知識管理視域下高校電子檔案管理的對策

黃秀雪

[摘 要] 文章闡述了知識管理的內(nèi)涵，結(jié)合我國高校知識管理研究現(xiàn)狀與高校應用電子檔案管理的難點的分析，提出了知識管理視域下加強高校電子檔案管理的對策：一是進一步建立并完善知識管理信息系統(tǒng)；二是構(gòu)建科學、完善的檔案管理制度；三是提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理；四是重視高校無形資產(chǎn)的管理。

[關(guān)鍵詞] 知識管理視域下 高校 電子檔案 管理

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

美國學者彼得·德魯克（Peter F·Drucker）是知識管理的創(chuàng)始人之一，知識管理這種理論，當時在國外是萌芽的時期，他的著作很多都是對實踐經(jīng)驗的描述和實踐經(jīng)驗的總結(jié)。美國的巴頓（Barton），魯?shù)稀だ魉梗≧udy Ruggles），歐文·拉茲洛（Ervin Laszlo），戴爾·尼夫（Dale Neef）等出版了《第三代管理思想》《知識對經(jīng)濟的影響力》等書。這些理論對高校電子檔案管理的研究和應用產(chǎn)生了很大的影響[1]。

一、知識管理的內(nèi)涵

技術(shù)學派認為：知識管理是對企業(yè)的信息進行的管理。這個領(lǐng)域的研究者們很關(guān)注對技術(shù)產(chǎn)品的開發(fā)和利用，關(guān)注對信息管理以及人工智能的開發(fā)與利用。

綜合以上知識為基礎(chǔ)，文章結(jié)合經(jīng)濟學中的價值鏈理論，采用陳加奎在《高新技術(shù)企業(yè)知識管理》中提出的論點，即：知識管理是所有與業(yè)務(wù)相關(guān)的有關(guān)活動的管理，包括知識的獲取、知識的共享、知識的應用以及知識的創(chuàng)新[2]。知識管理本身就是一個基于信息技術(shù)知識的動態(tài)管理過程，知識管理特別專注于人和公司。在高校電子檔案管理中，要積極應用知識管理理念，進一步利用商業(yè)知識的價值，進而提高高校知識管理的內(nèi)涵[3]。

二、我國高校知識管理研究現(xiàn)狀

自2014年以來，我國的許多高校在知識經(jīng)濟的研究和實踐逐漸從宏觀層面向微觀層面轉(zhuǎn)變。國家知識管理研究側(cè)重于知識管理、核心內(nèi)容、知識管理技術(shù)和知識管理系統(tǒng)。知識管理的背景可歸納為兩個主要因素。一方面，它受客觀環(huán)境的影響，如知識經(jīng)濟的到來，經(jīng)濟全球化和技術(shù)的快速發(fā)展。另一方面，客觀環(huán)境的演變迫使企業(yè)面臨巨大挑戰(zhàn)。彼得·德魯克說，真正控制資源和生產(chǎn)的決定因素不是資本、土地和勞動力，而是知識[4]。面對這種情況，每一所高校都希望獲得自己獨特的競爭優(yōu)勢，在新形勢下繼續(xù)生存和發(fā)展，所以必須找到自己的基本競爭力，知識管理的成功實施能夠極大地提升國家地位，說到知識管理的成功案例必須提到華為公司，華為的競爭優(yōu)勢在于發(fā)展自主研發(fā)能力，招攬優(yōu)秀人才，形成企業(yè)文化和知識管理。

三、高校應用電子檔案管理的難點

在高校中應用電子檔案還處于初步的實踐階段，因此在實際應用中還存在較多的問題，其中最顯著的就是電子文件原始性。高校中應用電子檔案的難點集中體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，因為電子檔案的電子文件制作過程是虛擬化的，因此相關(guān)虛擬化使得對其原件的界定難以實現(xiàn)。因為電子檔案的制作與應用是在計算機平臺和計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，可以根據(jù)用戶的使用需求在不同的介質(zhì)或網(wǎng)絡(luò)中傳播與輸出。這就使得該電子檔案能夠突破空間與時間的限制，這在一定程度上導致人們獲得的該文件信息沒有區(qū)別，不能對該電子檔案的原始性進行區(qū)分。

第二，電子檔案中的電子文件容易被人修改，在修改之后也看不出被人修改的痕跡，這往往就會導致電子檔案信息存在一定的安全問題。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案中沒有特定的字跡與筆跡，這樣檔案管理人員可以根據(jù)工作的需求，將電子檔案信息用不同的字體、字號輸出，看到該電子檔案文件的人們則不能簡單從字跡上來辨別其原始信息的來源。而且因為電子檔案的信息能夠被人們從網(wǎng)絡(luò)中獲取，這就很容易導致電子檔案在應用中存在電子文件有可能被非法截獲或更改的危險。

第三，與傳統(tǒng)的檔案信息相比，電子檔案信息文件的存儲載體不固定，根據(jù)人們的需求可以靈活地使用不同輸出方式。如果電子檔案中的部分信息是需要長期保存的，就需要相關(guān)的技術(shù)人員能夠?qū)ζ溥M行定期的復制與保存，對其載體進行轉(zhuǎn)換，從而保證信息安全。

