我國人事檔案管理現狀及改革若干問題探究

郭飛

摘 要：我國現階段的人事檔案管理工作具有一定的歷史遺留性，傳統的人事檔案管理辦法已經很難適應飛速發展的中國社會需要，現階段人事檔案管理工作中存在的問題也很突出。這些問題值得我們思考和總結，發現問題并解決問題，提出行之有效的改革措施。在充分利用資源的條件下要盡可能迎合社會發展，發揮現代化管理的作用，尊重歷史與事實，遵循法律與制度，使人事檔案管理工作更好的服務社會與人民。

關鍵詞：人事檔案;管理現狀;改革措施

人事檔案產生于國家機構和社會組織對于人事管理活動的需求;即我國人事管理制度的一項重要內容，它不僅記載著每一個人的身份、學歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現和業績等內容，還與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，更重要的是人事檔案幾乎記載了每一個人的人生經歷，在黨政組織、企事業單位等選拔干部和使用人才，以及個人轉正定級、職稱申報、辦理社保等相關證明時，起著憑證、依據和參考的重要作用。

1 人事檔案管理現狀

我國現階段的人事檔案管理工作具有一定的歷史遺留性，它是我國特有的經濟體制和歷史條件下建立的人事管理模式。隨著改革開放的進行，我國社會由計劃經濟向市場經濟轉變，老套的人事檔案管理辦法已經很難適應飛速發展的中國社會需要。社會在變革，我國的人事檔案管理工作也在不斷的發展，但人事檔案管理工作中存在的問題也很突出。這些問題值得我們思考和總結，進而提出行之有效的改革措施。

1.1 人事檔案管理模式不匹配

人事檔案管理工作既是一項服務性工作，又是一門融合了多學科的綜合性行政工作。前面講過，我國的人事檔案管理工作具有一定的歷史遺留性，隨著幾十年改革的探索，我國成功地實現了從計劃經濟體制向社會主義市場經濟體制的轉軌，這就要求我們的人事檔案管理工作不能一味的按照舊的模式進行。社會發展的變化不斷催生我們人事檔案管理工作中的一些問題，這些矛盾充分表明了現階段我國人事檔案管理工作模式與社會發展的不匹配。

1.1.1 管理體制的問題

我國人事檔案管理體制的改革并不適應于現階段社會的發展變革。隨著我國社會從計劃經濟向市場經濟轉型，與之相應的人員流動也不斷增多，原有的一體式自上而下的人事檔案管理體制受到市場化影響變得有些混亂，究其原因，就是尚未形成完善的人事管理新制度以適應現階段我國經濟社會的發展需要。改革開放前，我國的人事檔案管理工作主要基于革命年代建立的體制，人事檔案重于記錄個人的政治、歷史背景以及思想道德修養等方面，但特點是統一歸政府機構、機關和國企、事業單位人事部門管理，管理權較為明確。隨著改革深入和經濟的發展，許多民營和外資企業等開始紛紛崛起，大量人才和員工流入這些企業中，但是其人事檔案保管權卻依然歸于當地人才交流中心，民營和外資企業要定時繳納一定的管理費用。這就導致許多用人企業和人才交流中心不能隨時就人員檔案的內容進行修改、更新和完善。組織人事部門對于這些企業人事的管理和了解僅限于紙面內容，人才流動服務中心沒有監管這些企業的責任，而企業主管人事的部門職能又在不斷弱化，尤其是對于那些人員流動頻繁的部門，每年甚至頻繁到每月都有人員流動，這種人員的人事檔案很少被詳細地記錄下來，于是就造成了一些檔案的斷檔。另外，很多企業的人事檔案記錄內容照搬政府機構、機關和國企的歸檔內容，依然著重記錄個人的政治、歷史背景以及思想道德修養等方面，缺失很大一部分人事調動、工作業績和實際工作情況等內容，很難全面反映員工的基本情況，參考價值不大。

