云平臺下高校檔案信息資源共享研究

劉英姿 楊蕓伊

摘 要?信息化時代，探討高校檔案信息資源共享中引入云平臺技術，實現一站式檔案信息資源的整合和共享，形成高校大檔案局面，促進高校檔案在校園文化建設中傳承、協調和發展，具有深遠的意義。本文闡述了大數據時代高校檔案信息資源共享面臨的挑戰，分析存在的問題和業務瓶頸，并提出相應對策。

關鍵詞 云平臺 高校檔案 共享 對策

中圖分類號 G270.7 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-05-22

★基金項目：湖南省教育廳科研項目“基于云平臺的高校檔案信息資源共享策略研究”（17C1283）。

★作者簡介：劉英姿，懷化學院副研究館員，碩士，研究方向為檔案管理;楊蕓伊，懷化學院講師，碩士，研究方向為高校教育管理。

Abstract In the information age， it is of far-reaching significance to discuss the introduction of cloud platform technology into the sharing of archives information resources in colleges and universities， to realize the integration and sharing of one-stop archives information resources， to form the situation of large archives in colleges and universities， and to promote the inheritance，? coordination and development of archives in the construction of campus culture. This paper expounds the challenges faced by university archives information resources sharing in the era of big data， analyzes the existing problems and business bottlenecks， and puts forward corresponding countermeasures.

Keyword cloud platform; college archives; sharing; countermeasures

云計算技術是一種新興的共享模式架構技術，具有虛擬化、整合、安全等特性。以計算機信息網絡為基礎的云平臺，通過云虛擬化技術，將大量的物理資源進行統一虛擬化管理，形成一個巨大的虛擬化資源池，能為不同系統提供較完善的服務，且能實現各部門信息數據的全面開放共享，“云”作為一種全新的信息基礎設施架構模式，廣泛滲透到各個領域。

大數據時代，檔案信息資源逐漸滲透到生活和各個領域，公眾的檔案信息需求不斷增長，實時了解、關注、分享更多檔案信息資源成為公眾迫切的需求。傳統的檔案管理模式已不能滿足當前檔案信息資源共享的需要。云計算、云平臺、移動互聯網等技術的出現在一定程度上解決了檔案數據持續膨脹的問題，為實現檔案館藏資源數字化、增量文件電子化、檔案信息大范圍共建共享提供了技術保障，探討高校檔案信息化建設中引入云計算技術，構建檔案云平臺，實現一站式檔案信息資源整合共享服務新模式，促進高校檔案在校園文化建設中傳承、創新、協調和發展，具有深遠的意義。

一、高校檔案信息資源共享面臨的挑戰

國家大數據發展戰略的推進給高校檔案工作帶來了前所未有的機遇和挑戰。（1）電子政務與辦公自動化建設迅速推動了電子文件的發展，傳統紙質檔案管理模式逐漸過渡到電子檔案管理模式，促進了高校檔案信息資源的開放;由于電子文件的證據性還沒能得到普遍認可，電子文件在轉化為電子檔案時也必須將其紙質化，實行雙軌制并存。（2）云計算和移動新媒體技術的變革，實體管理轉變為信息管理的后保管模式的出現，推動形成了“大檔案、大數據、大平臺、大服務、大安全”的理念，檔案管理方式從檔案實體管理拓展到信息資源管理，推進了檔案信息資源由“獨享”走向“共享”的發展局面。（3）“互聯網+”行動計劃的推進，檔案日益成為基礎性戰略資源，其需求、地位和作用越來越引起重視，對檔案工作體制、理念、技術與方法帶來了新的沖擊，文件管理體制和檔案部門職能可能發生變化，促進了傳統的檔案管理服務向網絡化、個性化、智慧化的服務模式轉型，高校檔案用戶對檔案利用的方式趨向于便捷性、及時性、在線性和移動性，檔案管理工作中先行介入、前端控制的思想推動了檔案工作與中心工作同步進行，檔案資源互聯網利用成為未來的發展趨勢。（4）電子文件的產生，推動了新的檔案觀，對檔案的原始記錄性提出新的界定標準，來源原則又成為檔案學者關注的理論熱點，催生了后保管模式、文件連續體等新理論，同時也促使新技術在檔案工作中得到廣泛應用。

