淺談機關檔案管理現狀和對策

霍柳嫦

摘 要：為更好地適應經濟社會發展情況，適應時代發展特征，我國大力推進政府機構改革，在政府機構改革的過程當中，對于機關檔案的管理一直以來是十分重要的部分，由此也產生了許多新的工作方法，取得了一定成績，但是不可否認的問題是仍有一些不足需要解決。本文主要分析討論在新時期政府機構改革背景條件下，機關檔案管理現狀和對策，意在通過對存在問題的分析討論，提出合理有效的解決提升方法，促進機關檔案管理水平的提高。

關鍵詞：機關檔案管理;管理現狀;管理對策

政府機關檔案種類繁多，數量巨大，在改革過程中對其進行管理是一項十分繁重的工作，現階段總體看來，機關檔案管理依然存在一些問題，特別是在機構改革推進的過程中，新設專門管理部門與進行機關檔案交接時，存在的問題尤為突出，現狀令人堪憂。

1 機關檔案管理的現狀

現階段，機關檔案管理存在的問題集中在機構改革后檔案管理部門新設與機關檔案交接過程中[1]，尤為突出的表現在制度缺失、人才匱乏與認識不足三個方面。具體機關檔案管理的現狀分析如下：

1）機關檔案管理的制度缺失。機關檔案管理的制度缺失導致的最終結果，是當機構改革，如辦改局等，檔案管理部門新設時缺少科學的指導與依據，無論是在統計歸檔還是檔案接收方面都缺少詳細規定，這就勢必會導致一方面新老檔案管理部門在進行機關檔案交接的過程中出現問題，造成手續不全、資料缺失等情況的發生，另一方面則是影響到后期檔案的歸類、統計、整理等工作，不利于機關檔案工作目標管理認定實現全覆蓋，不利于機關檔案廣泛收集、重點收集、適時收集等工作的開展。

2）機關檔案管理的人才匱乏。在信息化時代背景條件下，機關檔案管理的人才匱乏問題暴露的格外明顯，在現階段的機關檔案管理當中，依然有大量的工作人員沒有經過專業的檔案信息化管理訓練，不具備知識也不掌握技能，這就使得機關檔案管理的效率低下，容易出現偏差。同時，也由于機關檔案管理的人才匱乏，使得檔案信息化管理不易推行，即便是伴隨機構改革新設檔案管理部門，同樣的效率低下、存在偏差問題依然會存在[2]。

3）機關檔案管理的認識不足。機關檔案本身具有保密性、歷史性、安全性與重要性的特點，其所包含的大量信息對于記錄機關單位歷史沿襲、改革發展、人事任命、人員考核等具有重要的參考意義。然而，現階段在機關檔案管理過程中，普遍存在單位與工作人員對檔案重視程度不足的問題，尤為突出的是檔案不統計，不歸類，不清楚的情況，由此造成檔案管理上出現漏洞，查找時不知道在哪兒找，移交時不清楚交什么等問題。

2 機關檔案管理的對策

機關檔案管理存在的問題具有普遍性，特別是在政府機關改革發生的短時間內，上述問題的發生較為明顯。為此，針對上述機關檔案管理現狀，機關檔案管理的對策可以主要從建立健全機關檔案管理的各項制度，提高檔案管理人員的素質水平和提升對檔案管理的重視程度三個方面著手實施。下文對機關檔案管理對策具體分析如下：

1）建立健全機關檔案管理的各項制度。在機關檔案管理需要建立健全的各項制度當中，比較重要的制度包括《檔案保密制度》《檔案借閱制度》《檔案歸檔制度》和《檔案室管理考評制度》等。機關檔案管理的制度建設，是機關檔案管理走向規范化、正式化的必要基礎，只有實現制度的建立健全，才能為機關檔案管理各項工作的開展提供保障與指導。通過建立健全制度，可以提高機關檔案管理過程中包含的文件整理、信息分類、審批核對等工作的效率，使得各類相關手續得到規范。

