[1]李清華.事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理研究[J].城建檔案，2020（01）：81-82.

[2]楊杰.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探討[J].中外企業(yè)家，2020（02）：139.

[3]王浩宇.對于檔案管理規(guī)范化的幾點思考[J].才智，2020（01）：238.

（作者單位：1.高密市應急管理局;2.高密市人力資源和社會保障局）