高校人事檔案數(shù)字化管理存在的不足與對(duì)策

孫康燕

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，其中高校人事檔案管理也逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，此應(yīng)用是高校深化改革發(fā)展的必然需要，這極大地提升了辦公質(zhì)量并提高了工作效率，使人事檔案管理的工作取得飛躍性和實(shí)質(zhì)性的階段性進(jìn)展。但與此同時(shí)，在實(shí)際的辦公過(guò)程中的確出現(xiàn)了許多問(wèn)題，因此如何解決檔案管理的需求成為當(dāng)下必須正視的關(guān)鍵步驟。本文闡述了高校人事檔案數(shù)字化管理的必要性具體分析了其存在的問(wèn)題，并討論了相關(guān)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;數(shù)字化管理;問(wèn)題;對(duì)策

在當(dāng)今社會(huì)日新月異的發(fā)展下，無(wú)論是對(duì)集體、單位還是個(gè)人而言，獨(dú)一無(wú)二的檔案都是不可或缺的重要信息內(nèi)容，大家越來(lái)越重視檔案的管理，因此管理檔案的方式方法越來(lái)越多以及其自身價(jià)值也隨之提高。近些年來(lái)，國(guó)家對(duì)于高校建設(shè)的要求迅速提升，對(duì)人才的需求和引進(jìn)日益增加，相關(guān)檔案材料種類也多種多樣。人事檔案的數(shù)字化管理已成為各個(gè)高校必須面對(duì)的工作問(wèn)題。

1 數(shù)字化檔案管理內(nèi)涵要求

數(shù)字化檔案包含檔案各種形式的原始材料，如紙張、視頻和錄音等，利用掃描等方法將其內(nèi)容存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，并對(duì)其按照不同屬性進(jìn)行分類從而便于檢索，工作人員可以盡可能利用少量的工作時(shí)間找到所需檔案，其優(yōu)勢(shì)是可以充分提高辦公效率、信息存儲(chǔ)空間大、備份操作簡(jiǎn)單和檔案安全性較強(qiáng)等[1]。在當(dāng)今高速發(fā)展的社會(huì)大環(huán)境下，建設(shè)數(shù)字化檔案是十分有必要的，也是檔案管理的合理發(fā)展步驟與必然趨勢(shì)，此過(guò)程可以起到服務(wù)社會(huì)大眾、促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用。

2 高校人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1）高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化處理意識(shí)不強(qiáng)。在高校實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，某些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息數(shù)字化管理工作的了解程度和重視程度不強(qiáng)，并沒(méi)有從戰(zhàn)略的高度和創(chuàng)新觀念的角度認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化管理的重要性和功能性，出現(xiàn)了不同程度地指導(dǎo)性疏忽，更沒(méi)有出臺(tái)相關(guān)政策去制約此方案的實(shí)施，導(dǎo)致出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)投入不足等問(wèn)題，檔案數(shù)字化的管理很難真正地落實(shí)到位。

2）高校硬件條件落后。現(xiàn)如今大多數(shù)高校人事部門的硬件設(shè)備配置過(guò)低，而且許多設(shè)備老化現(xiàn)象非常嚴(yán)重，并不能滿足實(shí)施數(shù)字化管理檔案。同時(shí)高校部門購(gòu)置或開(kāi)發(fā)的軟件不能通用于各個(gè)高校的人事部門，也沒(méi)有設(shè)計(jì)出一個(gè)軟件同時(shí)具備檢索信息功能和管理信息功能，嚴(yán)重影響了數(shù)字化檔案的落實(shí)過(guò)程，繼而出現(xiàn)了一系列問(wèn)題，如：降低了處理信息的標(biāo)準(zhǔn)速度、數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè)水平不一致、規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性差，以上問(wèn)題都嚴(yán)重影響并制約著高校人事檔案數(shù)字化管理進(jìn)程的實(shí)施和落實(shí)。

3）高校人事檔案基本材料不齊全。眾所周知人事檔案材料最重要的屬性就是其真實(shí)性，而現(xiàn)階段的高校人事檔案材料存在很多前后內(nèi)容不相符的現(xiàn)象，如隨意填寫高校教職工的出生年月日等信息，且沒(méi)有附注說(shuō)明情況[2]。經(jīng)常出現(xiàn)檔案中的業(yè)績(jī)考核等材料只有優(yōu)點(diǎn)的介紹，沒(méi)有缺點(diǎn)的補(bǔ)充。針對(duì)這些復(fù)雜的情況，高校人事檔案部門在錄入資料時(shí)并沒(méi)有依據(jù)相關(guān)的規(guī)定說(shuō)明對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格地審核，更沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的存在，這些失誤給檔案的統(tǒng)計(jì)和總結(jié)帶來(lái)諸多不便。高校教職工的個(gè)人履歷表、年度績(jī)效考核表;學(xué)院教師的學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職稱和相關(guān)的工資情況也不完整。有些高校負(fù)責(zé)管理人事檔案的人員并非專業(yè)人員，因此有時(shí)也只是簡(jiǎn)單地將檔案材料進(jìn)行收集，并沒(méi)有及時(shí)對(duì)所有的人事檔案材料進(jìn)行歸檔存檔，進(jìn)而導(dǎo)致內(nèi)容不全的情況比比皆是[3]。

