淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

邱穎

摘 要：文書檔案管理水平直接影響行政工作效率，在我國社會經濟轉型發(fā)展中日益重視提高行政效率，強調不斷優(yōu)化各方面的細節(jié)，尤其重視加強文書檔案管理。受以往各種因素的影響，我國文書檔案管理工作的科學性低，文書檔案管理方式陳舊，文書檔案管理手段創(chuàng)新不足，文書檔案的實用價值未能充分的發(fā)揮出來。還要從行政改革的背景出發(fā)，提高文書檔案的管理水平。

關鍵詞：文書檔案;管理方式;創(chuàng)新策略

文書檔案管理工作任務量較大，受到的影響因素較多，文書檔案的管理涉及復雜的系統(tǒng)性因素。提高文書檔案管理工作水平需要構建一個相互配合的機制，防止文書檔案在運轉中存在的各種疏漏現(xiàn)象。應當根據文書檔案的運轉需要制定可靠的管理規(guī)定，實現(xiàn)文書檔案管理技術與方法的樸素融合，創(chuàng)新文書檔案管理工作的理念，保證文書檔案進一步得到穩(wěn)妥的保管與應用。

1 文書檔案管理的主要問題

1）管理制度問題。當前文書檔案管理的主要問題在于文書檔案管理的制度缺失，文書檔案管理工作并未能按照規(guī)定的計劃執(zhí)行，文書檔案管理往往存在著較多的漏洞。由于傳統(tǒng)的管理方式限制了文書檔案的使用，老舊的文書檔案的操作方式不利于調動各方面參與文書檔案管理積極性，沒能給文書檔案的科學運轉提供有效的依據。很多制度條文不符合信息時代的變化，文書檔案管理制度與OA辦公系統(tǒng)結合的不緊密，因此造成一些文書檔案的損失。當前，文書檔案內部管理混亂的現(xiàn)象仍然存在，管理制度的更新修訂不足，給文書檔案的運轉造成了負面的影響。很多單位都想推動文件的優(yōu)化流轉，但是受傳統(tǒng)制度約束直接影響了文書檔案管理的整體效率。

2）領導重視不足。文書檔案管理應當形成科學的管理體系，強調在領導的高度重視與指導下加強文書檔案的運轉。當前文書檔案管理工作缺乏綜合性，未能形成統(tǒng)一的管理體系，文書檔案管理缺乏專職的管理部門，文書檔案在運轉中未能形成強有力的溝通與交流機制，這直接影響文書檔案管理的正常開展。部分領導不重視引進最新的文書檔案管理的標準，不注重文書檔案管理實現(xiàn)新突破，文書檔案管理的拓展不足，往往局限在傳統(tǒng)的方式方法上。文書檔案管理工作未能形成良好的氛圍，機構內部各部門對文書檔案管理的重視不足，沒能形成文書檔案管理的整體力量。

3）人員技術偏低。文書檔案管理的專業(yè)性日漸提高，文書檔案管理正在向著信息化方向發(fā)展，以往紙質文檔存儲的方式已經不符合時代發(fā)展的需要。有些從事文書檔案管理人員的專業(yè)性較低，兼職文書檔案管理人員不具備系統(tǒng)化的開展文書檔案管理的工作能力。一些從事文書檔案管理的人員未能經過系統(tǒng)的專業(yè)技術的培訓，因此導致文書檔案管理實質問題。檔案管理人員的拓展與進修不足，檔案管理人員的思維有較大的局限性。文書檔案管理工作還缺乏一個專業(yè)的團隊，未能形成明確的分工體系，導致文書檔案管理中存在著風險隱患。由于文書檔案管理人員的能力不足，實踐中不能解決好具體的問題，因此導致文書檔案管理的后續(xù)工作還存在一些漏洞。

2 文書檔案管理的創(chuàng)新措施

1）管理制度創(chuàng)新。為了提高文書檔案管理的整體水平，還要進行文書檔案管理制度的創(chuàng)新，強調不斷優(yōu)化文書檔案管理的制度方法，構建文書檔案管理的組織體系，確保文書檔案管理合理化的運轉創(chuàng)新。首先，根據文書檔案運轉的實際需要對文書檔案管理的流程進行修訂，確定文書檔案管理的具體業(yè)務規(guī)范與操作標準，逐步的對老舊且不合適宜的文書檔案管理制度條文進行淘汰或調整，從而保證文書檔案管理的可靠性。 其次，深層次的剖析我國文書檔案運轉中存在的問題，根據文書檔案運轉的現(xiàn)象修訂文書檔案的管理制度，注重深刻的總結文書檔案管理問題的原因，在此基礎上制定科學的懲罰與激勵制度，促進文書檔案管理人員依法開展文書檔案管理工作。第三，新時期還要優(yōu)化文書檔案的協(xié)調機制，注重不斷解決好文書檔案管理工作矛盾沖突，不斷積累文書檔案管理經驗，從而提高文書檔案管理的整體質量，解決文書檔案管理具體問題。新時代還要不斷強化文書檔案管理規(guī)劃，擬定科學的文書檔案管理的發(fā)展計劃，基于文書檔案管理工作的規(guī)劃進行制度建設，發(fā)揮管理制度對文書檔案管理事業(yè)的推動作用。