1.1.2 管理人員的問題

由于缺乏有效的監督，加上很多國企、事業單位對檔案管理人員的剪裁，而一些外資、民營企業又對人事檔案管理重視度不夠高，很多單位甚至沒有專門的負責人事檔案管理的人員，一些兼職的、或外聘的檔案管理人員沒有接受系統的培訓，專業素養更是有待提高，這就造成許多人事檔案的信息收集和歸檔整理不規范、不完善;一些單位的檔案管理人員更換頻繁，工作交接粗心不負責，造成人事檔案的丟失和遺漏，這些問題都是很突出的。久而久之，我國社會人事檔案管理水平就在不斷降低。

1.1.3 管理方式的問題

企業和部分單位在人事檔案管理方面投入的人力和資金不足，一些檔案資料袋和紙質檔案破損、受潮、蟲蛀和缺頁以及部分裝訂散開等問題都很嚴重。管理方式的不合規矩，加上部分企業和單位對于員工人事檔案重視度的宣傳力度不大，造成人員流動、崗位變遷、職位升降等方面較為隨意，沒有及時補充相應的檔案資料，這些問題都造成人事檔案的缺失和全面性不夠，當某些原因需要調出人事檔案時，發現人事檔案斷檔嚴重，于是檔案造假現象層出不窮，這樣一來，人事檔案的真實性大打折扣，可借鑒性所剩無幾。

1.2 人事檔案管理缺乏先進性

1.2.1 管理意識缺乏先進性

人事檔案管理意識缺乏和觀念守舊很容易造成管理工作的落后。有些企業或單位從領導到檔案管理從業人員都對人事檔案管理缺乏重視度，生產和業務總能與時俱進，但人事檔案工作卻沒有時時改進和關注，領導重視度不夠，工作人員自然懈怠，很難做到積極主動的將人事檔案資料定時整理、上報、修正等一系列工作做好，沒有很好的遵循科學發展觀和以人為本的精神。

1.2.2 管理手段缺乏先進性

隨著我國經濟的飛速發展，各式各樣的企業、單位對人才的需求不斷加大，人員流動頻繁造成一種現象，就是“檔”不隨“人”走。傳統的人事檔案管理手段已經落后于時代的發展。很多企業和單位的人事管理部門還沿用手工管理紙質檔案的方法，管理和辦事效率大大降低。

1.2.3 管理設備缺乏先進性

信息時代的到來讓計算機成為辦公和存儲資料的不可或缺的辦公設備。未來企業和單位無論是辦公還是管理都在向著自動化過渡，相關的電子設備將成為必需品。部分單位傳統的人事管理設施已經不能跟上時代的步伐，現代員工人事資料不僅包括文字，還有照片、影像等大量的信息需要存儲，不采用先進設備信息化處理和收集人事資料，眾多企業、單位之間都不能很好地互通信息，更別說適應信息化的社會。

2 人事檔案管理改革探究

2.1 依法管理人事檔案

人事檔案所涉及的內容不僅關乎個人的隱私和權益，更是國家檔案和國家發展的重要環節，依靠法律保護和規范才能更好的完善人事檔案管理工作。《檔案法》的頒布為檔案管理工作和人員人事檔案提供了法律依據和保障，也規范了相關內容。在國家法律的框架下，建立健全各種人事檔案管理的相關規章制度是當務之急，現代化的檔案管理才能更好的適應社會經濟發展，促進人事檔案管理實際工作有條不紊地進行。

2.2 完善人事檔案管理制度

2.2.1 加強人事檔案收集的規范化與全面性

以往在人事檔案管理工作中普遍存在的一個重要問題就是材料的收集不規范以及人事檔案內容的不全面，這樣就造成檔案質量與可借鑒性較差。針對這方面問題，首先就是要求各個單位和企業要依法、依據條例制定適應自己實際情況的實施細則，并嚴格執行，制定統一的立卷和建檔標準更加有利于管理;什么樣的材料能夠入檔、什么樣的材料需要修改，都要一一審查。另外，要及時補充人事檔案中各人員流動、升遷、考核業績以及個人能力、業務水平、科研成果等鑒定情況等方面內容，做到相應的查漏補缺和內容完善。對于查、借、轉檔等各方面的業務都要進行規范化，建立一套切實可行的制度和規范流程。

