醫院文書檔案管理創新的有效途徑研究

鄭梅

摘 要：醫院是重要的醫療服務機構，包含著眾多的文書檔案。其中包括醫院的工作計劃，發展方案，會議記錄，委任書等等。這些文書在醫院的發展中有著重要的地位，是醫院發展歷史的見證，一定程度上體現了醫院的管理水平。目前的文書檔案管理還存在著許多的問題，需要進一步改善。因此，我們需要探求醫院文書檔案管理創新的有效途徑。從而科學合理地管理醫院文書檔案

關鍵詞：醫院文書;檔案管理;有效途徑

醫院服務對象廣，文書檔案多。這些文書形式多樣，涉及面廣，是對醫院發展歷史的真實記錄，有著十分重要的參考價值。醫院的眾多活動和工作的開展都需要依托這些文書資料來進行。重視文書檔案管理工作，可以提高醫院的管理水平和工作效率。然而目前的醫院文書管理水平還存在著許多的欠缺，我們應當重視并尋求方法加以完善。

1 醫院文書檔案管理現狀

1）缺乏健全的管理制度。管理醫院文書檔案需要有健全的管理制度，這對管理工作的執行有著重要的依托[1]。目前許多醫院的管理部門在這一方面有所欠缺。這導致醫院的管理工作缺乏完善制度依托。這將有可能導致管理呈現混亂狀態，極大地阻礙醫院的發展。

2）重視程度不夠。由于文書管理工作無法直接創造效益，一些醫院領導忽視檔案管理。而醫院在文書管理方面出現的問題大多都與重視程度不夠有關。管理部門的工作態度直接影響了管理工作的質量。許多管理人員態度懈怠，工作人員之間的配合不協調，工作效率低。這些問題都對文書管理工作起到了極大的阻礙作用。由于缺乏重視，一些有價值的資料可能無法及時歸檔，最終導致信息不完整甚至遺失。

3）文書管理人員素質欠缺。而一些醫院在人員選擇上也有失考慮，管理人員工作水平差，不具備良好的判斷力。多數檔案管理人員為兼職工作，缺乏完善的檔案管理知識體系以及技能，不能適應新形勢下的檔案管理工作。

4）文書管理方式不夠先進。許多醫院的管理基礎差，先進的文書管理方式。檔案管理主要是保存資料，而不注重歸檔。而歸檔的界限也相對模糊，這樣極大地影響了工作效率。而管理手段也與時代脫節，對于管理的要求較低，依舊沿用之前的舊方式來管理檔案，不能與信息化社會接軌。這樣一來，管理的效率和質量都受到阻礙，影響了信息的調取。

2 醫院文書檔案管理具備特點

1）醫院文書檔案管理具有專業性。醫院的文書大多記錄醫療工作，包含醫院的診療記錄、發展規劃、規章制度、醫療設備的操作規范等等。這些都具有很強的專業性，有著現實指導意義，可以為具體的工作流程提供方案。因為醫院文書具有極強的專業性，因此需要合理規范的管理。

2）醫院文書檔案管理具有綜合性。 醫院有著眾多部門機構，而醫院文書涵蓋了各個科室的資料，例如人事記錄、財務記錄、科研記錄、醫務記錄、黨務記錄等等，具有綜合性。對于這些資料，需要分階段進行整理，從而保證分散在各個部門的文書的連續性和完整性。

3）醫院文書檔案管理具有保密性。醫院的文獻檔案具有極強的專業性，因此許多內容需要保密，只允許特定的人員翻閱。

4）醫院文書檔案管理具有階段性。作為一個綜合性場所，醫院的文書不是以科室為單位歸檔保存，而是應當按照時間歸類，因此具有階段性。

3 醫院文書檔案的重要作用

1）文書檔案具有輔助作用。優秀的文書檔案可以清晰地體現醫療工作的內容，為得經驗及依據，參考過往的文書檔案，輔助完成現有的工作，并制定之后的工作計劃。

2）文書檔案具有憑證作用。 醫院的文書檔案可以記錄醫院的規章制度、工作活動、各種報告與批復，這些依據可以作為很好的憑證，有效處理糾紛及問題，有著很強的說服力。同時也記錄了醫院的發展歷史，是醫院發展進步的憑證。

