淺析檔案管理信息化建設的有效性

楊香花

摘 要：新形勢下，以大數據和云計算等為標志的互聯網技術迅速發展，使我國各行各業都面臨著嚴峻的挑戰，尤其在事業單位的發展過程中，檔案管理作為提升事業單位管理水平的關鍵環節，加快檔案管理信息化建設步伐，更能全面提高事業單位的管理水平。因此，如何推動事業單位檔案管理工作信息化建設，實現便捷高效的檔案信息化管理，使其充分適應社會現代化的發展需求，進而推動事業單位檔案管理工作實現快速轉型。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;對策建議

信息時代的到來，使傳統的檔案管理工作已不能滿足時代發展的要求，急需積極應用信息化技術進行改進，突破原有的檔案管理工作模式。因此，必須充分利用事業單位檔案管理的信息資源，加大對基礎設備的投入，強化電子檔案網絡化應用水平，全面提升檔案管理的工作效率。本文以事業單位檔案管理為主題，對事業單位檔案管理信息化的必要性進行分析，并根據實際檔案管理工作所出現的問題，提出了相應的對策建議，以期實現檔案管理信息化。

1 事業單位檔案管理信息化建設的可行性分析

在事業單位開展檔案管理工作信息化建設的實際過程中，應轉變檔案管理的傳統工作模式，加大對先進技術的應用，進而促進事業單位的長遠發展。首先，開展檔案信息化建設，有利于為事業單位樹立良好的公共形象。以紙質為媒介、以人工錄入為主要方式的傳統檔案管理工作，給信息的采集、錄入以及查找等帶來了諸多的不便。而檔案管理信息化能從本質上改變檔案管理的工作模式，有效解決存儲、查找等等工作環節中所出現的問題，全面提升檔案信息的利用率，同時也能在網站上對檔案信息進行及時公布，便于公眾查找以及核查信息，提升業務辦理的透明度，進而為事業單位樹立了良好的公共形象;其次，開展檔案信息化建設，有利于最大限度地提高檔案的利用效率。在事業單位的管理過程中，檔案管理信息化建設能進一步地對檔案的價值進行挖掘，不會受到時間和空間的限制，能更好地為事業單位管理水平提升奠定良好的基礎，并為其發展提供服務;最后，開展檔案管理信息化，有利于提高事業單位的工作效率，有效解決紙質化檔案管理所帶來的一系列弊端，簡化檔案管理的工作流程，提高檔案查詢和使用效率，進而促進事業單位的可持續發展。

2 事業單位檔案管理工作中出現的主要問題

2.1 重視程度不高，人員素質有待提升

信息時代下，推動檔案管理信息化建設工作的順利開展，必須積極借助信息化技術，提高管理人員對檔案管理工作的重視程度，進而可以開展檔案管理信息化建設培訓工作。但在實際的檔案管理工作開展過程中，仍存在不少問題。當前，事業單位管理人員地對檔案管理信息化建設了解程度不深，缺乏系統的理論知識，難以形成對檔案管理的正確認識，認為檔案管理對事業單位來說可有可無，對事業單位的實際經營管理目標無益，而開展檔案管理信息化建設更被認為是白白浪費金錢和時間，進而導致檔案管理工作缺乏有力的財力支撐，對檔案管理信息化建設開展進程造成嚴重影響。此外，人員素質和能力不高也是檔案管理工作存在的主要問題，歸根到底是由于管理人員對其重視程度不高。現階段，事業單位檔案管理工作人員大多是年齡較大的員工，對信息化建設了解甚少，缺乏專業的技術水平，導致檔案管理工作開展缺乏科學性，難以滿足信息化建設的需求，大大降低了管理質量。

2.2 工作效率較低，信息化程度有待加強

信息時代下，推動檔案管理信息化建設工作的順利開展，必須轉變傳統檔案管理的工作模式，應強化檔案信息數字化建設。隨著互聯網技術的快速發展，事業單位在開展檔案管理工作的過程中應強化對信息技術的運用水平。但由于現實方面的種種原因，導致在具體工作階段，檔案信息化建設仍缺乏強有力的支持，基礎設施投入不足，仍沿用傳統的紙質檔案管理模式，使檔案管理工作更新不便，降低了檔案管理工作的效率，影響了整個檔案信息的處理和資源共享，阻礙了事業單位檔案管理信息化建設的正常開展。

3 加強事業單位檔案管理信息化建設的對策建議

3.1 提高重視程度，加強事業單位人才隊伍建設

新形勢下，加強事業單位檔案管理信息化建設，應提高重視程度，加強事業單位人才隊伍建設。首先，應提高管理人員的重視程度。事業單位應開展相關培訓，使管理人員從思想上認識到檔案管理工作的重要性，提高管理人員開展檔案管理工作的積極性，為信息化建設提供有力的財政支持;其次，應提高管理人員的專業素質。事業單位應開展與檔案管理信息化建設的有關培訓，提高管理人員的計算機技術水平，努力培養出一支工作能力強、業務素質高的檔案管理工作隊伍;最后，應建立員工考核制度，注重對檔案管理工作人員的各項工作能力進行考查，與員工的經濟利益相掛鉤，激發員工參與工作的積極性，對于培訓過程中表現良好的工作人員進行相應獎勵，如評優評先時優先考慮等，這樣做有利于加強人才隊伍建設，提高管理水平和質量，促進事業單位的全面發展。

3.2 推動信息化建設，提升檔案管理工作效率

新形勢下，加強事業單位檔案管理信息化建設，應推動信息化建設，提升檔案管理工作效率。首先，應強化檔案信息數字化建設。近年來，檔案管理工作內容繁多，增長速度較快，耗費的人力物力資源也越來越多。因此，為更好地提升事業單位檔案信息化工作效率和水平，應加大對其信息化建設的投入力度，合理地將紙質存儲轉化為數字信息，保證其能夠成為電子文檔，同時還應確保檔案信息的完整性和規范性;其次，應強化電子檔案信息網絡化建設。為了有效地提升電子檔案信息化的工作效率，事業單位檔案管理人員應積極應用電子化設備，搭建網絡收集平臺，實現在線歸檔，統一進行管理，使廣大用戶不再受時間和空間的限制，促進資源共享;最后，應健全相關制度體系，確保檔案管理工作規范化進行。當前，事業單位在檔案管理過程中仍缺乏統一的規劃和輸入格式，各部門獨立運行，缺乏相應的溝通和交流，導致電子檔案在各自的環境中運行良好，但在調動和流轉環節中常常出現不兼容的問題。因此，在事業單位開展檔案管理信息化建設的實際過程中，應建立統一規范的檔案管理標準，以便檔案信息化工作的順利開展。

4 結語

綜上所述，在事業單位的發展過程中，檔案管理作為其中的關鍵環節，發揮的作用尤為重要。事業單位開展檔案管理信息化建設，有利于提高檔案的利用效率，全面挖掘檔案的利用價值，簡化檔案管理的工作流程，進而可以為事業單位樹立良好的公眾形象。但當前事業單位檔案管理工作中仍存在不少問題，如管理人員重視程度不高、員工工作能力不強以及信息化應用水平較低等。因此，事業單位在開展檔案管理信息化的實際過程中，應積極開展檔案管理信息化建設的培訓工作，加強事業單位的人才隊伍建設，提升員工的專業能力和業務素質，推動檔案管理的信息化建設進程，完善相關制度體系，規范員工行為，進而促進事業單位在可持續發展的道路上越走越遠。

參考文獻

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