數字化檔案管理在事業(yè)單位中的應用分析

林惠珍

摘要：時代在發(fā)展，社會在進步，數字化技術的開展也取得了很大的進步，在社會上各個部門有了極為廣泛的的應用。眾所周知，在事業(yè)單位中檔案管理是一件極其繁瑣復雜的事情，傳統(tǒng)的管理方式已經不能夠滿足當今企業(yè)的需求。數字化技術的開展解決了這一問題，提高了檔案管理工作的效率，同時質量也有了一定程度的提高。本文在事業(yè)單位中檔案管理方面具體論述數字化技術應用的優(yōu)勢重要性以及存在的問題。

關鍵詞：數字化技術;事業(yè)單位;檔案管理;應用分析

前言：

檔案管理作為事業(yè)單位工作任務的重要環(huán)節(jié)，要求其高效性和高質量是必要的，但隨著事業(yè)單位的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方法存在著很大的問題，例如檢索資料費時低效、管理整體框架較為落后。因此找到一種方式解決這一問題迫在眉睫，數字化技術很大程度上解決了這一問題。文章對數字化技術應用于檔案管理進行了分析探討，同時指出了數字化技術存在的一些問題以及應對措施。

一、數字化技術在企業(yè)檔案管理中的重要作用

1.1更新企業(yè)檔案中的各類資源

隨著當今的數字化時代飛速的發(fā)展，同時也不斷的產生了很多的老舊資源，如果企業(yè)繼續(xù)采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，在面對如此之多的檔案信息，必然會出現很多的問題。即使做到認真細心的去管理，任務的繁瑣也是不可避免的。因此引入數字化信息技術講可以提高信息檢索的效率，資金量更新的速率，大量的節(jié)省了人力物力，進而更快的更新檔案中的資源。

1.2提高工作人員工作效率

檔案管理的工作中大致包含紙質檔案管理、查閱檔案、檔案的變更調動。檔案管理人員面對很多的信息檔案不僅耗費時間同學也拖慢了公司的整體工作效率。不僅如此，在檔案信息的收集整理階段，需要耗費大量的人力去進行現場的收集與核對，規(guī)模較小的企業(yè)較為容易，當規(guī)模較大的企業(yè)做這項工作時可能會出現問題[1]。所以應用數字技術可以用最少的人最短的時間最高的效率來解決檔案信息的收集整理，提高了檔案收集的質量與效率。

二、數字化技術在企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1硬件設施不完善，缺少現代化設備

先進的技術應用于實踐必須有現代化的設備作為運營的載體，但是就目前我國的事業(yè)單位的硬件現代化設施還遠遠沒有達標。盡管在努力的進行數字化技術的應用，但由于設備的引用不合適或者設備的引用不夠先進，造成了技術與設備不配套，不僅沒有提高工作效率，反而增加了更多的麻煩，造成了比傳統(tǒng)檔案管理方法更多的財力人力的損耗，得不償失。所以為了真正實現數字化檔案管理，硬件的設施一定要積極投資進行合適的搭配，并根據需求的不同進行更換與更新，使使數字化技術真正的帶來方便，而不是工作的負擔。

2.2信息檔案管理人員的素質仍然達不到水準

傳統(tǒng)的文檔信息管理很大程度依靠的是人力來進行，檔案的查閱、處理、更新大部分也是紙質版，無論是查閱還是其他工作都耗時耗力，但工作能力的要求較為簡單。與之相反，數字化信息檔案管理則要求工作人員擁有較高的職業(yè)素養(yǎng)與工作能力。就目前而言，很多的企業(yè)事業(yè)單位檔案信息管理人員無論是辦公軟件的熟練程度還是對于新技術的適應能力大部分仍處于一個較低的水平[2]。另外，硬件設備需要定期的進行保養(yǎng)及測定運行狀態(tài)，絕大多數事業(yè)單位缺少這樣的專業(yè)對口人才，這就很可能造成設備的提前老化，不僅影響日常工作也浪費了很多的資金損失。

二、數字化技術在企業(yè)檔案存在的問題解決方案

3.1構建數字化技術在事業(yè)單位間的連鎖網絡

作為新興的數字化技術，還沒有過多的實踐經驗，可能會存在不可預知的問題，要解決這一問題就需要構建數字化技術在事業(yè)單位間的連鎖網絡。事業(yè)單位間相互交流使用體驗，共同交流解決問題，形成合作共贏的局面。這不僅有利于數字化技術更快的應用，也可以加大事業(yè)單位間的合作關系，營造良好的企業(yè)發(fā)展氛圍。

3.2大力引進現代化硬件配套設備

無論是新設備的引進還是舊設備的更新，都需要事業(yè)單位積極地去對待這件事情，保證數字化技術在企業(yè)單位的使用效果。同時，事業(yè)單位也要積極地進行設備的維護與修復，例如可以定期的檢查設備是否出現問題，對于檔案的管理自動化是否出現不精準錯位查閱等情況進行核查。在進行設備的引進時可以與當地政府取得聯系，統(tǒng)一設備的引進成本，保證設備價格的統(tǒng)一性，最大化的方便新技術的應用。也可以政府設立一個統(tǒng)一的設備采購平臺，打下堅實的基礎，確保購買與出售的信任度在一個較高的水平。

3.3對工作人員進行專業(yè)的數字化技術培訓

硬件設備的支持是一方面，但專業(yè)人才的培養(yǎng)也是不可忽視的方面。只有有了專業(yè)人員熟練地操作現代化設備，才可以將設備的優(yōu)勢發(fā)揮到極致。因此，事業(yè)單位要積極的對檔案信息管理人員進行專業(yè)的培訓，使之能夠掌握設備的操作與專業(yè)知識。不僅如此，多方面人才的培養(yǎng)也是至關重要的，工作人員不僅可以操控現代化設備，也可以對設備的性能進行核查并及時的反饋給上層領導，在更新設備的時候有了更加清晰的目標。最后也要加大對工作人員自主學習能力的培養(yǎng)，信息化社會的資源更新是很迅速的，如果工作人員僅僅停留在舊的專業(yè)知識，當遇到更加新穎的設備時便會一籌莫展[3]。因此專業(yè)人員要學會自主學習，積極查看新設備的更新，完善并更新自己的知識儲備。

結語：

總而言之，相對于傳統(tǒng)信息檔案管理辦法，數字化技術的應用能夠最大程度的提高工作效率與質量。但是數字化技術作為新時代的產物，仍具有很多的問題與缺陷，比如現代化設備的引進，工作人員的專業(yè)知識儲備不足等，這都是需要解決的問題。無論事業(yè)單位的大小，數字化技術的引進時順應時代發(fā)展的趨勢，是未來解決檔案信息管理繁瑣復雜的必然方案，所以企業(yè)要積極的應用這一方案，與當地政府進行多方面的溝通，盡早將數字化技術應用于實踐，提高工作效率與質量。

參考文獻：

[1]竇穎.談數字化檔案管理在事業(yè)單位中的應用[J].辦公室業(yè)務，2018 （17）：80.

[2]王文勇.分層教學在初中數學教學中的應用與實踐[J].科學咨詢（教育科研），2018 （07）：117.

[3]謝泳皆.分層教學在初中數學教學中的實踐探索[J].課程教育研究，2017 （40）：113.