淺談如何做好綜合辦公室的檔案管理工作

李經緯

摘 要：綜合辦公室作為很多單位不可或缺的重要部門，其在單位當中有著獨特的作用，而檔案管理工作又是綜合辦公室的工作內容之一，其自身重要性不言而喻。但是，在現如今綜合辦公室檔案管理工作當中如何做好檔案管理工作卻成為首要問題。基于此，本文將主要針對如何做好綜合辦公室檔案管理工作展開探討，以期為相關從業者更好地開展自身工作提供參考。

關鍵詞：綜合辦公室;檔案管理;重要性

伴隨信息技術不斷發展，綜合辦公室檔案管理工作也邁入全新層次，長久以來，諸多綜合辦公室檔案工作者付出大量精力，通過對傳統檔案的手機、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用、統計等工作的熟練精通，令自身滿足職業要求，但是伴隨時代發展，僅僅依靠傳統方式無法良好開展綜合辦公室檔案管理工作，相關工作人員在保持這一敬業精神的同時，還需掌握新時代檔案管理工作方法，才能夠進一步做好此項工作。

1 綜合辦公室檔案管理工作存有問題

現階段，雖然綜合辦公室檔案管理工作相關工作人員具有十分可靠的敬業精神，但在日常檔案管理工作當中仍然存有一些普遍性問題，首先，由于綜合辦公室擁有繁多種類的檔案文書，導致其無法保證分檔歸類的準確性，其次，因綜合辦公室不僅需要開展檔案管理工作，同時也肩負日常接待這一職責與電話接聽等其他任務，導致檔案無法得到及時整理。此外，因綜合辦公室人員配比在某種程度上與其多樣化工作無法形成正確比例，導致綜合辦事檔案管理工作不具備較高詳細性，并且由于檔案管理缺乏規范體質，令檔案工作水平相對來講較為滯后。另外，因相關專業人員稀缺，知識檔案工作隨機性有余，靈活性不足[1]。

2 綜合辦公室檔案管理工作良好開展措施

2.1 提高工作人員素質，滿足新時代檔案管理工作所需

首先，應通過對綜合辦公室檔案管理工作人員思想與工作作用建設加以強化，促使其自身檔案管理工作責任感、使命感、事業感得到進一步強化，而若想切實做到這一點，首先需綜合辦公室檔案管理工作人員在政治思想上要就安定，同時精通業務，不斷解放自身思想以及更新觀念，促使其能夠在開展日常工作過程當中具備一定開拓性。其次，綜合辦公室檔案管理工作人員需具有強烈事業心與責任感，以及高度敬業精神，在工作時不斷拓展自身思路。除此之外，還需對其學習與培訓教育加以強化，促使綜合辦公室檔案管理工作人員整體素質得到有效提升，同時在這一基礎之上，深入學習《檔案法》與相關檔案管理知識，通過國家政策方針不斷提升自身業務能力。

2.2 完善現代化檔案管理體系

通過有效運用先進現代化技術能夠對檔案管理工作模式不斷完善改進，但是，現在大部分單位綜合辦公室檔案管理工作仍在沿用傳統方式，這一方式無法滿足時代發展所需，相對來講，也不具備較高工作效率，檔案管理工作完成效率也較為低下，耗時耗力。伴隨信息化時代到來，綜合辦公室檔案管理工作也正面臨工作方式與技術的全面革新，如何通過現代化信息技術有效開展綜合辦公室檔案管理工作，是所有相關工作人員首要思考問題。首先，可通過對其他單位綜合辦公室檔案管理工作優秀經驗學習與借鑒，通過將先進工作模式的引入更好開展檔案管理工作。另外，也可將現代信息網絡技術與綜合辦公室檔案管理工作相結合，通過檢索功能令檔案資料查找以更加方面快捷的姿態展現。或通過設置權限，對綜合辦公室檔案實施分級管理，此類方式不僅能夠促進綜合辦公室但檔案管理工作效率，同時也能夠令其安全性大幅度得到提升[2]。

2.3 加強檔案保存過程保護力度

在綜合辦公室檔案管理工作當中，保存是一項漫長時間的工作，而具備科學性的檔案保存方式對于延長檔案壽命而言至關重要，加強檔案保存力度主要可以分為具備科學性的分類保管、監控檢查、檔案選擇、檔案排列等四種，其中，在分類保管這一方面當中應做到不同載體的檔案做到分庫或分柜保存，并且備份檔案必須與原始檔案分別存放。在監控檢查這一方面當中，應對檔案管理庫房溫度與控制質量嚴加管控，對保管狀況、安全隱患、蟲霉、鼠情等定期檢查，而針對新載體檔案，則需以更加嚴格的態度實施定期檢查，若發現大難存有蟲霉、破損、字跡模糊等情況，應及時登記，并納入至修復計劃當中。在檔案柜選擇這一方面，具有重要性質的文件建議使用五節柜進行保存，針對磁性載體檔案則需放置于防磁專用柜。最后，在檔案排列這一方面當中，檔案排列擺放時首先應對避免相互擠壓嚴格注意，針對篇幅較多的檔案應最大限度展開平放，或將其卷成筒裝進行擺放，針對照片類檔案應將其放入專用相冊內進行保存，其相互之間不能相互接觸[3]。

2.4 健全制度，強化檔案管理規范性

在綜合辦公室檔案管理工作當中，工作人員應對檔案管理范圍、原則、方式加以更深層次明確，確保綜合辦公室檔案管理工作能夠做到有章可循。首先應制定歸檔制度，對各類文件材料歸檔原則、范圍、要求、時間明文規定，以便使用者能夠快速找到。其次是檔案安全保管制度，在綜合辦公室檔案保管工作當中，其是切實實現檔案維護完整與安全的重要顯現方式，這一制度需對單位現有客觀條件充分考慮，從而制定能夠與其相匹配的安全保管措施。最后，建立保密制度。這一制度主要是通過運用大難自身保密措施對綜合辦公室檔案工作人員提出保密要求，通過明確規定，不得擅自泄露任何檔案信息，如若檔案需要借閱，便需通過各類手續后對其復制或抄錄。

3 結語

綜合上文所述，伴隨現階段社會步入信息化時代，綜合辦公室檔案管理工作仍然有著不可或缺的重要作用，單位需與自身實際情況相結合，使檔案管理工作人員樹立正確工作意識、提高素質，通過現代化信息技術，采取更加方便、快捷、有效的檔案管理措施，從而建設具備更強科學性的檔案管理工作體系，加強檔案保存過程保護力度，強化檔案管理規范性，從而令綜合辦公室檔案管理工作能夠得到更加高效的發展。

參考文獻

[1]姜鋒.淺談新時期如何做好檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（8）：108-108.

[2]朱玉靜.淺談如何提升辦公室檔案管理工作效率[J].中國科技投資，2019，000（001）：164.

[3]陳萍.淺談如何做好信息時代下的檔案管理工作[J].商情，2019，000（029）：116.