老年大學(xué)示范校檔案管理研究

王卉

摘 要：隨著現(xiàn)代化技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉ钪械钠占埃瑱n案管理工作也迎來了發(fā)展的新時(shí)期，隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的增多，人們對(duì)于檔案管理工作的需求也隨之發(fā)生了轉(zhuǎn)變。由此，本文將以老年大學(xué)示范校的檔案管理為例進(jìn)行闡述、研究，思考新時(shí)代發(fā)展背景下能夠優(yōu)化老年大學(xué)示范校檔案管理的舉措，希望能對(duì)后續(xù)老年大學(xué)示范校的管理予以幫助。

關(guān)鍵詞：老年大學(xué);檔案管理;策略

檔案，作為對(duì)已經(jīng)發(fā)生事項(xiàng)的記錄，既能夠幫助人們回顧過往發(fā)生的事件，也能為后續(xù)即將發(fā)生的事情提供依據(jù)，自古以來我國便有記載、保存檔案的習(xí)慣，至今已經(jīng)發(fā)展了近百年的時(shí)間。縱觀以往檔案領(lǐng)域的發(fā)展來看，不同時(shí)代、科技背景下的檔案管理工作也呈現(xiàn)出比較明顯的不同，尤其是近幾年，隨著現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，越來越多的現(xiàn)代化、智能化檔案管理模式、思維出現(xiàn)在人們面前，推動(dòng)原有檔案管理工作的改革，也促進(jìn)了當(dāng)下檔案管理工作的開展。

1 老年大學(xué)示范校檔案管理的現(xiàn)狀

在我國社會(huì)老年工作發(fā)展的背景下，老年大學(xué)的建設(shè)、發(fā)展成為近幾年我國社會(huì)發(fā)展中備受人們關(guān)注的事項(xiàng)，其中檔案管理作為老年大學(xué)日常運(yùn)行中不可或缺的重要組成部分之一，不僅需要記錄老年大學(xué)的課堂記錄、實(shí)踐活動(dòng)等教學(xué)內(nèi)容，同時(shí)還需要記錄學(xué)校的宣傳報(bào)刊、設(shè)備器材等行政事項(xiàng)，基于這一老年大學(xué)檔案管理的需求，針對(duì)不同的檔案內(nèi)容進(jìn)行恰當(dāng)、規(guī)范的管理也就成為當(dāng)下老年大學(xué)運(yùn)行中迫在眉睫解決的問題。

2 優(yōu)化老年大學(xué)示范校檔案管理的舉措

截止目前，我國老年大學(xué)開展優(yōu)化檔案管理的研究已經(jīng)經(jīng)歷了數(shù)年，雖然獲得了一定檔案管理優(yōu)化效果，但是由于老年大學(xué)開展檔案管理研究起步較晚，導(dǎo)致其中仍舊存在一定的意識(shí)、實(shí)踐層面的不足，需要在后續(xù)的檔案管理中進(jìn)行進(jìn)一步的完善。由此，本文選取了我國某老年大學(xué)示范校的檔案管理工作為例進(jìn)行研究，希望能夠從中探索出優(yōu)化老年大學(xué)檔案管理的舉措。

2.1 推動(dòng)檔案資料搜集的常態(tài)化

相對(duì)于其他類型的大學(xué)而言，老年大學(xué)檔案管理時(shí)最常出現(xiàn)的問題就集中在資料搜集環(huán)節(jié)，以研究目標(biāo)老年大學(xué)示范校為例，可以發(fā)現(xiàn)受該學(xué)校自身特性的影響，該校現(xiàn)有檔案資料搜集體系覆蓋并不全面，這一現(xiàn)狀導(dǎo)致該學(xué)校的很難將全部的教學(xué)內(nèi)容形成檔案資料進(jìn)行保存，從而影響該老年大學(xué)檔案管理的效果，造成了這一環(huán)節(jié)教育發(fā)展的損失。所以，針對(duì)以往老年大學(xué)檔案搜集不及時(shí)、不全面的問題，管理者們應(yīng)將“常態(tài)化”的思維滲透到實(shí)際老年大學(xué)的檔案管理中去，應(yīng)有目的、有規(guī)律的搜集老年大學(xué)日常運(yùn)行環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類資料，以此保障后續(xù)檔案管理工作的效果，為后續(xù)老年大學(xué)的發(fā)展、狀態(tài)提供參數(shù)。比如，在未來老年大學(xué)檔案管理的環(huán)節(jié)，管理者們應(yīng)將檔案資料搜集的側(cè)重集中在老年大學(xué)辦校條件（例如，教師團(tuán)隊(duì)、辦學(xué)場地、教學(xué)設(shè)施等）、老年大學(xué)內(nèi)部管理（例如，學(xué)校規(guī)模、行政條款、教學(xué)管理規(guī)章等）、老年大學(xué)辦學(xué)目標(biāo)及成效（例如，教學(xué)效果、學(xué)員成績、學(xué)員作品等）等環(huán)節(jié)入手，確保老年大學(xué)的檔案管理資料能夠覆蓋老年大學(xué)日常運(yùn)行中的方方面面，以此實(shí)現(xiàn)老年大學(xué)開展檔案管理工作的目標(biāo)。

