高校人事檔案數字化外包風險與對策研究

魏娟

摘 要：基于教育發展形勢下，高校人事檔案數字化管理是一項必然發展趨勢，而外包服務選擇應用作為高校人事檔案數字化建設發展過程的重中之重，是一項關鍵途徑，能夠幫助高校節省更多的人力、物力資源，促進高校人事檔案管理工作更好的開展。然而，高校在人事檔案數字化外包過程中也會面臨著各種風險，會一定程度威脅到本校人事檔案信息的安全保密性。針對于此，高校與企業需要及時采取相關風險防范控制措施，不斷提高人事檔案的科學安全管理水平。本文將進一步對高校人事檔案數字化外包風險與對策展開分析與探討。

關鍵詞：高校;人事檔案數字化;外包風險;解決對策

引言

當前是一個數字信息化時代，高校人事檔案數字化建設工作發展要與時俱進，跟上時代前進的腳步。人事檔案數字化實質是指通過將磁盤、光盤等載體存儲的大量檔案信息資源基于壓縮、轉換以及掃描等技術手段加工下形成數字化信息資源，并安全儲存在一個專業完善的檔案數據庫中。由于高校本身會受到數字化信息設備、技術、專業人才等方面因素的影響，只能夠科學選擇專業數字化外包企業進行人事檔案數字化管理，這樣不僅能夠幫助本校節省更多人力、物力，同時也可以充分發揮出優秀外包企業的各項專業資源優勢，推動本校人事檔案數字化建設穩定持續發展。然而，高校人事檔案數字化建設選擇外包服務也會面臨著各種風險，需要有針對性地做好風險防范與解決工作，充分保障外包服務過程人事檔案信息的安全可靠性。

一、高校人事檔案數字化外包

1.高校人事檔案數字化發展

檔案數字化是高校人事檔案工作建設發展的必然趨勢，是實現高校現代信息化管理的重要手段。基于國家政府倡導檔案數字化建設的相關政策制定頒布下，各地區紛紛積極響應國家政策，開始選擇大力建設本校人事檔案數字化，高校領導認識到傳統檔案管理模式已經無法滿足新時期教育發展的需求。高校人事檔案的管理科學規范化、高效化以及服務網絡化將會成為當前高校檔案數字化管理工作的核心目標，也將是各地區高校人事檔案管理工作開展的新思路。各大高校根據自身需求和辦學條件，合理適當加大了對人事檔案信息化建設工作的投資力度，無論是自身引進先進信息化設備與技術進行檔案的信息化管理，還是通過選擇市場優秀外包企業進行人事檔案數字化管理，都是當前高校人事檔案數字化發展的重要途徑和方式。基于數字化技術應用輔助下，人事檔案管理工作變得更加科學高效，能夠方便快捷的查詢、統計相關信息內容，提高對檔案信息的利用效率。

2.高校人事檔案數字化外包的可行性

高校人事檔案數字化外包指的是將該項管理業務外包出去，利用市場專業人才隊伍承接高校人事檔案數字化服務，這樣有利于幫助高校降低人事檔案管理綜合成本，并且提高人事檔案的管理質量和效率。高校通過將人事檔案進行數字化外包操作，可以發揮出“省力、省心、省錢”的重要價值作用。首先，省力主要體現在，高校選擇人事檔案數字化外部可以降低檔案管理人員的日常工作任務量，集中人手參與數字化建設工作，避免影響到檔案部門的日常業務開展;其次，省心主要體現在，檔案數字化外包服務企業通常具備了專業的人才隊伍，有著先進完善的數字化管理設備與技術，能夠充分保障高校人事檔案數字化業務的開展質量;最后，省錢主要體現在，高校無需投入大量資本資金進行購買先進軟硬件設備，無需培養組建大規模的數字化專業管理人才隊伍，從而能夠幫助高校節省更多不必要的開支，有效防止設備資源與人力資源閑置浪費現象的發生。

二、高校人事檔案數字化外包風險

1.檔案安全風險

高校人事檔案數字化外包的安全風險主要分為兩部分內容，一部分是檔案信息安全，另一部分檔案實體安全。前者檔案信息安全，由于高校人事檔案信息會涉及到個人信息，具有較強的個人隱私保密性。因此，在檔案信息數字化加工處理過程中，倘若相關工作人員為了謀取不良利益而隨意進行檔案信息的拷貝下載、翻閱拍照等操作，或者對于檔案信息的安全儲存不到位，導致檔案信息遭到網絡病毒的侵害，這些都會造成高校人事檔案信息的泄露破壞，致使高校人事檔案數字化面臨安全風險;后者檔案實體安全，與其他類型檔案管理相比較，高校人事檔案數字化會涉及到對各項材料的優化整理、查缺補漏等復雜操作流程，需要經過較多工作人員的頻繁操作，如果其中一個環節出現了疏漏操作和監督管理不力，都會可能發生高校人事檔案實體資料丟失或者破壞等問題，最終會影響到高校人事檔案實體的安全性。

