數字化下的企業檔案管理模式探微

袁曉霞 王錦榮 劉曉娟

摘要：檔案是企業發展中的無形資源，是為企業未來發展提供借鑒與指導的寶貴財富。檔案管理是每個企業管理工作中必不可少的一項內容，借助檔案企業可以隨時了解自身過去生產、經營歷史，若能開展高效檔案管理工作，企業將能收獲明顯的經濟效益。就現在檔案管理現狀來看，很多企業仍然采用傳統的管理手段，忽視社會變化，未意識到現代檔案管理工作應滿足數字化時代發展需要，導致檔案管理工作比較落后，未能在企業發展期間發揮有效價值。對企業檔案管理工作者來說，如何在數字化時代下開展檔案管理，讓檔案管理為企業實現現代化建設帶來助力。

關鍵詞：數字化;企業;檔案管理;模式

很多企業未認識到新時代下檔案管理工作對企業發展的促進作用，仍然采用傳統檔案管理模式，認為檔案管理只是一項以對信息進行記錄和保存為主要內容的工作，大部分企業開展檔案管理工作只是為了在必要的時候能夠將資料當做憑證。但是隨著社會不斷朝著數字化、網絡化方向發展，各類先進的自動化化管理工具開始被應用于檔案管理工作中，在數字化時代下企業檔案管理工作已經逐漸實現了從傳統模式到資源信息管理模式的轉變，企業檔案管理工作滲透到每一項企業活動中[1]。為進一步發揮企業檔案的價值，企業檔案管理工作者應努力創新管理模式與手段。

一、數字化下企業檔案管理模式的不足

（一）管理觀念落后

許多企業仍然采用傳統手段開展檔案管理工作，管理觀念比較落后。很多企業檔案管理工作者以及企業領導者都未認識到檔案管理與企業發展之間的聯系，忽視檔案管理的價值，對檔案管理的真正內涵并不了解，很多人認為企業檔案管理工作就是簡單的信息錄入與整理。事實上企業檔案管理是企業實現現代化經濟建設中一項重要工作內容，只有改變傳統落后觀念，不斷創新管理模式，才能發揮其真正價值。

（二）保密性較低

企業檔案涉及多項內容，不僅包括企業發展歷程中各類機密性文件，還包括了企業員工的隱私信息，是整個企業最為重要的信息資源。數字化時代各類信息工具層出不窮，一些病毒軟件會對企業檔案信息庫造成破壞，企業信息會發生泄漏。再加上負責企業檔案管理工作缺乏詳細制度，很多企業人員在沒有制度的約束下會隨意開展信息查詢工作，企業檔案管理安全性大大降低。

（三）管理人員水平較低

數字化下，企業檔案管理工作逐漸朝著自動化、數據標準化方向發展，這樣的轉變使得負責檔案管理的工作人員面臨了新的挑戰[2]。這意味著數字化下的檔案管理工作人員需要掌握更為豐富的管理知識與信息化技能，能夠熟練應用各種自動化辦公設備。但就目前企業檔案管理工作人員安排來說，大部分都不具備專業的管理技能，對各種現代信息設備不能有效運用，導致企業檔案管理工作效率較低、秩序較差。

二、數字化下企業檔案管理模式的創新手段

為實現企業現代化信息建設，開展高效率的企業檔案管理工作，在明確目前企業檔案管理工作中存在管理觀念落后、管理保密性低以及管理人員素質水平較低等問題后，要實施針對性解決策略，努力實現檔案管理模式的創新與改革。

（一）樹立正確的企業檔案管理觀念

數字化下，各種網絡信息技術發展速度較快，企業應及時認識到時代的變化，努力轉變企業檔案管理模式，積極實現企業檔案自動化管理。數字時代下，企業檔案管理工作不僅要負責傳統的紙質資料外，還要管理錄音、錄像以及照片等新型電子信息。為提高檔案管理工作效率，企業可嘗試使用現代計算機網絡信息技術，利用計算機網絡管理企業檔案，結合企業實際發展需要，調整檔案管理模式中的一些不足。

企業在開展檔案管理時，一定要清醒地認識到企業檔案數字化管理并不簡單的是使用現代信息技術工具管理企業資源，也不是利用傳統管理手段處理網絡信息資源，而是要充分發揮現代信息技術工具的優勢，改變傳統管理模式中的一些明顯不足，實現傳統的實體文檔和數字化下網絡信息資源管理的平衡。企業要擴大對檔案管理工作的宣傳，向每一個人強調檔案管理工作的價值與意義，這樣才能使企業檔案管理工作獲得進步。

（二）制定完善的企業檔案管理制度

大部分企業在開展檔案管理工作時都是從部分邁向整體，很少有企業會制定整體的檔案管理工作規劃，這就造成在實際檔案管理工作中常常出現某個管理系統與其他管理系統標準不一致，檔案管理工作遇到很多障礙。在過去的檔案管理工作中，各個部門之間缺乏溝通，信息交流不及時，管理難度較大，比較混亂。所以為使檔案管理工作有序開展，企業應在遵循國家與行業相關法律法規的情況下，根據自身機制制定科學、系統的檔案管理工作制度[3]。企業行政主管部門應充分發揮該部門的領導作用，將檔案管理工作納入整體管理計劃中，加大管理力度，設立相應的考核機制，以便負責檔案管理的企業人員能夠認真對待工作。行政主管機關應及時了解檔案管理工作現狀，及時給予該部門人員工作指導，以便制定更加符合企業發展需要的檔案分類體系，使得檔案能夠為企業發展提供借鑒價值。為保障檔案管理工作合法合規，要向企業積極普及《檔案法》相關規定。企業領導人員以及檔案管理人員能否以現代目光對待檔案管理工作決定著檔案工作是否可以實現長遠穩定的發展，強調現代化管理意識是企業管理中的重要內容。

（三）改進管理設備與管理技術

數字化下檔案管理工作質量與管理設備、管理人員水平有緊密聯系，為保證企業檔案管理工作順利進行，企業要使用先進設備開展檔案管理工作，建設優秀的企業檔案管理工作隊伍。在檔案管理工作中，企業一方面應擴大資金投入為管理部門引進現代化信息技術設備，進一步提高檔案管理效率。另一方面要積極開展檔案管理人員培訓工作，提高準入門檻，招收專業的管理人員負責工作。通過培訓讓管理人員能夠不斷豐富個人的知識儲備，提高個人使用現代化信息技術工具的能力。

三、結束語

企業自身應充分認識到檔案管理工作的價值，意識到良好的檔案管理工作可以為企業發展提供借鑒。企業各級領導以及工作人員都應養成正確的檔案管理意識，制定科學合理的制度保證檔案管理工作有序開展，擴大資金投入引進新的數字化設備、構建優秀的管理團隊，只有這樣企業檔案管理才能努力適應數字化時代的變化，獲得長足發展。

參考文獻：

[1]關允靜.大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式解析[J].中外企業家，2020（10）：142-143.

[2]王寧.信息化背景下企業檔案管理與服務模式的革新策略分析[J].智庫時代，2020（06）：41-42.

[3]賴力強.信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新研究[J].辦公室業務，2020（02）：186-187.

（作者單位：國網甘肅省電力公司慶陽供電公司）

作者簡介：袁曉霞（1972.05.05），性別：女，籍貫：甘肅鎮原，民族：漢，學歷：本科，職稱：電力技術工程師，研究方向：變電運檢、技術監督及企業檔案管理。