對基于現代化視野下的技工院校學生檔案管理工作的理性思考與探索

張霞

摘 要：技工院校的學生檔案管理工作是院校對學生管理工作中的重要環節。隨著我國現代化進程的不斷加快，使得院校對學生檔案管理工作有了新的思考和認識。在現代化視野下，本文通過分析技工院校學生檔案管理工作具體實施方案，以期能夠提高技工院校學生檔案管理工作的效率。

關鍵詞：技工院校;學生檔案;管理;思考與探索

前言

技工院校學生檔案是其參加工作的重要依據，做好檔案管理工作能為學生在今后的工作、干部選拔、考核等方面提供重要的參考依據。教育部和國家相關部門也對技工院校的檔案管理工作制定了相關的管理辦法，因此院校要對學生檔案管理工作中引起足夠重視，并不斷對工作進行優化和改進。

一、技工院校學生檔案管理特點

技工院校學生檔案主要記錄學生在校學習和生活的基本情況。主要包括新生登記單、成績記錄、在校表現評定表、在校學生獎懲資料等。技工院校學生檔案不僅是學校教育學生、培養學生和管理學生的真實記錄，還是反映一個人在學生階段的德智體美和家庭政治經濟狀況的可靠文件，也是作為社會選拔任用人才的重要參考資料。因此，加強技工院校學生檔案管理對促進學校可持續發展具有重要意義。

二、技工院校學生檔案管理工作思路

（一）明確學生檔案管理工作職責

學生檔案管理工作是技工院校管理工作的重要內容之一。院校領導應對學生檔案的管理工作應引起高度重視，要成立專門的學生檔案管理部門，依據相關的學校檔案管理辦法，有組織、有計劃的做好檔案管理工作。同時院校要建立相關的管理方案，管理部門還要對檔案的收集整理、保管、內容核對與審查等制定相應的規章制度，以此使管理工作能夠順利開展。首先建立檔案的收集和監督管理制度。工作人員要形成定時收集學生檔案的習慣，做到讓學生信息及時歸檔。其次對工作人員和學生加強檔案管理的宣傳教育，提高其對檔案管理工作的認識，并按規定執行交接、登記等相關工作。最后在學期末對學生檔案進行整理匯總，將學生的相關成績、獲得獎懲的相關情況進行逐項登記和核對，以確保檔案的真實有效性。

（二）應用信息技術創建學生電子檔案系統，增強檔案利用率

院校對于學生的在校行為要記錄在檔，對于有條件的院校還要對學生進行實時管理，實現全程的動態化檔案管理目標。利用現代化信息技術對學生檔案創建電子檔案系統。首先將檔案信息內容錄入歸檔。采取按院系、專業、班級分類進行錄入。其次對于新生要整理其信息內容錄入系統，同時將學生在校內的信息要及時反饋進行錄入和存儲。通過利用相關的多媒體手段，把學生檔案中的圖片、視頻、文字等內容進行信息化處理并制作電子檔案，一人一檔案，通過數據化的存儲，方便院校或用人單位對檔案信息檢索和查閱，這既節省人力和相關資源，又使檔案管理工作效率得到顯著提高。另外還要建立以學生檔案為中心的信息管理系統，使學生的檔案信息內容形成統一的具有科學性的管理模式，以此促進學生檔案管理工作信息化建設。

院校還要不斷對學生檔案進行開發，增強檔案使用價值，以此促進檔案的應用效率。學生的檔案管理工作并不局限于對學生檔案的有效保存，還可以開發檔案的其他價值，以促使檔案能夠發揮最大的實際價值。所以在對檔案實行管理的過程中，不僅要對學生檔案進行有效整理和存檔，還要對檔案的數據資料和內容進行研究，從而為相關的文獻或研究提供有價值的數據參考。院校還可從學生檔案中總結有規律和結論性的數據信息，以此為院校的各項教學內容、服務和管理等方面提供有價值的服務。

（三）對學生的檔案內容不斷豐富

學生的檔案內容是否真實、有效和全面，這對于學生的發展、院校的學生管理工作和社會對人才的評價和選拔均起到了十分重要的作用。現階段，有些技工院校的學生檔案內容比較單一，這就不能使用人單位在選拔人才時對學生有全面了解，因此院校不僅要做好學生檔案管理工作，而且對于學生的檔案內容要不斷豐富，以此能夠使用人單位在調閱檔案時能夠對學生有全面的了解。在學生的檔案內容中可添加關于學生特長、誠信、道德素養、心理和實踐內容等信息，同時院校可從客觀層面對學生的整體情況做出總結并歸檔，以此使用人單位對學生有客觀性的認識。通過不斷對學生的檔案信息進行完善，可以有效的將學生的在校情況真實、客觀的展現出來，還可以促進學生的個性化特征的發展，從而為學生能夠順利就業提供有利條件。

（四）強化檔案管理人員的隱私保護意識。

使用學生檔案時，經常會出現隱私泄露的問題，大部分原因是人為的泄密。對此，除了完善學生檔案管理相關制度、規范利用過程更要進一步強化檔案管理人員的隱私保護意識。有關部門要借助網絡、媒體等渠道，宣傳檔案隱私保護的新技術、新方法，表彰隱私保護先進人物和先進事跡，對玩忽職守的，要嚴厲批評和通報，營造良好氛圍，促進檔案管理人員自覺保護隱私的意識。

結束語

總而言之，技工院校的學生檔案管理工作是一個長期化、系統化和專業化的工作。院校在檔案管理工作中要結合教育發展趨勢，從管理思想和制度上不斷落實相關工作。在現代化視野下，要把握住學生檔案工作的發展動態，不斷增強對檔案管理的扶持力度，使學生檔案管理工作實現信息化的電子管理模式，還要對管理工作人員加強信息化技能培養，以使其更好的服務于本職工作，進而增強學生檔案工作的有效利用率，并發揮其最大使用價值。

參考文獻

[1]高靜.現代化視野下技工院校學生檔案管理的理性思考[J]. 中文信息，2019，000（005）：65.

[2]占素環.阻礙技工院校檔案工作發展瓶頸與對策[J]. 檔案管理，2013，000（005）：44-45.

[3]王澤娟.技工院校畢業生檔案管理的思考[J]. 科教導刊，2018，No.339（05）：179-180.

[4]石秀春.實現管理現代化是當前學校檔案工作面臨的重要課題[J]. 交通職業教育，2001（04）：53-54.

[5]張磊.關于做好檔案管理現代化工作的研究與探索[J]. 新教育時代電子雜志（學生版），2017，000（041）：240.