2.檔案質量風險

高校人事檔案數字化外包的質量風險主要體現為以下幾方面內容：（1）人事檔案資料優化整理不夠專業規范。由于人事檔案資料信息內容較為繁雜，倘若相關工作人員操作不夠規范，就會導致人事檔案分類編碼不準確、編碼潦草模糊、金屬物未完全剔除、裝訂不正確、不規范等問題，影響到檔案數字化的管理質量;（2）人事檔案資料信息掃描質量差。在檔案圖像信息處理中，會容易出現漏掃、掃描質量不高、對各類檔案材料分辨率一刀切的問題，這些都會影響到高校人事檔案數字化成果的高效利用工作;（3）人事檔案材料信息圖像處理不到位。工作人員對檔案信息圖像的裁剪、去污、糾偏以及色彩明暗調整處理不當等處理問題，都會影響到高校對檔案數字化信息的應用質量。在人事檔案數字化管理工作中，對于檔案的日常科學分類整理、圖像掃描、處理等，需要相關工作人員具備扎實的專業能力與良好的綜合素質，能夠履行好自身崗位職責。然而，由于市場外包服務企業屬于一種勞動密集型企業，員工實際專業水平有著參差不齊的特點，存在部分人事檔案數字化管理人員對規劃操作流程不熟悉，從而容易造成檔案管理質量風險問題的出現。

3.檔案進度風險

在高校人事檔案數字化外包服務過程中，其需要高校提供一定的經費支持，倘若該項目在規定時間有效完成，就會影響到高校經費預算的執行以及后期經費的申請，從而阻礙到高校人事檔案數字化成果的科學有效利用。按照預先設定好的項目完成時間與質量要求進行數字化掃描處理，是市場外包企業的工作基本要求。高校人事檔案數字化進度風險主要包括了兩方面內容：（1）進度安排設置不夠合理，會存在著前松后緊的情況，這樣就會讓檔案管理部門后續的抽檢與驗收操作變得極為被動;（2）高校人事檔案數字化選擇的外包服務企業從檔案資料整理、掃描處理以及掛接等操作，分別是由不同工作人員展開流水作業的，倘若無法科學嚴格控制好工作進度與數量，就會導致在外包服務合同期滿后，產生大量的半成品。

三、高校人事檔案數字化外包風險應對策略

1.完善前期準備工作

高校在人事檔案數字化外包風險應對策略上，要認真完善前期準備工作，優選市場外包服務企業。高校人事檔案數字化通常是由本校檔案管理與外包企業進行共同實施的，因此外包服務企業資質水平、管理水平以及專業人才水平會直接影響到高校人事檔案數字化的建設安全質量。高校在選擇合作外包服務企業時，一是要安排專業人員深入市場進行調研分析工作，嚴格審查外包企業的真實資質與背景信息，確保合作的檔案數字化外包服務公司具備符合本校信息化運營管理要求的資質條件，不能存在涉外背景，同時需要具備國家政府相關機構部門提供的秘密載體印制資質證書;二是高校還需認真做好招投標前期準備工作，促使能夠選擇與最為合適的外包企業進行長期合作。高校要充分掌握了解到各家投標外包企業的實際經營管理規模、實踐工作經驗等內容。科學結合本校人事檔案的實際建設發展情況與未來工作目標，科學合理制定出詳細的數字化方案，并擬寫出對應的招投標文件，強化對市場的宣傳推廣工作，吸引到更多優質外部服務企業進行投標。在外包企業選擇過程中，高校相關工作人員要優先以外包企業的實踐項目工作經驗與市場口碑作為核心參考依據。與其他類型檔案不同，高校人事檔案數字化有著其獨特的管理要求，需要外包企業具備人事檔案數字化的業務開展資質，能夠促進該項目順利的實施進行。

