辦公自動化系統辦公流程運轉淺析

摘 ?要：隨著互聯網信息化時代的到來，物聯網、醫療信息化、智能物流等戰略新興產業的發展不斷推動著社會各行業的信息化建設。當前，信息化、數字化校園的部署已然成為各大高校的一項重點工作。辦公自動化管理系統以辦公室寬帶網絡為基礎平臺，將現代信息技術與日常辦公程序進行融合，使得辦公方式更加低碳、智能、準確且科學，提高辦公效率的同時，極大程度地解放了人力資源、降低了經營成本。相比于傳統辦公模式，自動化辦公更加開放、高效、嚴密。

關鍵詞：辦公自動化;流程圖;流程表單

目前，仍有部分教職工及社會人士對辦公自動化系統的認知度不高，不了解其使用方法和運轉原理，有抵觸心理，對辦公自動化建設和發展無疑是一種阻礙。本文在分析辦公自動化系統建設目標的基礎上，分析了其諸多優點，并通過示例從根本上詳細描述了辦公自動化系統中綜合辦公流程的具體流程的運轉過程。

一、辦公自動化系統建設目標

同其他信息化系統一樣，自動化辦公系統中不可或缺的是硬件和軟件資源。其專用軟件有設備管理軟件、整理管理軟件等。通用軟件有圖形處理軟件、文字處理軟件等。利用軟硬件資源建立以業務流程處理為主要內容的協同工作系統;建立以公文收發管理為主要內容的公文流轉系統;建立已有審批流的統計表單處理為主要內容的表單應用系統;建立以個人事務處理為主要內容的個人辦公系統;實現與辦公有關的輔助性功能。以實現內容信息網絡化;公文流轉無紙化;工作流程自動化;日常辦公移動電子化。

同時，最大限度地滿足學校的個性化管理要求，內部的個性化設置和二次開發相互獨立，方便管理員的管理和維護，減少運行成本;記錄、查看所有用戶（包括普通用戶、系統管理員、安全管理員）的所有登錄日志和操作日志，形成符合安全審計要求的日志。

自動化辦公系統一般采用教育部信息標準《GB T 29808-2013 高等學院管理信息》進行系統數據庫設計，數據庫工具需支持Sql server、Oraclellg 等主流數據庫。系統基于J2EE構架的多層B/S架構，技術構建跨平臺的應用系統，基于XML的結構化數據設計，基于 web services技術的數據交換。

二、綜合辦公流程運轉過程分析

系統部署過程中，最為核心也最為復雜的兩個步驟：一是人員信息精細化，系統建設前期，明確并細化學校的機構組織架構、人員結構、人員信息以及每位教職工的權限級別是系統部署的重要前提條件。二是辦公流程科學化，就是在系統建設工程中，經過詳細調研，對各部門各院系已有的每一條辦公流程進行梳理、優化、完善;對尚未形成具體流程又可以線上完成的工作進行有效溝通、協調，以形成具體的制式表單及對應的工作流，使得所有可以線上辦理的流程準確并科學化。這兩個步驟是系統建設部署的重中之重，所占系統部署總時長的比例也最大。

從系統運行實際出發，綜合辦公流程（包括公文流轉、收文管理、發文管理、二級部門收發文、請示報告、信訪管理、會議管理、會議紀要、電子簽章簽名、各部門業務流、手寫批注、公文統計等）是使用率最高也最為重要的一個模塊，以發文流程為示例，對此模塊的運行過程進行詳細闡述。

1.流程圖解析

系統中每一條辦公流程都是由表單和所對應的具體流轉流程兩個主要部分來體現的。通過圖形化設計器實現流程定制功能，流程的定制必須與組織架構綁定，因為流程中每個節點操作者都是組織架構中的某個或某幾個具體的人。同時，支持子流程嵌套以及流程腳本語言編寫。下圖1所示為某一流程圖示例，不同形狀的綠色圖標框表示不同的流程節點。圓形的圖標框有兩個，一個在開頭表示流程創建者節點，另一個在最后，表示流程歸檔節點;菱形框是判斷框，一般在流程圖的中間部分，可以向后提交也可退回;長方形框表示執行者節點，其沒有權利退回，只能執行操作并向后提交。箭頭則表示提交或者退回方向，每個箭頭上都必須設置條件，比如部門負責人節點有三個方向：一是提交至分管校領導，二是選擇會簽處室進行會簽事宜，三是覺得表單內容有不妥之處退回給流程創建者（一般都設置退回給創建者，因為所修改內容仍需其他已通過節點再次審批，某些特殊節點則設置可退回給任意節點）。除了表示提交方向外，每個箭頭上可以增設與表單中具體字段相對應的提交條件，比如合同簽批流程中一些與合同金額對應的提交條件的設置。

2.流程流轉過程解析

如圖2所示，一旦流程被發起，流程圖中的表示流轉方向的箭頭會有兩種顏色，分別是灰色和紅色，紅色箭頭方向是流程的整體走向，灰色則是沒涉及到或還未到達的流向。從圖中可以看出，流程由擬稿人劉某創建，經部門負責人趙某審核，再經過分管校領導王某審批，再到黨政辦主任張某審核后到達校長李某處，文件待李某審批處理。不同流程節點的顏色也是不同的。藍色節點是已經通過的節點，橙色節點是流程所到達并停留在此的節點，綠色節點是尚未涉及到或者還未到達的節點。如圖所示，流程已經達到校長處待審批，在這之前的會簽處室節點呈綠色，說明此文件未涉及到會簽，部門負責人直接提交給了分管校領導;在橙色節點之后的黨政辦主任.、編號套紅、蓋章等也是綠色的，說明還沒流轉到這些節點。

3.流程對應的流程表單解析

流程對應的表單主要由字段和流轉節點的簽字意見構成，字段包括但不限于單行文本（文本、證書、浮點數、金額轉換等）、多行文本、瀏覽按鈕（通過瀏覽按鈕可以調用系統中其他各個功能模塊的數據，如日期，組織人員信息等）、選擇框（選擇框中的內容用戶可以自定義，共使用人員點選）和支持附件上傳等;每個字段有自身不同的屬性，包括數據庫字段名稱、字段顯示名、字段位置（主表、副表）、表達形式等。

流程中每個操作節點所顯示的表單是不盡相同的。例如上圖2中部門負責人的表單就會有提交方向的選擇項，部門負責人根據文件內容需要，可選擇提交會簽處室審批后再提交分管校領導，也可選擇直接提交分管校領導審批。黨委書記和校長兩個節點操作者就不存在選擇性，覺得合理合規沒有不妥之處就直接批準，有不妥之處便退回即可。而分發節點操作者的表單肯定有分發對象的選擇項，要在選擇分發對象后才可提交。

四、結束語

傳統的紙質化線下辦公模式已經不能滿足信息化時代的發展節奏，高校辦公自動化系統的部署不僅提高了行政管理水平，還能夠推動行政化管理的不斷革新和完善。希望本文對辦公自動化系統中辦公流程模塊的詳細闡述，對辦公自動化的推廣、發展和革新有一定的推動作用。

作者簡介：

山杜娟（1990年3月——），女，漢族，陜西西安人，碩士，助理工程師，西安體育學院，從事網絡計算機、光電子學研究。