檔案管理在企業(yè)建設(shè)中的重要性

黃成兵

[摘 要] 企業(yè)檔案管理一直都是企業(yè)建設(shè)的一部分，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理一般都是對檔案信息進(jìn)行的一個(gè)儲存管理。而隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，一些新的管理技術(shù)和管理理念被引用到檔案管理中，檔案信息的作用和價(jià)值也被開發(fā)和利用。檔案信息的價(jià)值作用被發(fā)現(xiàn)，明確其在企業(yè)建設(shè)發(fā)展中的重要性，企業(yè)也更加關(guān)注和重視企業(yè)檔案管理。文章也基于此，詳細(xì)分析檔案管理對于企業(yè)建設(shè)和現(xiàn)代化管理的重要性。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；企業(yè)建設(shè)；重要性

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

加強(qiáng)對檔案信息的開發(fā)利用，促進(jìn)企業(yè)建設(shè)發(fā)展，成為了當(dāng)前企業(yè)關(guān)注的問題，并且把檔案管理納入到企業(yè)建設(shè)中的重要組成，積極探索檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，力求發(fā)揮出檔案信息的作用。但是在實(shí)際的發(fā)展中，如何做好檔案管理在企業(yè)建設(shè)中的價(jià)值，發(fā)揮檔案的開發(fā)和利用，完善檔案管理，促進(jìn)檔案管理在企業(yè)建設(shè)中的重要性值得研究。

一、企業(yè)建設(shè)與檔案管理

（一）企業(yè)建設(shè)

文章結(jié)合檔案管理對于企業(yè)建設(shè)的分析，更多的是針對企業(yè)文化。企業(yè)文化作為企業(yè)競爭力的一部分，直接關(guān)系著企業(yè)的健康發(fā)展。企業(yè)文化是一個(gè)企業(yè)的內(nèi)涵與靈魂，如果沒有了靈魂，又何談發(fā)展。企業(yè)文化不僅是企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵，可以加強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和戰(zhàn)斗力，對工作人員起到激勵的作用；而且企業(yè)文化對企業(yè)人員有著約束作用，有利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。所以企業(yè)文化建設(shè)一直都是企業(yè)發(fā)展中重要部分，企業(yè)文化建設(shè)可以說是企業(yè)文化相關(guān)理念的形成、塑造、傳播等過程[1]。

具體來講，企業(yè)文化是企業(yè)在長期的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展中形成，比如在發(fā)展中形成的管理思想、管理方式、管理理念以及群體意識等思維方式、行為規(guī)范的綜合。體現(xiàn)了企業(yè)的價(jià)值觀、經(jīng)營理念和行為規(guī)范，滲透企業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域；企業(yè)文化對形成內(nèi)部凝聚力和外部競爭力所起到積極作用，是現(xiàn)代管理的重要部分。其建設(shè)內(nèi)容就包括了物質(zhì)層、行為層、制度層、精神層四個(gè)方面。

（二）檔案管理

檔案是信息資源的組成，是知識的儲存器，也是知識咨詢和傳喚的媒介，同時(shí)檔案是保護(hù)過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。目前已經(jīng)被各領(lǐng)域利用，發(fā)揮其價(jià)值，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。檔案管理是對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理。企業(yè)檔案管理，就是對企業(yè)的檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用，是實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案信息進(jìn)行一個(gè)整理和儲存，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的開發(fā)利用。其內(nèi)容是企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄[2]。比如企業(yè)的制度規(guī)范、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益和發(fā)展策略等，為企業(yè)后續(xù)的改革發(fā)展提供依據(jù)。

檔案管理作為行政管理的一部分，為企業(yè)的內(nèi)部管理提供參考依據(jù)，記錄著企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來。此外檔案管理與企業(yè)文化有著緊密的關(guān)系，是企業(yè)文化的重要組成部分，可以說檔案管理見證企業(yè)的形成與發(fā)展；而且企業(yè)檔案管理也是企業(yè)精神文化與價(jià)值觀的體現(xiàn)，記錄著企業(yè)在發(fā)展過程中的文化氛圍。如果沒有檔案管理，那么企業(yè)文化就是不完整的[3]。企業(yè)文化建設(shè)中，檔案管理就是文化積累的重要途徑。

二、檔案管理對于企業(yè)建設(shè)的重要性

企業(yè)檔案管理是企業(yè)文化積累的重要途徑，因?yàn)闄n案信息自身的真實(shí)性和完整性，為發(fā)展企業(yè)精神，推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)有著積極的作用，作為企業(yè)文化建設(shè)的重要部分，檔案管理的效率直接關(guān)系著文化建設(shè)質(zhì)量。檔案管理對于企業(yè)建設(shè)的重要性，體現(xiàn)于：

首先，檔案管理是真實(shí)準(zhǔn)確記錄企業(yè)文化及發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。記錄著發(fā)展過程中所形成的管理思想、管理理論以及管理方式等，還包括了企業(yè)發(fā)展一直以來的價(jià)值觀念、經(jīng)營理念和行為規(guī)范。通過真實(shí)的記錄和保存，把企業(yè)在發(fā)展中形成的文化實(shí)現(xiàn)有形。就比如規(guī)章制度，是在發(fā)展中不斷的完善和優(yōu)化，而每一次的完善和優(yōu)化都需要檔案信息提供參考依據(jù)[4]。比如企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，檔案信息記錄著歷史的發(fā)展?fàn)顟B(tài)和經(jīng)濟(jì)收益以及策略等，為工作開展與發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供依據(jù)；又或者是企業(yè)文化建設(shè)中一些管理理念的形成，都是從檔案信息體現(xiàn)，如果沒有檔案信息，那么這些都是不存在的，無從體現(xiàn)。

