淺談機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)務(wù)服務(wù)能力的提升

羅國(guó)平

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)議是黨政機(jī)關(guān)溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、集思廣益、制定計(jì)劃、科學(xué)決策、部署工作的重要手段。機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)務(wù)服務(wù)工作質(zhì)量和水平的高低，間接影響到黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位正常運(yùn)行，事關(guān)機(jī)關(guān)決策及其落實(shí)的質(zhì)量和水平。本文結(jié)合目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)務(wù)服務(wù)的問題進(jìn)行分析，提出會(huì)務(wù)服務(wù)能力提升的舉措。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;會(huì)務(wù);服務(wù)能力

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)務(wù)工作的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)議是為了進(jìn)行各項(xiàng)工作的開展與管理研究舉行的研討會(huì)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位有效管理的重要環(huán)節(jié)之一。做好機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)服務(wù)工作，關(guān)系機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)外形象，體現(xiàn)機(jī)關(guān)運(yùn)行管理水平，事關(guān)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作部署落實(shí)時(shí)效，具有很強(qiáng)的政治意義和現(xiàn)實(shí)意義。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)務(wù)服務(wù)的基本內(nèi)涵

機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)議一般由會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人、議程六個(gè)要素組成。從會(huì)議所要達(dá)到的意圖上來分類，大致上可歸納為五種：一是了解情況的會(huì)。如調(diào)研會(huì)、匯報(bào)會(huì)等。二是實(shí)行決策的會(huì)。如黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)、全委會(huì)、常委會(huì)、常務(wù)會(huì)等。三是安排部署工作、統(tǒng)一思想的會(huì)。如報(bào)告會(huì)、動(dòng)員會(huì)、部署會(huì)等。四是工作落實(shí)過程中的會(huì)。如督查會(huì)、推進(jìn)會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)和匯報(bào)會(huì)等。五是工作完成以后的會(huì)。如總結(jié)會(huì)、表彰會(huì)等。此外，還有一些開工儀式、竣工儀式等慶典活動(dòng)也可以歸到會(huì)議的范疇。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)務(wù)服務(wù)，包括會(huì)前籌備、會(huì)間服務(wù)和會(huì)議善后三個(gè)階段：

（一）會(huì)前籌備。即按照會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人、議程六個(gè)要素，逐項(xiàng)確定和落實(shí)，做好相關(guān)籌備工作。會(huì)議名稱應(yīng)直接體現(xiàn)會(huì)議主題，語(yǔ)句通順，簡(jiǎn)明扼要，直截了當(dāng);會(huì)議時(shí)間應(yīng)根據(jù)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)規(guī)格、參會(huì)人數(shù)等，并根據(jù)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、主要嘉賓等參會(huì)重要人員的活動(dòng)時(shí)間安排，有較早的提前量，提前排進(jìn)工作安排表，避免時(shí)間沖突（如遇時(shí)間沖突，應(yīng)及時(shí)調(diào)整方案）;會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)根據(jù)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)規(guī)格、參會(huì)人數(shù)，以及會(huì)議的重要程度（包括結(jié)合媒體報(bào)道需要等），合理確定會(huì)議室（會(huì)場(chǎng)），人數(shù)少、會(huì)議室太大，會(huì)顯得太空空蕩蕩，沖淡會(huì)議氣氛;參會(huì)人員，按照當(dāng)前精簡(jiǎn)會(huì)議的原則，應(yīng)合理確定，避免無關(guān)人員參會(huì)（尤其涉及較重要事項(xiàng)、需要保密事項(xiàng)，更應(yīng)從嚴(yán)掌握和安排參會(huì)人員，必要時(shí)履行相關(guān)請(qǐng)示、審批手續(xù)）;會(huì)議主持人一般根據(jù)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的規(guī)格而定，一般由比參會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)低一至兩級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，且一般是分管該項(xiàng)業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，非正式會(huì)議（如開業(yè)、奠基活動(dòng)等）可安排專業(yè)主持人;會(huì)議議程應(yīng)符合議事流程，一般圍繞會(huì)議主題，按由點(diǎn)到面、由下而上、由下級(jí)到上級(jí)等慣例來安排，議程安排力求緊湊有序，一氣呵成。會(huì)議基本要素確定后，應(yīng)由會(huì)議召集人（一般為單位分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人）具體進(jìn)行分工組織，包括會(huì)議材料的準(zhǔn)備（領(lǐng)導(dǎo)講話、擬印發(fā)的文件等）、會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置等具體事宜，分工到人，明確任務(wù)和時(shí)間要求。重大活動(dòng)，更需在交通組織、會(huì)場(chǎng)安保等方面妥善安排，做好預(yù)案。

（二）會(huì)間服務(wù)。指會(huì)議召開期間的服務(wù)工作，事關(guān)會(huì)議成敗，因此尤為重要。會(huì)間服務(wù)包括領(lǐng)導(dǎo)休息室的安排、茶水服務(wù)、音響服務(wù)、安全保衛(wèi)、新聞報(bào)道等，如有頒獎(jiǎng)、授牌等議程，更需提前彩排，確保會(huì)議流程暢通，不出差錯(cuò)。

（三）會(huì)議善后。指會(huì)議結(jié)束后安排與會(huì)者返程，會(huì)場(chǎng)清理，會(huì)議材料收集整理總結(jié)，會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算，新聞報(bào)道稿的把關(guān)，編寫會(huì)議紀(jì)要，確保會(huì)議取得圓滿成效。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)議服務(wù)的問題分析

