企業檔案收集歸檔工作分析

陶亞梅

摘 要：檔案是企業發展進程中不可或缺的重要資料，因此，必須要做好檔案的收集與歸檔工作，以充分發揮出檔案資料的實際價值，以求為企業發展保駕護航。檔案資料收集與歸檔是檔案工作實施的重要基礎和起點，其是優化與豐富檔案典藏系統的重要途徑，且檔案收集歸檔的質量會對檔案業務運行效率產生很大的影響。對此，本文就企業檔案收集歸檔工作展開了相關的分析與研究。

關鍵詞：企業;檔案;收集;歸檔

如今，市場競爭力變得愈發激烈，致使企業間的實際競爭程度逐步加劇，因此，應不斷提高企業的核心競爭力，從而讓企業在整個市場環境獲取一定的市場份額。對于企業而言，開展日常的生產與經營工作會需要大量的檔案資料，因此，必須實現檔案工作的高效性，從而推動企業的進一步發展。在整理檔案時，檔案收集工作是開展檔案工作的重要前提，是確保信息資源的重要途徑。因此，在檔案管理過程中，工作人員需要重視檔案收集工作，不斷豐富檔案信息的多元化，充分凸顯檔案管理的基本特色，可為企業經營與生產提供重要的保證。

1 企業檔案收集歸檔工作實施的重要性

檔案收集與歸檔是企業積累與貯存檔案信息的關鍵工作，其是檔案業務實施的重要前提，且收集與歸檔工作的實施質量直接影響著檔案工作效率，也會對檔案的利用情況產生影響[1]。因此，企業應加強對檔案資料的收集與歸檔，確保各項資料保持完整，能夠充分反映出企業各項職能活動與歷史面貌，進而從源頭上把控好檔案質量，以實現最終的檔案管理目標。檔案的收集與歸檔是推進檔案集中化與統一化管理的重要措施，是推進企業發展的重要基礎，科學而合理的開展檔案收集歸檔工作，能大大提高檔案的存儲質量，從而形成統一而系統化的檔案資料保管基地，以求發揮出檔案資料的實際作用。收集歸檔是保證檔案精準度、完整度、安全性與系統性的重要條件，這和企業資源的合理化利用具有直接性的關系。檔案信息的實際存儲能力以及室藏量的不斷優化，可從不同層面滿足檔案使用者的基本需求。只有確保歸檔文件材料的精準性、齊全性與完整度，才能提高檔案資料的實際質量，可為檔案信息資源利用與開發提供良好基礎，以求為企業發展建設與相關的工作服務提供重要保障[2]。

2 企業檔案收集歸檔工作的實施現狀

目前，檔案工作是企業生產進程中的核心內容，其對于企業發展而言意義重大，然而，諸多企業在檔案收集歸檔方面還存在著諸多的不足，具體表現在以下幾個層面：

1）歸檔門類不夠齊全。伴隨著社會經濟的高速發展，生產技術也在逐步提高，使得生產工藝也實現不斷的創新。檔案管理部門對于企業而言非常重要，因此，在檔案信息內容層面需要不斷的革新和創新。然而目前，諸多企業在檔案管理層面還不是很完善，歸檔類別也相對單一，僅僅單純的收集科技檔案與文書檔案，其他類型的檔案相對較少。而檔案收集則相對落后，關于先進的檔案載體應用的不是很多，創新度不夠，無法更好的讓企業利用檔案資料。

2）歸檔文件不完整。檔案管理人員需要對企業發展進程中的各類文件實施收集與整理，主要是為后續工作的開展提供重要的參考。然而，由于一些企業不能及時收集文件信息，導致檔案資料嚴重缺失，對竣工決算文件、招投標文件以及合同文件等的收集不是很齊全，會對后續工作實施產生不利的影響。

3）檔案資料的收集范圍比較窄。除了要收集正常范圍內的檔案資料意外，需要對以下幾種類型的檔案資料：（1）實物檔案資料的收集，即錦旗、字畫、獎杯、獎章、題詞等等[3];（2）印章檔案資料的收集，即作廢印章需要進行歸檔處理;（3）電子檔案信息的收集，即光盤檔案，在歸檔時，要在移交紙質檔案的基礎上移交一定的電子文件;（4）注重對照片檔案的合理化收集，例如，記錄該單位的工作成果照片與職能活動。