二、檔案信息資源共享存在的問題及原因分析

1.缺乏整體合作意識。目前各單位基本上都是守著自己的陣地，都能完成本單位的檔案資源體系建設、利用體系建設、安全保管和信息化建設等工作，以互不干涉、各自為政的條塊分割局面為主，缺乏資源的協調與合作，服務理念也比較滯后，跨部門、跨系統的合作較少，合作的力度、深度、廣度不足。

2.缺乏統一標準。在各自為政的環境下，各檔案機構“自掃門前雪”，編寫平臺的信息系統使用了適合自身發展的編程語言，但對公共網絡共享信息資源的分類、著錄、計算機網絡規劃等方面，沒有統一規范和技術標準，缺乏檔案信息資源共享聯機編目，信息資源共享聯機端口不兼容等，阻礙了基礎性工作的開展和網絡的發展，給檔案信息資源共建共享造成了難度。

3.網絡安全不到位。由于云計算技術還處于初級發展階段，而技術的革新日新月異，技術安全保障還在持續發展之中，法律法規也還不夠健全，數據隱私保護技術不太成熟，云平臺所面臨的數據信息安全問題受到了很多方面的沖擊，軟件硬件設施損壞、操作失誤等都會對云平臺中的數據造成安全威脅。如2017年全球爆發的勒索蠕蟲病毒事件中，高校大量畢業生個人信息泄露，高校信息安全防護能力亟待加強。

4.缺乏專業的檔案管理人才。受傳統觀念的影響，目前檔案工作人員素質總體不高，大部分是非本專業出身，且年齡偏大，對新生的事物接受力弱，檔案信息人員素養較低直接影響資源建設效果。伴隨海量數據的產生，數字檔案資源的篩選與鑒別問題有待加強，這對檔案管理人員提出了較高的專業知識和專業技能要求，而網絡環境下進行信息資源共建共享則要求有檔案信息專業知識和計算機技術的高素質人才，才能解決資源共享與用戶體驗要求較高之間的矛盾。

原因分析：傳統的檔案管理以幕后性管理為主，由于檔案價值的體現具有滯后性，故在很大程度上，觀念守舊，不被重視，政策支持力度不夠，資金不足，技術和人才缺乏是主要影響因素。

三、云計算環境下高校檔案信息資源共享策略

1.做好頂層設計，完善管理協調機制。提高對檔案信息資源共建共享意義和作用的認識，樹立信息資源的社會全新觀念，推動建設一體化在線平臺標準規范體系、安全保障體系和運營管理體系，做好檔案大數據戰略規劃，從建設戰略資源的高度搞好檔案信息資源共建共享是未來發展的主航道，加強全局觀念，打破傳統的孤立局面，集眾人之力，走合作之路，以虛擬化的管理模式為發展目標，以開放的姿態，拓展服務范圍，建立完備而具特色的信息資源，加強網絡安全維護措施，實現信息資源共建共享創新發展、合作共贏的局面，促進檔案事業更好更快發展。

2.健全檔案法律法規體系建設。有規矩才能成方圓，檔案工作標準化是實現網絡信息資源共建共享的先決條件，制定檔案大數據標準體系，可從基礎保障和可行性方面提供技術支持，對檔案工作的社會地位、經費保障、工作流程、行業素養、權利義務等作出明確規定，統一規范，有力協調行業間的利益和職責，保證廣大用戶充分利用公共信息，充分調動各檔案機構的積極性，共同致力于檔案信息資源的共建共享。同時也要綜合參考借鑒其他相關行業的技術，如辦公自動化標準、在線政務服務平臺標準，結合國際標準和通用規范，綜合考慮現行檔案管理的技術標準和業務規范，逐步完善檔案信息資源共建共享標準規范。