其次，檔案管理也是對企業(yè)文化建設(shè)的歸納和梳理，是在記錄的基礎(chǔ)上做進(jìn)一步的分析和整理。在對檔案信息收集之后，需要進(jìn)一步的對信息資料進(jìn)行整理篩選和統(tǒng)計(jì)，去除一些不必要的，留下具有價(jià)值的檔案信息。方便使用者對信息資源的開發(fā)利用，認(rèn)清公司文化建設(shè)的成果和不足。就比如對于企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)教育工作的開展，是通過培訓(xùn)幫助企業(yè)全員明確公司戰(zhàn)略、目標(biāo)等，而每一次的培訓(xùn)都需要不斷的完善和優(yōu)化，結(jié)合上一次的培訓(xùn)結(jié)果和內(nèi)容，做好改善，而每一次的改善的依據(jù)都是在當(dāng)前員工的發(fā)展基礎(chǔ)上，以上一次培訓(xùn)情況作為參考依據(jù)，那么上一次的培訓(xùn)情況則需要檔案工作做好記錄和管理，作為參考依據(jù)。

三、企業(yè)檔案管理策略

為了進(jìn)一步發(fā)揮出檔案管理的作用，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)。還需要結(jié)合現(xiàn)代化發(fā)展的現(xiàn)狀和要求，提高檔案管理的效率。

（一）企業(yè)檔案管理的原則

企業(yè)檔案管理，要發(fā)揮其作用，在檔案管理中，需要堅(jiān)持一定的原則。首先要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，在企業(yè)文化建設(shè)中，對于企業(yè)檔案工作，要建立統(tǒng)一的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、綜合的管理。

其次是確保檔案信息的完整與安全，其完整是從數(shù)量上和質(zhì)量來講，必須要保證檔案內(nèi)容的完整，確保相關(guān)信息的真實(shí)性和精準(zhǔn)性，不可弄虛作假，要客觀記錄企業(yè)相關(guān)的信息資料。而安全主要是體現(xiàn)于對檔案信息的保密，防止出現(xiàn)信息泄露或丟失等現(xiàn)象，避免影響企業(yè)健康發(fā)展，一定要做好檔案信息的安全管理保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，維護(hù)合法權(quán)益。

最后是企業(yè)對檔案信息的開發(fā)利用，企業(yè)檔案的利用，是檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，也是檔案工作的最終目的。因此對企業(yè)檔案管理，要加強(qiáng)對檔案信息的開發(fā)利用，而且通過對檔案信息的利用情況，檢驗(yàn)檔案工作質(zhì)量。

（二）提高檔案意識

企業(yè)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)對信息的收集、整理、儲存和保管，從而開發(fā)和利用，做好依法、依規(guī)管理。所以企業(yè)的管理人員要重視檔案管理的重要性，提高檔案管理意識，加強(qiáng)檔案管理。

比如針對一些工業(yè)技術(shù)型的企業(yè)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為了進(jìn)一步提高經(jīng)濟(jì)效益，提高競爭力，就需要不斷地對相關(guān)技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化升級。而在技術(shù)的改造過程中，為技術(shù)改造升級提供依據(jù)的是技術(shù)檔案，就比如一輛卡車的改造，也需要在該卡車的以往技術(shù)檔案上做進(jìn)一步的分析，否則將會浪費(fèi)大量的時(shí)間去探索，還不一定有結(jié)果。又比如在制定發(fā)展年度戰(zhàn)略的時(shí)候，需要參考往年的發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)濟(jì)收益，才能確保戰(zhàn)略的科學(xué)性。這些都表明了檔案管理的重要性，因此作為企業(yè)人員，應(yīng)該重視檔案管理，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理意識。

（三）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

現(xiàn)代化發(fā)展中，信息化、自動化、智能化依然成為時(shí)代的代名詞。一些新的發(fā)展理念和技術(shù)不斷的引進(jìn)，企業(yè)也順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不斷的改革創(chuàng)新。為了跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，就需要重視檔案管理的信息化發(fā)展[5]。

目前的管理中，一般都是利用檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)信息化的管理。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理、數(shù)字化加工及信息化服務(wù)于一體。在管理工作利用先進(jìn)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動化的管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上接受、網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上查閱。

四、結(jié)語

文章對檔案管理在企業(yè)建設(shè)中的重要性探究，通過分析檔案管理的實(shí)際作用和對文化建設(shè)的重要性，對檔案管理的發(fā)展提供了一定的發(fā)展策略，推動檔案工作的改革發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)建設(shè)。在實(shí)際的發(fā)展中，還是需要以企業(yè)實(shí)際發(fā)展為主，探討檔案管理的改革發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]吳警.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的分析研究[J].蘭臺世界，2020（S1）：133-134.

[4]溫云鳳.淺談企業(yè)建設(shè)中檔案管理的重要性[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會”論文集（下）.中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：《科技與企業(yè)》編輯部，2016：237.

[5]周彩芳.企業(yè)檔案管理探討[J].蘭臺世界，2020（S1）：143-144.