（一）會(huì)前籌備不充分

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。一個(gè)會(huì)議要想開得成功，就需要提前做好準(zhǔn)備，提前考慮得越全面、越細(xì)致，會(huì)中會(huì)后服務(wù)才能越主動(dòng)，才能確保會(huì)議順利召開，取得預(yù)期的效果。

但是由于會(huì)前服務(wù)包含制定方案、起草通知、下發(fā)通知、落實(shí)與會(huì)人員、預(yù)訂場(chǎng)所、準(zhǔn)備材料、編印須知、布置會(huì)場(chǎng)、編制區(qū)位圖和擺放座簽、調(diào)度用車、新聞報(bào)道、會(huì)場(chǎng)警衛(wèi)和交通疏導(dǎo)以及保障電力等多方面的內(nèi)容，有時(shí)候難免會(huì)出現(xiàn)環(huán)節(jié)的遺漏。任何環(huán)節(jié)的準(zhǔn)備不充分都會(huì)對(duì)會(huì)議的正常開展產(chǎn)生影響。

（二）會(huì)間服務(wù)不到位

會(huì)中服務(wù)是召開會(huì)議的實(shí)質(zhì)性環(huán)節(jié)，既要落實(shí)好既定的會(huì)議方案（各項(xiàng)議程），又要掌握和處理會(huì)議過程中可能出現(xiàn)的新情況、新問題并加以解決。它包含會(huì)議報(bào)到、現(xiàn)場(chǎng)簽到、分發(fā)材料、引導(dǎo)入座、會(huì)議值守、做好記錄、提供服務(wù)、維持秩序以及制發(fā)簡(jiǎn)報(bào)等環(huán)節(jié)。會(huì)中服務(wù)往往會(huì)遇到很多的突發(fā)事件，例如會(huì)議的主持人臨時(shí)發(fā)生改變而導(dǎo)致席卡的調(diào)整、會(huì)議時(shí)間的把控、候會(huì)人員在會(huì)場(chǎng)外大聲喧嘩、隨意抽煙等等這些就要去會(huì)中服務(wù)人員具有較好地現(xiàn)場(chǎng)組織能力以及應(yīng)變能力。

四、機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)議服務(wù)能力提升舉措

（一）認(rèn)真思考創(chuàng)新會(huì)議服務(wù)模式

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)會(huì)議的服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，會(huì)議主辦方應(yīng)該實(shí)現(xiàn)會(huì)議的全程性服務(wù)：提出針對(duì)性的會(huì)議主題，對(duì)會(huì)議進(jìn)行策劃，會(huì)議的日程進(jìn)行協(xié)調(diào)，會(huì)場(chǎng)布置進(jìn)行完善，對(duì)會(huì)議宣傳冊(cè)進(jìn)行印刷工作，為參會(huì)人員提供餐飲、住宿和交通等方面的便利，確保該次會(huì)議能夠順利進(jìn)行并完成。在完善以上工作之后，還需要對(duì)會(huì)議流程進(jìn)行梳理，落實(shí)會(huì)議的個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)都能提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)，還需要整合各類服務(wù)資源，順利傳遞有效信息。

（二）注重細(xì)節(jié)做好會(huì)議服務(wù)

會(huì)議服務(wù)會(huì)直接影響會(huì)議舉辦的效果，而會(huì)議服務(wù)的質(zhì)量好壞則取決于各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作。這些細(xì)節(jié)工作，往往是事情有序發(fā)展的關(guān)鍵因素，甚至是會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素。在會(huì)前準(zhǔn)備中，需反復(fù)核對(duì)會(huì)議資料的完善性、檢查會(huì)議指示牌擺放的正確性，檢測(cè)話筒、投影儀等設(shè)施設(shè)備的正常使用性。會(huì)議期間需切實(shí)做好會(huì)場(chǎng)內(nèi)和會(huì)場(chǎng)外的服務(wù)，包括會(huì)議報(bào)到注冊(cè)、交通安排、食宿安排、引導(dǎo)入座、會(huì)議記錄等環(huán)節(jié)。只有細(xì)致地做好各項(xiàng)工作，才能銜接各個(gè)環(huán)節(jié)。

設(shè)立會(huì)務(wù)值班室提供專項(xiàng)服務(wù)，會(huì)議的相關(guān)信息安排專人收集并發(fā)送，會(huì)議期間出現(xiàn)的突發(fā)事件由專人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)并解決，領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)臨時(shí)事宜由專人進(jìn)行跟進(jìn)落實(shí)。另外，會(huì)議的安全工作更要指派專人做好保障工作，特別是一些大型會(huì)議，參會(huì)人員較多，會(huì)務(wù)組更要考慮周全，保障所有參會(huì)人員在會(huì)議舉辦期間的安全，確保不發(fā)生任何安全事故，從而保障會(huì)議能夠順利進(jìn)行。

五、結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)務(wù)服務(wù)是一個(gè)全面的、綜合性的工作，會(huì)務(wù)人員需要精心制定方案、加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)、細(xì)化職責(zé)分工、認(rèn)真做好演練、全面總結(jié)分析，才能有效做好會(huì)務(wù)工作。

參考文獻(xiàn)

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