淺談事業(yè)單位檔案信息安全管理的創(chuàng)新路徑

鄒秋麗

摘 要：隨著我國經濟的不斷發(fā)展，數字化、信息化、電子化的不斷普及，這使得事業(yè)單位的檔案信息安全管理部門面臨新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理模式已經很難滿足檔案管理工作的需要，相關工作人員應當從信息化的角度出發(fā)，找到當前檔案管理中存在的問題，從信息安全管理的角度出發(fā)，對管理模式進行創(chuàng)新。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息安全管理;創(chuàng)新路徑

就當前情況來看，檔案信息數字化已經逐漸成為事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。在信息時代背景下，我們在享受信息技術帶來的便捷時，也要認識到其中存在著較大的安全隱患。為了保證檔案信息的安全性，就要充分了解檔案信息管理工作的實際內容，發(fā)現其中可能會出現問題的部分，并進行改正，從而找到一個新的檔案信息安全管理的創(chuàng)新路徑。

1 當前事業(yè)單位檔案信息安全管理發(fā)展情況

隨著社會信息化程度的發(fā)展，信息技術得到越來越多的應用，計算機網絡逐漸成為人們日常工作中不可缺少的一部分。利用信息技術開展檔案管理，能夠很大程度上提高檔案管理工作的效率，擴大檔案對于社會的影響力。但是，在利用信息技術開展相關檔案管理工作時，會遇到存儲不穩(wěn)定或者技術過時、安全得不到保障等問題。所以需要相關單位注重檔案信息安全管理的構建，找到合適的方式開展相應的管理工作。

想要實現檔案信息安全管理并不是一件容易的事情，想要充分實現檔案信息的安全管理，就需要注重解決其中存在的問題。這是一個較為漫長的過程，需要相關工作人員注重各項工作的開展。想要解決檔案信息安全管理問題，首先要從其自身的信息系統(tǒng)所面臨的一些風險出發(fā)，找到其中存在的隱患，對其影響程度進行評價;之后針對風險較高的部分采取安全措施，逐漸提高整個體系的安全水平。在設計過程中還要清楚的認識到，檔案安全管理是一個完整的體系，其中的內容都是互相關聯的，所以，在研究安全管理的創(chuàng)新路徑時，不僅要從安全技術出發(fā)，還要從環(huán)境安全以及系統(tǒng)安全等角度出發(fā)，從整體角度解決所有的安全問題。

2 創(chuàng)新檔案信息安全管理路徑的意義

事業(yè)單位大多是國家組織構建的一些以公益為目的的機構，其中涉及范圍較廣，不僅包括常見的教育、科技方面的事業(yè)單位，還包括文化、衛(wèi)生等方面的事業(yè)單位。大部分情況下這些事業(yè)單位都與國家行政機關有著一定的聯系，所以他有一定的組織和機構。因為事業(yè)單位的組織性質，所以決定了檔案信息管理工作的重要性，其中的信息需要進行保密，尤其對于較為重要的內容更需要保密。事業(yè)單位的檔案內容一般會被分為四個部分，文書檔案，科研檔案，基建檔案和人事檔案。這些檔案信息的管理對于事業(yè)單位的發(fā)展有著積極地促進作用，并且能夠充分保證事業(yè)單位發(fā)揮其自身的職能，更好地服務社會。隨著時代的發(fā)展，信息技術在檔案信息管理中的應用越來越廣泛，所以只有對管理路徑進行創(chuàng)新才能夠保證實現安全管理，提高檔案信息的保密性。

3 檔案信息安全管理的需求

對檔案信息進行安全管理是為了更好地對檔案進行保存和保護，保證其不會因為偶然的原因遭到破壞或者泄露，從而確保檔案信息的真實性以及完整性，保證其中的內容可以得到有效地利用，確保信息管理系統(tǒng)可以得到正常的運行。根據以上定義，我們可以充分了解到當前檔案管理中存在的問題。另外，因為當前大部分檔案信息管理工作都是依靠網絡系統(tǒng)開展的，所以在開展安全管理工作時，要注重從以下幾個方面出發(fā)。