4）人事檔案信息安全系統(tǒng)不完善。人事檔案信息的保密性工作一定要非常嚴(yán)格，在這個(gè)復(fù)雜的社會(huì)中，個(gè)人信息安全問(wèn)題尤為重要。目前，某些高校的相關(guān)負(fù)責(zé)人員并沒(méi)有對(duì)安全意識(shí)有所重視，在平常的工作當(dāng)中也沒(méi)有將安全問(wèn)題放在工作的首位。導(dǎo)致無(wú)法保障高校人事檔案的安全，其網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)應(yīng)用的統(tǒng)計(jì)和歸納技術(shù)十分落后，有些甚至是其他部門已被淘汰的技術(shù)，因此未能重視對(duì)信息技術(shù)安全理念的提升和創(chuàng)新[4]。

3 高校人事檔案數(shù)字化管理的發(fā)展對(duì)策

1）數(shù)字化人才的配備。建設(shè)數(shù)字化的人事檔案，需要一系列的工作，管理的難度也比較大。因此，重視和培養(yǎng)數(shù)字化管理人才的隊(duì)伍，是高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。人才隊(duì)伍的培養(yǎng)對(duì)于人事檔案數(shù)字化及信息化管理推進(jìn)的進(jìn)程起到?jīng)Q定性作用，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。檔案管理人才，除了需要具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)之外，還需要有熟練的計(jì)算機(jī)能力及處理數(shù)字化系統(tǒng)的能力[6]。要有針對(duì)性的教授數(shù)字化管理人才在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息及數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的知識(shí)，把既是檔案管理專業(yè)又懂得計(jì)算機(jī)信息化知識(shí)的人才納入隊(duì)伍中來(lái)。同時(shí)，定期組織具有發(fā)展?jié)摿Φ哪贻p人參加專題講座、學(xué)術(shù)交流及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，盡快提升整體人才隊(duì)伍的管理能力，以適應(yīng)信息化處理人事檔案的發(fā)展需求。

2）制定數(shù)字化方案，分步分階段進(jìn)行。在開(kāi)展高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)以價(jià)值性、實(shí)用性、開(kāi)放性及特色性為原則。首先要做的就是展開(kāi)調(diào)研，掌握學(xué)校數(shù)字化建設(shè)的整體布局，制定當(dāng)前學(xué)校的工作計(jì)劃，從而依據(jù)現(xiàn)實(shí)制定可操控的檔案數(shù)字化總目標(biāo)及階段性目標(biāo)和要求，同步開(kāi)展人事檔案的數(shù)字化與學(xué)校數(shù)字化的建設(shè)。同時(shí)，要有思想準(zhǔn)備，數(shù)字化建設(shè)并不是一蹴而就的，必須慎重制定詳細(xì)的具有可行性的方案，分階段完成數(shù)字化的建設(shè)工作。

3）要加強(qiáng)數(shù)字化檔案過(guò)程中對(duì)檔案的安全保障內(nèi)容。在數(shù)字化人事檔案管理的過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全體系的漏洞而造成人事檔案信息的外露。為了確保數(shù)字化人事檔案的安全，防范信息化管理過(guò)程中存在的各種安全隱患，確保檔案信息的安全及完整性，必須加強(qiáng)人事檔案的保護(hù)工作。首先，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全意識(shí)的教育及安全知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)全體數(shù)字化管理人員的心理素質(zhì)及安全防護(hù)能力，保障在數(shù)字化、信息化人事檔案管理中的安全。其次，高校人事檔案部門應(yīng)嚴(yán)格地設(shè)定安全信息等級(jí)的要求，合理地、科學(xué)地采取相應(yīng)的安全保障技術(shù)，并完善安全管理規(guī)章的制度化，以保證數(shù)字化高校人事檔案的安全。例如，可以備份數(shù)字檔案并制度化，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行歸檔，嚴(yán)格監(jiān)督遵守并落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全管理標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案保密制度等，加強(qiáng)安全管理電子文件的存儲(chǔ)載體、軟件系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)取?/p>

4 結(jié)語(yǔ)

因此，高校人事檔案的數(shù)字化，可以通過(guò)建立本高校的人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。不僅要下力培養(yǎng)能夠管理數(shù)字化、信息化檔案的優(yōu)秀人才，形成人才儲(chǔ)備;而且要精細(xì)規(guī)劃信息化人事檔案的方案及實(shí)施步驟，確保數(shù)字化人事檔案建設(shè)的順利實(shí)行;也要保證數(shù)字人事檔案的安全，并保證相應(yīng)的完備的技術(shù)支持。總之，不論高校人事部門要數(shù)字化管理哪一類檔案，都要從“零開(kāi)始”，實(shí)現(xiàn)信息化處理、數(shù)字化管理檔案最終目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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