高校檔案全宗卷探究

杜瀟函

摘 要：高校因業務綜合，機構設置復雜，在檔案管理的過程中會形成各類全宗卷材料，許多高校因管理工作不夠科學嚴謹，導致全宗卷材料流失及利用不到位等情況，本文致力于探究高校檔案全宗卷管理的規范方法，從而推動高校檔案管理基礎工作的開展。

關鍵詞：高校;全宗卷;管理

全宗卷是管理全宗檔案的“檔案”，它不僅包含了形成全宗檔案的所有文件資料，還充分反映了檔案記錄的全部過程，較好的為檔案部門各項工作的開展助力。高校檔案與其他單位檔案存在很大的不同，高校因業務綜合，既存在機關行政部門，又存在教學科研部門，因此并非一個簡單的檔案體系，該體系中所包含的內容繁雜、綜合性強，其中含黨政、科研、教學、財會、基建、外事、產品、出版、資產設備等眾多門類，在高校的科研能力提升和人才培育等方面起到了夯實基礎的作用。在高校的檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用和檔案管理新技術的應用過程中所形成的材料都應做好專門的管理保存，更好的為其所用。但在高校檔案管理的實際工作中，很多高校對于檔案工作的整理、記錄和統計工作不夠重視，不僅流程缺乏科學規范，而且在形成特點及管理的細節上也存在問題。

1 高校檔案全宗卷的特點

1）內涵更加豐富，全卷宗按照其性質是由兩部分基本組成的，第一是對一些能夠反映單位概貌、組織機構設置、歷史沿革和工作職能、學校重大事件等反映立檔單位情況的文件材料;二是在全宗檔案形成、收集、整理、鑒定、統計、利用以及運轉等各工作環節產生的，反映全宗實體收、管、用的，可以作為歷史憑據使用的資料。而且由于近些年國家行業標準的推廣普及，各單位都開始開展對工作環節形成的全宗材料紙質與電子文件雙備份，使得全宗卷內容更加豐富。

2）積累周期的延續性，因為在全卷宗材料中，所有的材料并非一日形成，而是長期的積累而成，只有形成了一定規模才可整理成冊，再進行下一輪回的積累工作，而這個積累工作會隨著全宗的管理一直延續下去，永不終止。

3）數量龐大，難以計算。因為全卷宗的內容并不是一定時期的，而是隨著時間的積累越來越多的，所以，很難估算出一個具體數額，給立卷工作帶來很大難度。

2 如何改善對高校檔案全宗卷的管理

2.1 強化檔案管理人員培訓工作，建立并完善檔案管理監督機制

對于檔案工作人員，部門須做好普法宣傳及法律培訓，增強檔案管理人員的法律意識，培養業務素質過硬的檔案管理人員。很多單位的工作人員對于檔案法規的都十分陌生，甚至有的檔案管理人員不清楚什么是全宗卷、如何管理全宗卷等情況，這就要求部門一定要加強管理，做好宣傳，對員工定期進行培訓，培養出法律意識濃厚，業務能力過硬的工作人員;有計劃地開展檔案培訓教育工作，要讓檔案管理人員了解到檔案管理工作的重要性，明晰工作任務，把握崗位職權，提高業務能力。部門要建立起監督機制，對檔案管理過程中容易出問題、出差錯的環節，尤其是全宗卷管理這樣的基礎性工作，要加強監督。始終秉持“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的宗旨，將檔案基礎業務工作做好、做實，助力檔案工作實現新的發展。

2.2 強化檔案管理工作規范，重視全宗卷的日常管理

在日常全宗管理工作過程中應注重全宗卷的積累和完善，嚴格按程序辦事、按流程辦事，及時做好每項工作任務的記錄統計工作。在日常的檔案收集工作中，檔案管理部門在接收立檔部門移交的零散材料時應做好移交材料清單，清單中項目應逐條細致羅列，一覺人與交接人雙方都應簽字蓋章，做好自存和全宗卷留存備查工作;在日常檔案整理工作中，因高校檔案內容繁雜，存在高校黨群行政類工作材料多，后續利用頻率高的情況，部分高校會對黨群行政類檔案較為重視，單獨為其編寫目錄說明，其他門類檔案在歸檔后利用頻率較低，則不再單獨編寫目錄說明，對全宗卷材料全面性、整體性缺乏重視，導致全宗卷材料不夠完整。因此在實際工作中，應要求檔案管理人員在整理完畢后按照檔案類別制作目錄說明，一式兩份保管，一份存在目錄中一份應歸入全宗卷中，方便日常使用。在說明的編寫過程中，應要求其將整理依據、立卷原則、整理情況等詳細注明。在檔案的日常保管工作中，要及時做好對現存檔案狀況、是否存在破損等情況的檢查，檢查完成后形成記錄留存，尤其對于存在破損情況的檔案要認真做好修復工作，并對修復情況進行記錄。按照檔案庫房“十防”要求，調節好庫房溫度及濕度，日常做好巡檢記錄，并定期對庫房內溫濕度的記錄情況進行分析。以上記錄及分析形成的材料都應歸入全宗卷作為日常工作底稿。在檔案利用工作環節中，及時完成檔案查借閱的登記工作，但很多單位僅對查借閱情況簡單登記，并未做好利用效果的記錄，有一些檔案利用當下未顯示效果的，后期還應進行追蹤記錄。如有在檔案使用后對社會及經濟產生一定效益影響的事實案例，應按年度整理撰寫典型案例匯編。不僅能夠豐富全宗卷的內涵，還能夠充分利用檔案的價值。最后，檔案銷毀鑒定工作也應引起足夠重視，不能只依靠保管期限來決定是否銷毀檔案，對于一些雖已到期，但仍存在利用價值的材料，仍應繼續保存，因此該項工作要求檔案鑒定人員應堅持實事求是、嚴謹負責的態度，用全面、歷史、發展的眼光來鑒定檔案，并在工作后做好分析報告，報告中不僅應該有監銷人、銷毀人簽字，還應由部門負責人及分管校領導審批簽字，將其歸入檔案銷毀清冊中留存，鑒定報告及銷毀清冊都要歸入全宗卷內。

2.3 提高全宗卷管理科學性和客觀性，推行數字化技術管理手段

在當前互聯網時代的背景之下，高校對全卷宗進行管理時可以充分應用大數據技術，推動檔案管理工作的數字化進程，從而提高全宗卷的管理水平。全宗卷作為“檔中之檔”也應被納入數字化建設范圍，充分發揮全卷宗在檔案材料應用中的統領作用。在管理全卷宗時一定要結合時代背景，利用互聯網技術，和當前發達的大數據應用技術，積極推動檔案管理的現代化進程，將全卷宗的管理工作提升到一個新的層次上。在建設檔案管理數據庫時，首先要結合高校的實際情況，在當前數據庫中建立全宗卷總庫及字庫，然后輸入需要查詢的項目，即可迅速檢索出需要使用的文件。由于數據庫對數據強大的整理和計算功能，在尋找文件時，可以迅速而便捷的找到所需得到文件和數據，大大提高了工作效率。

3 結束語

綜上所述，對全宗卷進行規范化、體系化的管理，不僅能夠體現高校檔案管理工作的科學與嚴謹，還具有極強的實用性和宣傳性，對高校檔案管理的基礎工作的進步起到很大的推動作用。