3.1 真實性

指的是檔案的信息來源要真實可靠，在傳輸以及調動過程中都要保證信息的前后一致，避免出現擅自改動、破壞甚至偽造的問題。

3.2 完整性

完整性是為了確保檔案信息的內容以及相關數據完好無損，相關的軟硬件信息也要保證完整。尤其在網絡傳輸中，要保證信息不會丟失或者被篡改。

3.3 保密性

保密性指的是保證檔案中的信息只能通過一些合法的渠道被訪問，未被授權的用戶無法對其進行訪問。所以在對檔案信息進行安全管理過程中，要注重對信息進行加密。

3.4 可用性

可用性指的是檔案中的信息可以在授權范圍內被使用，但因為在使用過程中可能會造成信息的損害，所以需要提供相應的有效服務，在使用后要對信息進行檢查，保證信息的安全。

4 事業(yè)單位檔案信息安全管理面臨的問題

4.1 缺乏現代化信息管理設備

事業(yè)單位設備采購流程較為嚴格，加上部分事業(yè)單位對檔案信息安全重視程度不夠，這就使得相關的設備如相關工作人員所使用的電腦過于老舊，打印系統(tǒng)、掃描系統(tǒng)等等較為陳舊，不能得到及時的更新從而影響正常工作的開展，對于檔案信息安全管理來說，缺乏完善的設備會導致大量的資料無法及時錄入，嚴重影響信息的安全性，不利于創(chuàng)新工作的開展。

4.2 檔案信息化系統(tǒng)過于粗糙

近年來，隨著科技的不斷發(fā)展，很多事業(yè)單位逐漸意識到數字化辦公的價值，所以開始從各個方面入手進行信息化管理系統(tǒng)的構建。但是，由于事業(yè)單位基礎信息化系統(tǒng)較晚，很多方面都不夠完善。在對檔案進行錄入以及檢索過程中很容易出現問題，如在對較為繁瑣的檔案信息進行錄入時，會遇到丟落信息的問題，在檢索過程中會出現信息不對稱等，這不僅會影響工作人員的正常工作，還會嚴重影響檔案信息的安全管理。

4.3 信息管理面臨的物理安全問題

檔案信息進行管理過程中不僅會因為系統(tǒng)、設備產生一些安全問題，還會因為保存不當等情況產生較為嚴重的安全問題。比如，在保存一些檔案過程中，有些只能通過紙質版本進行儲藏，紙質檔案容易因為受潮、火災等損毀，不利于安全管理。即使當前很多事業(yè)單位的檔案信息都已經轉變?yōu)樾畔⒒芾?，但是依然會存在電腦受損，防盜性較差等問題。

4.4 信息管理面臨的人為安全問題

檔案信息管理需要依靠相關工作人員落實，在檔案的檢索以及調動查閱過程中也需要通過相關工作人員落實。所以在這個過程中人為因素對信息的安全管理有著較大的影響。產生此種問題的主要原因在于，很多檔案管理人員缺乏安全責任意識，在招聘過程中忽視了管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。尤其在近年來，很多年齡較大的檔案管理人員對計算機了解不足，計算機應用技能缺乏，最終導致相關的安全設置、設備維護等難以落實。

4.5 信息管理面臨的技術安全問題

當前大部分事業(yè)單位的檔案信息管理都是通過信息化設備完成的，所以為了保證管理工作的安全開展，要注重技術安全防范工作的開展。在管理過程中要注重對電子檔案進行存儲，還要注重設置防火墻，防止病毒的侵害和黑客的攻擊、以及相關軟件更新過程中產生的安全隱患等等。但是因為很多事業(yè)單位缺乏相應的人才，相關技術力量薄弱，所以往往缺乏計算機方面的有效防護。

5 事業(yè)單位檔案信息安全管理的創(chuàng)新路徑

事業(yè)單位的檔案信息安全管理，需要從多個角度出發(fā)進行研究。在研究過程中需要從實際情況出發(fā)，找到更為合理地方法對檔案管理方式進行創(chuàng)新。

5.1 注重信息化檔案管理體系的構建

隨著信息技術的發(fā)展，各個地區(qū)的事業(yè)單位開始注重利用計算機開展檔案信息管理工作。但是在實際的管理過程中仍存在較多的問題，這些問題都對檔案信息的安全管理造成了威脅。之所以會存在這些問題，是因為信息化的檔案管理模式不夠完善。為了充分達到這一目的，事業(yè)單位需要對信息化的檔案管理系統(tǒng)進行建設，結合檔案工作的要求和本單位的實際情況建立對應的檔案管理制度，并嚴格加以落實，以此提升檔案信息的安全性。