2.2.2 加強有效的監督管理機制

人事檔案管理制度的順利實施離不開有效的監督和問責機制。要做到領導定期檢查、員工定期整理，或者設立專門的人事檔案管理負責人或領導小組統一管理、監督，并做定期匯報考核。條件允許的情況下，還可以對表現較好或較差的檔案管理人員進行適當獎勵和懲罰，獎懲并用來調動積極性。

2.2.3 核實人事檔案內容真實性

人事檔案系組織用人、個人升職待遇等許多重要方面依據，所以確保人事檔案真實可靠的重要性也就不言而喻。要保證人事檔案內容的真實可靠性，首先要考核規范管理人員，提高人事檔案管理重要性的認識，增強其業務水平。另外，對于歸檔內容要進行嚴格審查，認真核實規范后的檔案才能入檔;對于一些虛假材料要依法嚴格處理，及時糾錯。

2.3 增強檔案管理人員素養

增強人事檔案管理人員的素養是改革檔案管理工作的重要內容，因為管理人員是工作的具體實施者，他們素質的高低直接影響工作的能否順利進行。首先，理論要過關，定期的業務培訓和專業技術學習是重中之重。同時，培養檔案管理人員敬業奉獻的服務精神，實事求是的工作態度，認真負責的責任心和專業耐心的職業操守，在掌握新知識體系的前提下能夠將工作更具實效的完成好。對于工作中常常出現的問題，要定期互相交流討論，善于解決各種檔案工作特殊情況的問題。

2.4 完善設施建設，優化管理手段

現代化的人事檔案管理需要有專門的場地和設施，進行專人管理。硬件的優化是提高工作效率的必要條件，檔案盒、防火防盜設施、計算機等電子設備的配備以及空調、排風、防潮防蟲等設施都要按照要求配備。條件不允許的情況下，要爭取取得有關部門支持，同時也要因地制宜，充分利用現有資源，發揮其最大作用，可以根據實際情況來分層次引進新技術和設備。人事檔案管理從業人員要不斷加強學習，引進新技術人才的同時也要培養原有員工的新技能和新的管理理念，使其更好地適應現代化社會需要。

2.5 建設信息化檔案管理模式

信息技術的飛速發展促使現代人事檔案管理需要與時俱進，建立信息化檔案管理模式已經刻不容緩。

首先，要建立新管理理念。隨著社會不斷發展，人的信息越來越豐富，大量文字、照片、影像等電子檔案需要管理。人事檔案管理面臨新的變革，不管是從收集到整理、歸檔、統一化管理以及分類存儲，都離不開信息技術。社會發展日益變化，要滿足現代化需要，人事檔案管理就不能因循守舊，建立新工作思維和管理觀念是核心基礎。

其次，將人事檔案電子化，建立數據庫和信息管理平臺，進行高效網絡化管理。利用新興軟件、APP、以及小程序將原有的紙質檔案電子化，但前提是內容的統一和對照，滿足日常人事管理的新需要。建立統一的規范數據庫，充分利用現代技術和設施對人事檔案管理進行電子化管理和工作，大大提高工作效率和安全保密性，同時也為考察員工、人員調動升遷、干部任免等工作提供方便的數據平臺。

總之，人事檔案管理要實事求是、以人為本，更要與時俱進。在充分利用資源的條件下要盡可能的迎合社會的發展需要，充分發揮現代化管理的作用，客觀提供真實可靠的人員資料，尊重歷史與事實，遵循法律與制度，使人事檔案管理工作更好地服務社會與人民。

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