2）提高檔案管理人員的素質水平。提高檔案管理人員的素質水平，主要包括兩個方面的內容，一是要提高檔案管理人員，包括領導管理者與具體工作人員對機關檔案管理的重視程度，二是要提高具體工作人員的檔案管理能力，特別是利用信息化技術方式管理機關檔案的能力。這就要求做好相關的培訓工作，一方面加大宣傳力度，提高領導管理者與具體工作人員對機關檔案管理重要性的認識，幫助其提高職業素養，另一方面則是要組織專業培訓，有針對性的，有規律性，有周期性的，對信息化檔案管理技術方法進行培訓，提高具體工作人員對信息化檔案管理技術的理解，由會到熟，由熟到精，以此提高工作的效率，提高檔案管理的水平，提高檔案本身對政府機關單位良好運轉的作用。

3）提升檔案管理的創新水平。提升檔案管理的創新水平，一方面是模式理念的創新，一方面是硬件環境的改善。進行模式理念的創新要求與時俱進，特別是要結合信息化發展特點，以此改變傳統的理念模式，改變傳統機關檔案管理可能存在的錯、漏、丟等問題現狀，實現機關檔案管理的高效化、信息化、透明化、快捷化。硬件環境的改善要求有資金的投入與物質的支持，比如引進先進的軟件系統，建設現代化的管理庫房，建立機關檔案專屬信息庫等。

3 機關檔案室管理現狀改善的思考

機關檔案室是機關檔案管理的主要部門，具有獨立性、專屬性等特點，特別是在新設機關檔案室時，要特別突出機關檔案室的屬性特點，抓好機關檔案室的建設與管理，規定建設時限，適當給予壓力[3]。具體來說，機關檔案室管理應注意依法做好檔案管理工作，開發檔案的深層價值和不斷適應并嘗試新的管理技術方法。三個方面具體分析如下：

1）依法做好檔案管理工作。我國對于檔案管理有系統和明確的法律規定，如《檔案法》《檔案法實施辦法》等，由此可以看出國家對于檔案管理的重視。為此，法治觀念與意識應該被放在機關檔案室管理過程中的重要位置，以此確保相關制度的有效落實，從而使得機關檔案室的作用能夠發揮，工作能夠落到實處，使得檔案真正得到妥善保管，發揮出記錄、證明、參考的作用。

2）開發檔案的深層價值。機關檔案本身是一種資源，機關檔案室在進行檔案管理時應適度站在資源管理的角度上考慮問題，由此有助于提高機關檔案的主動性。特別是在當下信息化蓬勃發展，信息流通加快，共享理念成為共識的情況之下，機關檔案本身所具備的信息價值較高。對于部分檔案，在管理的過程中，機關檔案室可以借助互聯網向社會提供一定的借閱服務，由此使得機關檔案的價值得到提升，另外也可使得機關檔案室成為政府機關的對外展示窗口，有助于樹立良好的政府形象。

3）不斷適應并嘗試新的管理技術方法。隨著科學技術的不斷進步，檔案管理的技術方法勢必會得到快速發展，與此同時所帶來的理念與模式創新也是其中很重要的一個部分。為此，這就要求檔案室在具體工作的過程中要大膽嘗試新的管理技術方法，接受新的理念與模式，一切嘗試與接受應建立在提高工作效率與檔案管理水平的基礎之上。這就要求領導管理者要給予十足的重視，要求具體工作人員要不斷提高自身的素質能力，以適應崗位的變化與工作的需要，由此使得機關檔案管理現代化進程加快，信息化水平提高。

4 結語

隨著我國政府機關改革進程的不斷加快，改革程度不斷提高，改革水平不斷深化，對機關檔案管理的重視程度勢必會不斷提高，對機關檔案管理的要求也會隨著提高。雖然現階段機關檔案管理依然存在很多問題，但是由此帶來的工作改善的巨大空間還是讓我們看到了機關檔案管理進步的可能。目前看來，建立健全機關檔案管理的各項制度，提高檔案管理人員的素質水平和提升對檔案管理的重視程度是十分有效且必要的方法。

參考文獻

[1]盧佳美.檔案管理中如何對檔案統計工作的內容和意義進行分析[J].數碼設計（下），2020，（2）：219.

[2]陳釗.檔案管理中整理歸檔現實意義的若干思考[J].黑河學刊，2020，（2）：31-32.

[3]甄美英.機關機構改革檔案處置與管理有關問題的思考[J].卷宗，2019，（20）：71.