5.2 提升信息化檔案信息管理安全性

1）提高檔案管理的可靠性。想要實現檔案信息的安全管理，就要先提高檔案管理的可靠性，只有從更為可靠的角度出發(fā)，才能夠保證工作人員在實際的工作中充分遵循單位內部的檔案管理工作要求，以認真負責的態(tài)度建立每一個檔案信息，保證信息的真實性、可靠性。在實際的工作中，工作人員需要準確的根據實際流程開展對應的工作，保證每一個環(huán)節(jié)都可以得到準確地落實。在此種情況下能夠充分保證相關工作的有效開展。

2）加強檔案管理的設備維護。從檔案管理系統(tǒng)信息化發(fā)展這一角度來看，相關工作人員還要做好相應的設備維護工作，確保防護墻可以正常發(fā)揮作用，注重定時對系統(tǒng)進行殺毒和軟件升級，最大程度上減少檔案信息管理中存在的安全隱患問題，以此促進檔案信息管理工作的高效開展。

5.3 加強檔案信息安全管理的物理防護

物理防護是保證檔案信息得到安全管理的基礎，如檔案室的選擇以及相關設備的存放等等。在對檔案室進行設計時，要進行安全評估，可以從溫度、濕度以及防火防盜等角度出發(fā)，減少安全隱患。另外，在對設備進行配備時，要充分了解檔案管理的內容，以及在開展相關工作時所涉及的問題，保證設備可以滿足相關工作的開展。

5.4 加強檔案信息安全管理的人為防護

在計算機技術應用背景下，事業(yè)單位需要提高招聘標準，提出更高的要求規(guī)范檔案管理部門的工作人員。為了更好地確保檔案信息的安全，事業(yè)單位需要做到以下幾個方面。第一，做好相應的宣傳工作，讓檔案管理部門的每一位工作人員都認識到自身所肩負的安全責任，形成安全防范意識。第二，結合實際情況制定對應的制度，將所有的檔案管理工作都落實到實際中，規(guī)范要求，對其中存在的安全風險環(huán)節(jié)進行安全防范指導。第三，建立專業(yè)的檔案信息管理人才隊伍，工作人員的能力直接影響著檔案管理工作的開展，為了更好地促進管理工作的開展，要注重從專業(yè)角度出發(fā)，吸納更多專業(yè)的人才。在招聘過程中可以設置一些限制，只招收檔案管理專業(yè)或者具有一定經驗的管理人員。因為有經驗的管理人員具有良好的安全管理意識。他們在實際的工作中也能夠熟練地操作計算機設備，為此可以很大程度上減少錯誤操作的產生。

5.5 加強檔案信息安全管理的技術防護

事業(yè)單位在對檔案進行安全管理時，要注重利用當前的技術建立較為安全可靠的檔案管理系統(tǒng)。在錄入檔案時要注重從檔案的信息源頭查起，保證檔案的安全性。在存儲過程中還要對檔案共享進行審查，保證整個過程的安全管理。在平時開展檔案管理工作時，可能會利用外部的設備進行輔助，在此種情況下，也要注意安全防護工作的開展。尤其要注重查殺病毒，避免病毒侵入系統(tǒng)，做好防護工作。相關工作人員還要清楚的認識到，當前社會為大數據時代，檔案信息務必做好備份，避免因設備損壞導致檔案信息丟失。

6 結語

綜上所述，檔案管理部門的相關工作人員，在實際的工作中最應該重視的問題，便是如何對信息安全進行管理，尤其在當今時代，信息很容易被泄露和損壞。為了做好安全防范工作，相關工作人員需要先熟悉檔案信息安全管理的相關內容，保證相關工作的有效開展。另外，還要注重在日常工作中，尋找當前檔案信息安全管理中存在的問題，并根據相關規(guī)定和單位實際情況找到解決的辦法，從而實現檔案信息安全管理的創(chuàng)新，促進管理工作的高效開展。

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