2）管理技術創(chuàng)新。新時代還要采用先進的文書檔案管理技術手段，強調把信息化的技術手段主動應用到文書檔案管理當中。應當不斷更新文書檔案管理的方式方法，做到合理化、科學化、專業(yè)化的開展文書檔案管理工作。首先，大力引進專業(yè)化和信息化的文書檔案管理信息技術，強調開發(fā)專業(yè)的文書檔案管理信息系統(tǒng)，強調自動化的開展文書檔案管理，進一步依靠信息技術保證文書檔案管理的準確性與安全性。其次，消除傳統(tǒng)文書檔案管理方式的低效運轉弊端，積極向信息化管理的方式靠攏，注重運用信息技術對文書檔案進行統(tǒng)一編號，進行文書檔案的統(tǒng)一安全設置，不斷創(chuàng)新文書檔案管理的模式，從而取得文書檔案管理的優(yōu)秀成果。合理安排文書檔案管理的內容，注重構建優(yōu)質的文書檔案管理體系，形成文書檔案的存儲、檢索與分享的優(yōu)化管理機制，自動化的對文書檔案存儲進行校對、檢索、共享，保證文書檔案的安全有序運行。持續(xù)進行技術更新還要引進第三方機構的輔助，強調在專業(yè)檔案管理機構的輔助下開發(fā)專業(yè)的文書檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文書檔案管理設備設施的廣泛升級，滿足文書檔案管理需要。

3）人才培養(yǎng)創(chuàng)新。新時代還要引進專業(yè)的文書檔案管理人才，強調文書檔案管理人員具備專業(yè)的文書檔案管理技術。首先，管理人員應當具備信息化的文書檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，懂得信息化的文書檔案管理的方式方法，能夠運用創(chuàng)新模式開展文書檔案管理工作。其次，加強文書檔案管理的考核與對比，強調文書檔案管理人員掌握先進的管理手段與方法，實現(xiàn)文書檔案管理思維的更新，有效彌補文書檔案管理的漏洞。其次，給予文書檔案管理人員培訓機會，根據文書檔案管理人員的成長需要給予專門的業(yè)務培訓，促進文書檔案管理人員圍繞著工作實際需要進行業(yè)務技能的提升。第三，根據文書檔案管理改革發(fā)展的需要促進相關人員研究文書檔案管理創(chuàng)新的課題，在課題研究中提高檔案管理員的專業(yè)水準，促進文書檔案管理人員不斷進行技術更新與優(yōu)化創(chuàng)新，推動文書檔案管理在實踐上提高能力水平，達到高質量的開展文書檔案管理的目標。新時期需要解決文書檔案管理人員能力不足的問題，著力構建系統(tǒng)化的文書檔案管理人才培養(yǎng)機制，充分的利用在職、團隊科研、專家培訓、課題研究的方式提高檔案員的能力素養(yǎng)。

4）信息安全保障。為了達到高質量的開展文書檔案管理工作的目標，還要加強文書檔案管理工作的安全保障工作。首先，應當優(yōu)化文書檔案管理的規(guī)范，針對現(xiàn)階段的問題把文書檔案管理納入索引表中，做到文書檔案管理的有效編制，保證文書檔案管理工作層次清晰，依據規(guī)范標準進行文書檔案的管理運轉。其次，強化文書檔案的分類管理，強調按照種類、年限、內容、密級等進行保管。明確文書檔案管理的主要內容，優(yōu)化文書檔案管理存儲方式，注重優(yōu)化安全防控體系，通過電子信息技術手段，智能化的控制手段，以及數據監(jiān)測機制保證文檔的有序安全運轉。第三，推動全員上下形成關注文書檔案安全的氛圍，明確具體人員與崗位的文書檔案管理安全職責，明確具體的任務要求，從而保證文書檔案管理工作沿著正確的方向不斷向前發(fā)展。

3 結論

我國文書檔案管理應當優(yōu)化管理機制，創(chuàng)新文書檔案管理的方式，注重以有效的方式應對文書檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，著力進行文書檔案管理的內部優(yōu)化改革，從而達到提高文書檔案運轉質量的目標。

參考文獻

[1]姚翠君.文書檔案管理的特點與創(chuàng)新策略的相關研究[J].中外企業(yè)家，2019.

[2]萬霞.文書檔案管理工作創(chuàng)新探討[J].城建檔案，2017.

[3]柳斐.文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].科技資訊，2017.