4）科技檔案收集不夠齊全。科技檔案收集對檔案資料信息的利用率具有重要意義，其可為企業生產經營提供一定的參考依據。然而，企業的科技人員、管理人員未意識到科技檔案的重要價值，對于崗位已然完成的檔案資料不愿交到檔案管理部門，導致檔案資料嚴重流失，當急需檔案資料時卻查不到，會影響工作的高效開展。

3 企業檔案收集歸檔工作的實施措施

2013年，國家檔案局頒布了《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（以下簡稱10號令），充分了解了文件材料就是指企業在設計、研發、服務、生產、經營與管理過程中所產生的各類資料與記錄，還要提示其外延的廣泛度。先是企業活動過程的不斷外延，也就是檔案資料來源于各項活動過程;而后是檔案材料內容的外延，主要包括文書、生產、專項業務、科技與管理等內容的有效記錄;最后，載體的外延。

1）完善歸檔制度。完善與健全歸檔制度是做好檔案信息收集工作的基本前提，也是保證檔案資料完整、齊全的基本前提。歸檔制度主要表現為三個層面，即歸檔范圍、歸檔時間與歸檔要求。歸檔時，需要注意的是：（1）歸檔范圍應完整而明確，避免出現檔案資料漏收與少收的現象，確保歸檔范圍完整就是要求立檔單位所設立的各門類檔案均納入檔案收集范圍之內，實現全部收集，確保信息完整無缺。（2）重視文件管理。為了避免檔案資料的逐步散失，需要制定更為完善的公文登記機制，主要是從上級部門下發至每個業務部門的檔案資料，要求文書部門進行登記，明確各部門需要歸檔文件的類型，以上相關內容檔案管理部門必須要了如指掌。（3）檔案部門應與其他部門進行密切的聯系，各部門間做到互相配合，保證歸檔材料的完整度、精確性與齊全性。

2）加大對檔案收集與歸檔的監管力度。企業檔案管理部門應做到主動收集檔案，轉變以往被動接受檔案的模式，以形成收集各類檔案資料的思維習慣，要思考怎樣圍繞著企業開展相關的收集與歸檔工作，全面了解與把握每個部門的活動情況與業務部署，全面把握檔案資料的基本特點與形成規律，強調和各業務部門間的有效協調和溝通。檔案管理人員應在實際工作過程中全面分析檔案收集歸檔制度，全面了解企業的實際歸檔要求、歸檔范圍以及保管期限，深度辨析企業檔案資料，把握好不歸檔范圍與歸檔范圍，防止檔案收集與歸檔重復，以實現對收集歸檔質量的把控。

3）科學整合企業資料，拓展收集歸檔深度。信息化時代的到來，企業應對各項檔案資料進行整合，積極拓展檔案收集的深度。新時期，伴隨著信息化技術的不斷革新，會產生大量的電子文件。因此，應加強各部門的溝通、交流與協調，對企業的內部管理流程進行不斷的優化。同時，積極開展電子檔案在線歸檔工作的研討與論證，充分研究與處理各個系統歸檔接口問題。同時，實現檔案系統、ERP系統與辦公自動化系統數據的有效對接，讓電子文件系統可以通過接口來將實時化數據歸檔至檔案系統內，可大大提高歸檔效率，以求更大程度上減少檔案部門的相關工作。

4 結束語

綜上所述，檔案收集歸檔工作是開展檔案工作的重要基礎，檔案管理部門需要立足于企業長足發展，不斷的探索與創新檔案收集和歸檔的方法，保證檔案收集質量，以保證檔案資料的利用價值，大大提高檔案利用的可靠性與準確性，以求更好的發揮出檔案資料的參考、憑證與依據作用。

參考文獻

[1]王巍.關于企業檔案收集工作中若干問題的思考[J].辦公自動化，2017，22（04）：49-53+22.

[2]吳永紅.淺析企業文件材料收集歸檔質量控制策略[J].機電兵船檔案，2017（01）：30-32.

[3]韓秋蓮.數字化背景下企業如何搞好檔案收集歸檔工作[J].辦公室業務，2015（15）：77.