3.做好安全防范措施，優化整合檔案大數據。云平臺中的數據都是本單位需要保存的具有保密性質的數據，做好安全保密工作是重要內容之一，要從法律法規、政策制度及技術、人員管理上進行系統的設計、規劃，從源頭和過程中全面保證數據的隱私性和安全性。確保軟硬件設備的安全，設置防火墻、訪問權限，設置動態口令，設置數字簽名、數字認證、軟件加密等，做好網上監控措施，異地備份數據，注重平臺的可擴展性和兼容性，接口實時監控，做好數據審計、及時分發推送及上傳，實現原有的信息資源有效整合，達到共建共享的目的，同時也很好地保護了檔案原件，維護了歷史原貌。

4.以人為本，引進培育人才，以事業留人。檔案信息資源共享平臺工作是檔案工作領域的一個新的發展方向。人才缺乏是平臺建設和發展的瓶頸，人才是第一生產力。實施和發展人才戰略，引進和培養具有綜合技術的復合型人才，注重云存儲技術應用人才的引進力度，是信息資源共享平臺建設的關鍵所在。可在現有人員的基礎上做好培訓工作，提升檔案人員的專業素質、信息素質和綜合素質，對于信息資源共享平臺的內容以及相關的信息化知識要做到系統全面的培訓，并加強服務人員服務意識的培養，轉變服務觀念。充分考慮檔案工作的長期規劃和發展目標，優化職稱評審，為檔案信息資源共享提供人才保障。

四、云計算平臺下高校檔案信息資源共享服務模式

1.局域網內高校資源共享服務模式。弗蘭茨·卡夫卡有句名言，叫做“一切歸檔”，這句話揭示了一切事物的終極狀態。數字時代檔案管理模式悄然發生了轉變，由實體檔案管理變為信息數據的管理，高校各業務部門均有自己獨立的資源管理系統，如教務管理系統、人事管理系統等，高校也建立了數字化智慧校園，在統一規范標準體系下，統一信息著錄標準，通過自動化辦公系統，根據給予的賬戶，即能進入OA系統，可檢索查閱各獨立的管理系統。檔案管理系統在線接收各業務系統推送的信息資源，并實現數字化檔案的有效整合、開發利用。在智能檔案云平臺中，進行分布式緩存，最終形成各專題有特色的信息資源庫，校內師生可憑自己工號登錄OA系統，或利用被指定的權限登錄檔案管理系統，利用檔案APP或電腦端口，登錄到私有云平臺，就能完成開放檔案的檢索利用工作，實現智慧校園內檔案信息資源一站式智能服務。（如圖1）

2.互聯網內公眾服務資源共享服務模式。各高校均遵循全國統一的標準規范，從環境構建和資源建設上實現局域網內檔案信息化建設，形成了獨立分散的數字檔案信息資源，在強大的云計算技術處理下，合理協調各檔案機構之間的協作以及資源配置，將信息數據上傳到公有云平臺服務層。再通過應用服務層，提升通用數據訪問接口的并發和吞吐量，以恰當的方式將最豐富的信息提供給用戶，滿足其日益增長和多元化利用需求，促進檔案服務跨部門、跨地區、跨層級數據共享和業務協同，并依托一體化在線平臺推進檔案信息服務線上線下深度挖掘與整合，經由Web網頁等方式發布，利用掌上檔案APP為公眾提供高效、便捷的信息資源服務，全面提升服務質量。（如圖2）

檔案信息資源共享云平臺組織體系架構的建設，能克服傳統檔案資源提供利用的瓶頸，利用云平臺的優勢，優化組合檔案云平臺的內容，實現高校檔案信息資源橫向、縱向、空間三個維度有序整合，促進跨地區聯動服務，深度挖掘檔案寶庫，全面推動高校檔案信息資源的融合和交流，形成高校“大檔案”局面。

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