談文書檔案管理辦公自動化應用

武海英

摘 要：在信息化背景下，檔案管理也面臨著新的機遇和挑戰。如何跟上時代的步伐，提高管理的科學性，實現辦公自動化，是各單位、各企業需要關注的問題。傳統的公文檔案逐漸向電子檔案轉變，辦公自動化給管理工作帶來了更多的便利，無論是收集信息、整理數據還是存取資料，效率和質量都有了很大的提高。因此，合理利用信息技術，提高自動化管理水平和安全性，已成為檔案工作的重要組成部分。

關鍵詞：信息化程度;辦公自動化;科學性

在自動化背景下，檔案管理的辦公自動化是必然趨勢。加強自動化應用，必須從檔案管理信自動化出發，靈活運用電子自動化技術，提高管理安全性，豐富管理方法和手段，提高工作效率。

1 當前檔案管理中存在的問題

1.1 自動化程度和水平不高

目前，檔案管理的信息化水平有待提高。在互聯網時代，信息化的發展已經成為幾乎每個行業的發展趨勢。而且，隨著網絡新設備的不斷發展，引進新設備、新技術已成為推動檔案管理有效實施的重要措施。但目前，我國一些企業對信息化發展的認識還不夠，特別是一些企業和單位檔案復雜、數量龐大。沒有集團的資金投入，將難以實現全面的自動化發展，阻礙自動化建設，降低檔案管理的有效性，無法為客戶提供更好的服務。

1.2 缺乏專業的人才

堅持創新是市場發展的要求，是時代的必然趨勢。因此，人才已成為管理的重要因素。自動化辦公要求人員具備專業知識和技能，特別是掌握信息技術，能夠不斷學習新的知識和概念，操作先進的設備，以促進辦公自動化的發展，實現檔案管理的高效率。然而，在實踐中，專業人才的缺乏已成為一個主要問題，人員不能運用科學有效的手段來提高管理工作水平，信息技術應用能力低，觀念相對落后，影響了檔案管理的自動化應用。

2 辦公自動化應用在檔案管理中的優點

辦公自動化與傳統檔案管理的區別在于，它通過信息化手段簡化和改善了繁瑣的手工勞動。信息將通過電子文件和文件進行綜合傳輸、傳輸和傳輸。辦公自動化應用于檔案管理，它有著非常大的作用，具體表現在很多方面。為了提高檔案管理的效率，傳統的檔案管理模式一般采用手工復制檔案的方式。然而，檔案管理人員的失誤或中間文本數據傳輸環節的失誤，都會導致檔案管理出現較大的差錯，效率會不斷下降。信息技術出現后，檔案管理人員可以通過點擊鼠標完成原始文件的復制工作，大大降低了出錯的可能性;有利于文檔文件的信息共享，原始文件只存儲在傳統的倉庫中，有用的信息可以對外共享，科研機構和公眾使用。辦公自動化工具在有效保存檔案的同時，可以對公文檔案中的數據進行系統的統計和分析。它使得文件中的數據能夠得到很好的利用，大大縮短了文件信息的反饋時間;方便了文件的檢索和提取，只要計算機輸入相應的數據，就可以通過模糊查詢快速提取出所需的文件。

3 檔案管理辦公自動化應用途徑

3.1 落實提升檔案信息化管理水平的工作

提高管理信息化水平是實現辦公自動化的重要措施。只有將信息技術、智能技術和自動化技術相結合，才能為辦公自動化的應用提供充分的條件，提高檔案管理的效率和水平[3]。

1）為提高工作效率和質量，應建立科學的信息系統，改進檔案管理流程，利用自動化技術實現數據的整理、記錄、讀取和保存。

2）加強資金投入，引進計算機、掃描儀器等必要設備，簡化檔案管理內容，為員工開展工作創新節省更多時間和精力，推動辦公自動化發展。

3）要規范檔案管理的流程，特別是在辦公自動化的應用中，無論是數據的整理、存取，還是檔案的分類存儲，都需要經過一定的程序，按照標準流程操作，以提高準確性和嚴謹性。

4）要組織職工學習新概念、新技術，增強對辦公自動化的認識，全面推進自動化實施，推動管理信息化發展。也可以結合相應的激勵機制，鼓勵員工根據實際工作情況進行創新，提高管理水平。

3.2 提高自動化管理手段的科學性

1）為加強技術創新，實現科學管理，自動化帶來了更多的便利，但也存在許多漏洞。因此，必須建立更加科學的管理機制，用科學的手段推動自動化的發展，充分利用自動化的優勢，提高管理水平。有效利用信息系統的優勢，以企業自身的檔案管理需求為中心，結合市場發展趨勢，構建科學的管理體系，實現辦公自動化。既要保持技術創新，又要保持檔案管理的科學性，全面推進電子檔案發展，優化資源配置，提高信息資源利用率。

2）改革原有管理體制，根據辦公自動化的發展趨勢，結合具體的檔案管理內容，明確各部門、各崗位職責，制定科學的管理制度，以自動化技術推動管理工作向現代化方向發展，以適應社會發展的趨勢。

3）要提高全員的創新意識，明確檔案管理目標，創新服務意識，運用辦公自動化手段，豐富服務形式，建設特色服務文化，充分發揮檔案資源的價值。根據不同檔案信息的內容，為市場提供更好的數據，同時推動辦公自動化的應用，以優質的服務創造市場。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

1）要加強對檔案管理工作中一些重要因素和重要意義的培訓，灌輸員工的責任感，播放因檔案信息泄露或管理不善造成公司和個人損失等新聞短片，以加強工作人員對檔案工作的重視。只有強化責任感，才能提高檔案工作的執行力，為檔案工作人員提供更強大的精神動力，從而提高工作效率和質量，讓檔案工作更有樂趣。

2）只有在管理機制中加入科學的績效考核機制，對員工實施必要的獎懲措施，才能從根本上加強管理，提高管理效率。

3）要完善檔案信息化管理的監督機制，加強對管理者的監督，提高工作責任的明確性、公開性和透明度，促進員工之間的良性競爭。只有通過組織員工學習計算機相關知識，掌握軟件和設備的操作技能，同時培養員工的自主學習意識，通過激勵機制和監督機制，促進管理者不斷提高綜合素質，檔案管理的辦公自動化效率能否提高。

3.4 建立檔案管理的安全防范系統

自動化辦公系統廣泛應用于計算機技術，在信息的記錄、整理和傳輸過程中，文件的機密性會受到威脅。一旦信息泄露，將對企業或社會構成威脅。因此，要注重安全制度的創建和應用，規范檔案管理的具體流程和內容。例如，電子文件一般離線存儲，用于保存檔案的介質應妥善保存。要加強對電子檔案的檢查維護，建立專門的防范體系維護監測機構，定期排查系統安全隱患，為檔案管理創造良好的自動化辦公環境。

4 結束語

信息時代的到來，使電子信息技術廣泛應用于各行各業，促進了辦公自動化的發展。同時，時代的進步推動了檔案管理在企業管理、國家部門管理和教育機構管理中的重要作用。在辦公自動化的形勢下，也需要創新和改革。推進檔案管理辦公自動化是提高檔案管理水平和質量的重要措施。分析了當前檔案管理中存在的問題，探討了自動化在檔案管理中的應用。通過現代技術的應用，促進管理自動化的發展。

參考文獻

[1]黃思穎，彭韻楊，石繼輝.基于大數據技術與辦公自動化系統應用的電子公文歸檔討論[J].秘書之友，2019（4）：21-23.

[2]楊曉梅.辦公自動化環境下檔案管理的必要性與可行性分析[J].辦公室業務，2017（18）：187.