對數字檔案管理系統基礎數據庫建設的幾點認識

程超

摘 要：隨著互聯網信息技術的應用和普及，運用數字檔案管理建設系統基礎數據庫使得工作效率越來越高，對推動基礎數據庫建設有重要作用。近些年來，我們在對數字檔案管理方面應用了系統基礎數據庫建設，并取得了一些成果，但是對于數字檔案的大量數據的分類歸納的工作量巨大，這就要求建設更加完備的系統基礎數據庫，如此才能提高數字檔案管理的工作效率。結合現代信息科技的應用，數字檔案管理需要不斷的升級和優化，才能使得數字檔案管理系統基礎數據庫建設更加完善，這也同時對檔案管理人員的素質水平提出了更高的要求。

關鍵詞：數字檔案;管理;工作效率;數據庫

引言

數字檔案管理會隨著互聯網信息技術的發展，逐步走向數字化、信息化的時代，傳統的數字檔案管理的模式和技術已經不符合現在基礎數據庫建設的需求。結合現代的信息技術，應用數字檔案管理系統能夠高效、快速地滿足人們獲取信息的需求，打破了時間和空間的界限，也能實現在線和網盤信息資源的即時共享，為人們的工作和生活提供了極大的便利。

一、數字檔案管理系統基礎數據庫建設的現狀

傳統的數字檔案管理系統主要是采用紙質的管理方式進行數據的管理，這種方式較為繁瑣，在儲存期限、保管方式和安全性都有一定的局限性，隨著人們對各種數據處理的要求增加，尤其是對數據的分類、存儲、查閱等要求日益劇增，使用基礎數據庫進行建設的新興模式就應運而生[1]。目前很多企業都會采用基礎數據庫對數字檔案進行管理，這樣不僅僅可以給工作帶來便利，還可以在一定程度上優化企業的管理。結合目前信息技術的發展，我國數字化檔案管理應用還處于發展的初期，在實際的應用中會出現很多問題，對于現代計算機軟硬件的使用、多媒體信息技術的有效運用等需要有一個階段的磨合期，相關的研究人員和學者也在采用對特定系統的采集和軟件升級等處理的方式，讓數字化管理系統可以更加高效化和普及化[2]。

二、數字檔案管理系統基礎數據庫建設的研究

（一）加強對數字檔案系統基礎數據庫建設的重視

無論哪個行業和企業，必須要引起對數字檔案系統的重視，加大建設基礎數據庫的力度，投入必要的管理資金和研發資金，以及建立高效、完整、安全系數高的會計檔案管理系統。同時也要依據相關法律法規的要求，對其進行管理制度的規范，使得數字檔案管理更加規范化和合理化。

（二）合理利用數字檔案管理理論進行檔案數據庫建設

對數字檔案管理的最基本目的是方便使用和查閱，讓管理者和使用者獲得分析用信息，作出相應的判斷和決策。這就要求數字檔案管理更加嚴格，數據庫建設系統就此誕生，這不僅可以有效進行數字化檔口的歸類，避免級別不同而出現重復的情況，還可以提高數字檔案的傳遞效率。通過在線聊天工具、郵件、藍牙等方式進行傳送，遠程控制以及視頻進行信息的查詢、提取，全方位實現信息的傳遞和共享。檔案數據庫建設可以讓信息得到高效的錄入、存儲、查詢，并能夠設置合適的檢索目錄，讓使用者更方便快捷應用到實際的工作中，提高數字檔案的使用效率。

（三）因地制宜采用科學的數字檔案數據庫建設方式

數字化檔案的表現形式，會隨著使用者的需要不斷進行增加和更新，在數字檔案數據庫建設的初期，要從長遠的角度考慮數據量的增加以及數據庫后期的升級和發展，要進行不定時的更新和升級，使其更符合實際使用場景。除此之外，也要考慮到各種數據的轉化模式，讓這些數據可以在不同的軟件進行靈活的轉換功能，并設置共享賬號，讓數字化檔案可以實現遠程查詢和操作的功能，還可以一定程度上給使用者開放權限，讓數字化檔案信息可以得到及時、高效的處理。

（四）確保數字檔案數據庫的安全性和保密性

數字檔案信息管理的記錄以及登記的證據具有一定的隱秘性，因此在對其數據庫建設之前，要保證數字檔案的安全性和保密性。然而，現代黑客以及各種網絡漏洞的出現，為保障數字化檔案帶來一定的安全隱患，這就需要數字管理工作者從各個方面做好防范的準備，無論是加密技術、防火墻，還是電子印章、人臉識別等先進的信息技術，都要有一定的涉獵，從而保障數據庫信息的安全。要做好對數字檔案的數據庫信息備份工作，以備后患。網絡上存在的病毒爬在破壞系統之后讓相關的機密泄露事件也時有發生，這個時候就需要強而有力的殺毒軟件、防護軟件對數據庫進行保障。當然，也要加強相關從業人員的培訓和技能的提升，強化管理的規章制度，防止因為人為原因而導致數據庫信息出現破壞或者泄露的情況。

三、結束語

在這個信息化高速發展的時代，相關的管理從業人員必須建設數字檔案數據庫，對數字檔案信息的時效性、安全性以及保密性進行保障，這樣可以提高工作效率和信息的使用率，讓管理者及時掌握數字檔案信息數據，盡快做出正確的決策。在當前信息化的歷史背景下，對數字檔案管理進行基礎數據庫建設的機遇與挑戰并存，這就需要加強對數字檔案管理技術的研究和學習，掌握相關技能，充分發揮網絡信息技術的優勢，從而為數字檔案管理數據庫的建設奠定堅實的發展基礎，讓數字檔案管理可以更方便快捷科學的使用。時代在發展，從業人員更需要進行相關技能的學習和培訓，在相關的行業和工作崗位上體現出其卓越的專業水平，這樣才能與時代緊密相連，為體現人生價值和社會的發展作出貢獻。

參考文獻

[1]楊芬.企業會計檔案管理系統中的數據庫-建設研究[J].才智，2019，000（018）：228.

[2]韓知霖.新媒體環境下數字檔案管理新技術發展與具體應用探討[J].數碼世界，2019（3）.