第四，隨著信息技術(shù)、計算機硬件與軟件技術(shù)的不斷發(fā)展，為了能夠保證電子檔案的合理發(fā)展，就要求電子檔案將實現(xiàn)電子檔案結(jié)構(gòu)以及各式的變化來實現(xiàn)電子檔案的長期保存[5]。基于此，在高校中應用電子檔案就要求必須是由原作者撰寫或制作出來的， 在實際的應用中未被修改過，這樣才能保證電子檔案信息的原始性、唯一性，從而實現(xiàn)電子檔案作為憑證和法律效力的作用。

四、知識管理視域下加強高校電子檔案管理的具體舉措

在知識管理視域下的社會發(fā)展背景下，高校的檔案管理工作也必須要結(jié)合時代發(fā)展特征，積極引進電子檔案法管理，并采取有效的電子檔案管理舉措，從而有效提升高校的檔案管理工作質(zhì)量。

（一）進一步建立并完善知識管理信息系統(tǒng)

高校必須充分利用互聯(lián)網(wǎng)并創(chuàng)造相應的信息服務(wù)。互聯(lián)網(wǎng)為高校帶來了大量信息，其中就包括大量的教育教學資源。因此，高校可以使用互聯(lián)網(wǎng)來完成大部分的電子檔案的歸結(jié)與管理。在知識管理視域下，哪些信息對高校有用，哪些無用，需要專門的服務(wù)來管理和過濾。這是信息技術(shù)高科技部門負責的工作。此外，信息技術(shù)高科技部門還負責過濾和傳輸公司信息，并在連接和共享公司知識方面發(fā)揮重要作用。

（二）構(gòu)建科學、完善的檔案管理制度

要想不斷提升高校的電子檔案管理質(zhì)量，首先就需要構(gòu)建科學、完善的檔案管理制度。在高校中應用電子檔案，在展開檔案管理工作的時候，就要求相關(guān)的檔案管理工作人員能夠?qū)㈦娮游募w檔工作納入本單位的立卷歸檔制度， 并逐漸構(gòu)建完善的電子檔案管理工作流程，使得高校的電子檔案管理工作的布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作和電子文件的歸檔工作能夠達到高度同步。要求凡是參與高校電子檔案管理的工作人員必須要掌握電子檔案的歸檔原則、方法，逐漸構(gòu)建制度化、標準化的電子檔案管理[6]。

（三）提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理

因為在電子檔案的實際運行中存在一定的信息安全問題，因此必須通過采取有效的措施來確保文件的數(shù)據(jù)安全。在檔案信息管理中，因為印章和簽署是檔案文件信息的發(fā)生實際效應的重要標志，尤其在當前的技術(shù)條件下，高校的檔案信息中一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。因為電子檔案的電子文件的載體和技術(shù)還處于發(fā)展階段，還不夠穩(wěn)定；電子檔案容易被修改，且無修改痕跡，所以為了保證電子檔案的信息安全，就需要相關(guān)的技術(shù)人員能夠?qū)⒏咝５陌l(fā)展中一些關(guān)鍵、重要信息拷貝存檔，從而有效提升電子檔案信息的安全性。基于此，為了保證高校的檔案信息安全，一些事業(yè)單位或企業(yè)中就應用了傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理相結(jié)合的“雙軌制”檔案信息管理方法，根據(jù)高校的發(fā)展實際情況將檔案內(nèi)容形成“兩套制”，有必要將紙質(zhì)檔案、電子檔案兩種檔案信息文件進行歸檔。

（四）重視高校無形資產(chǎn)的管理

在知識經(jīng)濟時代，作為高校無形資產(chǎn)的知識受到越來越多的關(guān)注。無形資產(chǎn)是指企業(yè)持有的非實物資產(chǎn)，其價值不能以普通會計方法計量。許多高校的管理層忽視了對一些隱形資產(chǎn)的管理，比如專利、軟件研發(fā)資源創(chuàng)意、專業(yè)知識和師生關(guān)系等。另外，要樹立高校教職工的知識積累和知識共享的觀念。高校要主動尋找和應用知識管理，這可以顯著和不斷提高高校為師生服務(wù)的能力。

五、結(jié)語

總而言之，高校現(xiàn)有的應用傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能適應時代發(fā)展的要求，為了更好地滿足當前高校檔案管理的發(fā)展需求，高校就需要積極地應用知識管理理念，加強電子檔案管理，并積極地構(gòu)建更加完善的檔案管理體系，促進高校檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]鄭珧，鄭沿，李翔.論有效管理知識型人才[J].人力資源，2019（20）：30-31.

[2]李依玲.知識管理理論在檔案記憶再生產(chǎn)中的應用探究[J].檔案管理，2020（1）：30-33，59.

[3]吳玉浩，姜紅，Henk de Vries.面向標準競爭優(yōu)勢的動態(tài)知識管理能力：形成機理與提升路徑[J].情報雜志，2019，38（12）：200-208.

[4]黃夢華.高校電子新聞檔案管理模塊建設(shè)研究[J].檔案管理，2020（1）：81-82.

[5]尹明山.高校電子檔案管理發(fā)展的影響因素分析[J].卷宗，2019，9（33）：92.

[6]郭倩.高校檔案管理中電子檔案管理策略研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（19）：13-14.