2.2 落實(shí)檔案分類管理的標(biāo)準(zhǔn)化

以老年大學(xué)示范校現(xiàn)有檔案管理工作來看，檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)化不協(xié)調(diào)的問題也是當(dāng)下老年大學(xué)檔案管理過程中比較常見的問題之一，由此，筆者認(rèn)為在未來檔案管理的過程中，一方面，檔案管理者們可以根據(jù)不同檔案的類型，將檔案按照文字、圖像、影像等進(jìn)行分類，以此提升后續(xù)檔案管理的針對(duì)性;另一方面，管理者們也可以將檔案分類管理的側(cè)重集中在檔案自身的價(jià)值層面，通過明確不同檔案蘊(yùn)含不同價(jià)值的方式，分配檔案管理的資源，以此確保檔案管理的效果，推動(dòng)后續(xù)老年大學(xué)檔案管理工作的開展。比如，就這一環(huán)節(jié)，本文認(rèn)為管理者們應(yīng)逐步強(qiáng)化自身檔案分類的能力，確保在后續(xù)檔案分類管理中能夠?qū)⒖茖W(xué)、高效的原則落實(shí)到實(shí)際檔案分類中去，以此為后續(xù)檔案管理工作指明方向，同時(shí)提升檔案管理的效果。與此同時(shí)，對(duì)于老年大學(xué)的檔案管理工作而言，檔案管理工作者們應(yīng)嚴(yán)格按照市老年大學(xué)管理部門、協(xié)會(huì)對(duì)于老年大學(xué)檔案管理的指標(biāo)、要求入手，嚴(yán)格按照指標(biāo)、要求中規(guī)定的各類事項(xiàng)對(duì)老年大學(xué)的檔案資源進(jìn)行進(jìn)一步的分類、處理，以此確保老年大學(xué)檔案管理的效果和質(zhì)量。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案編目管理的規(guī)范化

檔案作為一種記錄過去事項(xiàng)的資料，檔案的價(jià)值在于使用，所以，就目前大部分老年大學(xué)而言，都會(huì)根據(jù)檔案的目錄編制索引，以期為后續(xù)的保存、取閱提供幫助。但是，以研究目標(biāo)老年大學(xué)示范校為例，可以發(fā)現(xiàn)在該學(xué)校的檔案管理中存在部分檔案編目不清的問題，對(duì)后續(xù)檔案使用造成了困難，同時(shí)也在很大程度上為該校檔案管理工作造成了阻礙。所以，針對(duì)這一問題，筆者認(rèn)為在未來老年大學(xué)檔案管理的環(huán)節(jié)，管理者們首先應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)主管部門的要求對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行編目，確保編目的目錄能夠與上級(jí)主管部門要求的各項(xiàng)指標(biāo)一一對(duì)應(yīng)，以此實(shí)現(xiàn)老年大學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，為后續(xù)檔案資料的存儲(chǔ)和使用提供便捷。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著我國老年大學(xué)發(fā)展的日益完善，老年大學(xué)中的檔案管理工作作為老年大學(xué)運(yùn)行中不可或缺的重要組成內(nèi)容之一，全覽當(dāng)下老年大學(xué)示范校的檔案管理工作其中仍舊存在比較明顯的不足，所以在未來的老年大學(xué)檔案管理環(huán)節(jié)，管理者們應(yīng)進(jìn)一步的貼合自身學(xué)校發(fā)展的趨勢(shì)，將現(xiàn)代化、智能化以及規(guī)范化的思維落實(shí)到實(shí)際老年大學(xué)檔案管理過程中去，凸顯老年大學(xué)檔案管理工作“思路明、目標(biāo)清”的原則同時(shí)推動(dòng)我國老年教育領(lǐng)域的發(fā)展、壯大。

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