2.設防安全保密機制

在高校人事檔案數字化外包過程中，必須通過科學有效設防安全保密機制，充分保障檔案實體和信息的安全可靠性。安全是高校人事檔案數字化建設管理的重要環節，高校在選擇與某家外包企業進行合作時，要明確雙方責任，各自強化檔案數字化管理安全意識。首先，在數字化加工合同簽訂時，高校檔案管理部門要與數字化外包企業有效簽訂安全保密協議。數字化外包企業還需與參與該項目運營操作的工作人員簽訂安全保密協議，明確各方主體的保密責任和義務。外包企業必須承擔起對參與檔案數字化項目人員信息和資質的嚴格審查的義務，強化對項目運行人員的專業培訓教育工作，除了要提高他們的業務能力，還必須強化他們的安全保密意識;其次，高校檔案管理部門還需與數字化外包企業進行緊密合作聯系，共同去探討制定出專業完善的人事檔案數字化安全保密制度，具體包括了人員出入登記制度、檔案出入庫登記制度等，切實落實好各項安全保密管理措施。在人事檔案出入庫時需要逐一清點核對，并進行校方與企業方工作人員的共同簽字確認，任何一次的人事檔案材料交接都需要展開科學細致的登記操作。工作人員隨身攜帶的移動通訊設備、U盤、硬盤等不能夠帶入到數字化檔案管理室，要加強現場的有力監督管理工作，防止出現各種違規操作，危害到高校人事檔案資料的安全質量。

3.注重現場過程控制

高校檔案管理部門與數字化外包服務企業，作為兩個相互獨立的實體，它們之間屬于合作關系，有效簽訂了相關合同，需要雙方能夠履行好合同義務與責任，共同做好人事檔案數字化的現場過程控制監督管理工作。高校檔案管理部門要堅決履行好第一責任人的職責，專門安排管理人員負責對人事檔案數字化的過程監督管理，充分保障人事檔案數字化的工作進度、安全保密以及質量。正如國家檔案局局長楊冬權所說：“要做好檔案數字化全程控制、高度重視檔案數字化質量檢測，強化數據的全方位質量控制，對全過程展開管理，保證檔案數字化質量”。因此，高校檔案管理部門要與外包企業共同做好現場全過程質量控制管理，倘若過程管理不到位、流程不合理以及工作人員專業水平與素質偏低，都會影響到高校人事檔案數字化加工處理與安全儲存的質量與進度。安全質量是高校人事檔案數字化加工的第一生產要素，要想做到人事檔案數字化工作的質量合格，就必須要求高校檔案管理部門與外包企業在加工過程中認真把關、深入思考分析解決問題。高校人事檔案數字化加工處理通常分為“借、拆、掃、掛、裝、還”六個工作環節，不同環節會有著不同的安全質量風險，只有當檔案管理部門與外包企業共同充分掌握了解到檔案數字化加工流程中的各個風險點，才能夠科學有效化解人事檔案數字化的管理安全質量問題。高校檔案管理部門要與外包企業共同組建起領導小組，各自安排專業人員負責日常過程的監督管理工作，構建出完善的監管機制，并規范操作流程，從而實現高校人事檔案數字化加工處理過程的安全順暢，充分保障工作質量。

4.開展人員檔案培訓

針對高校人事檔案數字化項目建設管理工作，必須強化該項目組員的檔案數字化專業能力與素養的培訓教育工作，提高項目順利發展進度與安全質量水平。首先，要合理設置項目人員的專業準入制度。相關工作人員必須具備先進的人事檔案數字化意識，能夠熟練掌握運用各項數字化管理知識和技能。高校需要監督外包企業做好項目負責成員的專業培訓教育工作，不斷提高他們的業務能力和素質，能夠熟悉各項業務流程，科學掌握運用數字化工作業務技能。外包企業還需加強對項目成員檔案數字化加工業務的綜合考核評價工作，通過采取一系列激勵措施，充分調動起他們的自主學習與工作積極主動性。然后，高校人事檔案數字化項目管理組需要優化設置人員激勵機制，有效提升優秀員工的職業忠誠度。比如，科學制定員工晉升制度，明確項目普通員工到項目組長、項目負責人晉升的各項必需量化條件與路徑，指導項目組業務骨干員工進行科學職業規劃，幫助他們解決各類生活、工作問題，促使他們能夠提高對企業的忠誠度與凝聚力，全身心投入到工作中去，從而全面提升高校人事檔案數字化建設管理水平。

四、結束語

綜上所述，在數字信息化時代背景下，高校需要強化對人事檔案數字化建設工作，幫助本校全面提高人事檔案管理工作質量和效率，優化配置利用各項檔案資源，推動教育建設穩定持續的發展。高校可以通過合理選擇市場優秀的外包服務公司進行人事檔案數字化建設運營工作，并結合人事檔案數字化外包過程中可能存在的各項風險，及時采取有效解決措施，強化與企業的合作聯系，共同履行好各自的職責，規范人事檔案數字化加工處理與安全存儲等一系列工作流程，提升人事檔案信息資源的利用效率與安全質量服務水平。

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（作者單位：濱州學院人事處）

基金項目：2020年度濱州市社會科學規劃重點研究課題《高校人事檔案數字化外包風險與對策研究》（20-SKGH-22）。