4 醫院文書檔案管理有效途徑

1）加強醫院對檔案管理的重視程度。文書檔案的管理工作離不開領導的大力支持，因此加強醫院對檔案管理的重視程度尤其要加強醫院領導的重視度。這樣可以使檔案管理工作得到良好的支持，確保工作有效順利地進行。在醫院領導進行視察時，檔案管理人員可以將工作中的進度和工作中遇見的問題進行匯報。并讓領導認識到工作的意義和重要性，從而引起領導對檔案管理工作的重視。

2）創新醫院管理環境，加強信息管理基礎設施建設。基礎設施的建設可以為文書管理工作提供有力的保障和支持。在信息化時代，高科技的信息管理設備可以極大地提高管理人員辦公效率。因此醫院可以加大資金投入，采購新型計算機、復印機、打印機、掃描儀等高科技產品，提升檔案管理的自動化水平。同時檔案的保存空間也可以進行擴張，保存空間可以進行改善。檔案管理環境的改善可以調動管理人員的工作積極性和有效性。

3）培養新時代檔案管理人才。電子檔案是目前檔案的重要形式，因此醫院應當加大對電子檔案管理的培訓力度，傳授專業的管理經驗，同時使管理人員都能掌握電子檔案管理流程，可以有效解決工作過程中出現的突發問題乃至特殊情況。要定期對員工進行思想教育，提高他們的綜合素質，并嚴格保密醫院的機密資料。要鼓勵員工積極思考，開拓思維，將現有的管理方式與之前的管理方式相結合，取之精華，去其糟粕，成為符合時代發展的新型檔案管理人員。

4）創新管理觀念，建立健全信息管理制度。完善的制度可以為醫院信息管理提供有效保障，使管理工作具備理論依據，從而有效健康發展。應當實施完善的責任制和考核制，使他們的工作有理可依。 醫院實行獎勵機制，對文書管理部門工作水平優良的員工給予獎勵，從而提高文書管理人員們的工作積極性。

5）創新管理技術。醫院應建立屬于自己的網絡信息管理系統，充分利用先進的計算機網絡，通過軟件實現遠程管理，從而實現檔案管理的方便快捷。醫院不僅可以將文書檔案以電子的形式錄入庫中，還可以將以前的紙質檔案以掃描的形式錄入庫中。這種方式不僅便捷，而且具有安全性，減少了檔案損壞和丟失的可能。這對于文書檔案管理水平的創新和發展有著十分重要的現實意義，可以極大地提升管理過程的效率和水平。

6）做好文書檔案管理是監督工作。良好的檔案管理離不開良好的監督，因此文書檔案管理監督同樣重要。要設立科學可行的監督方案和專業的監督人員，督促檔案管理工作者及時并有效地完成工作任務，檔案歸檔流程要符合標準，信息錄入要具有準確性。同時對于各個科室的檔案管理情況也要加以監督，防止檔案堆積情況的出現。

5 結語

醫院的文書檔案管理對于醫院的發展至關重要，是醫院開展各項工作的基本依據，是最為重要的原始資料[2]。以往的文書管理有著諸多的不足，缺乏健全的管理制度，管理工作重視程度不夠，管理人員素質欠缺，管理方式不夠先進。醫院文書檔案管理具有專業性、綜合性和保密性，除此之外還有輔助和憑證作用，因此需要高水平的管理。我們需要通過有效的途徑才實現醫院文書檔案管理水平的進步。應當加強醫院對檔案管理的重視程度;創新醫院管理環境，加強信息管理基礎設施建設;培養新時代管理人才;創新管理觀念，建立健全信息管理制度;創新管理技術;做好文書檔案管理是監督工作。這樣一來，醫院的文書檔案管理水平可以得到極大地提高，為醫院的發展提供基礎。

參考文獻

[1]吳思華.醫院文書檔案管理有效途徑的創新探討[J].文化創新比較研究，2018，2（34）：155+159.

[2]劉歡.醫院文書檔案管理創新的有效途徑[J].辦公室業務，2019（10）：152.