互聯網時代檔案管理現代化問題分析

摘 要：隨著我國“互聯網+”信息技術的不斷發展，以大數據及云計算技術為基礎的“互聯網+檔案”，成為各企事業單位檔案工作與服務的發展方向。本文圍繞互聯網時代下，企事業檔案管理存在的問題，對不同行業或數據資源的檔案服務進行改革創新，加快人力檔案管理、數字化檔案管理的融合發展，以提升現代檔案管理的效率和質量。

關鍵詞：互聯網;檔案管理;現代化;問題

前言：傳統檔案管理工作，以紙質文檔、照片圖像、錄音錄像等的保存為主，管理人員通過手工篩選、核對與整理的操作，完成一系列不同類別檔案內容的收集與管理。但隨著不同檔案內容逐漸增多、檔案信息類別的分散，以人力核對為主的檔案加工、提煉和歸檔模式，已經難以適應企事業單位內部海量檔案資源的管理要求。基于此，引入“互聯網+檔案”的現代化管理模式，利用多種網絡系統、信息化軟件展開檔案服務，能夠最大程度發揮檔案資源的管理價值。

1 網絡背景下“互聯網+檔案”管理模式應用的優勢

1.1 推進傳統檔案管理的網絡數字化

企事業單位對于多種檔案信息資源的管理，通常以紙質化檔案管理方式為主，不但需要對大量紙質檔案信息進行篩選、分類與存儲，還要定時做好檔案資源的防水防潮及修復工作，這使得整體檔案管理的流程復雜、工作量大。這一情況下，網絡檔案管理的優勢就顯現出來，相比于傳統紙質檔案管理而言，網絡檔案管理具有數字化、智能化的特征，其可以將文檔、圖片、視頻或音頻等檔案內容，轉換為數字字節進行網絡存儲，存儲至相應的檔案數據庫中。而在需要使用某一檔案信息時，通常借助于計算機網絡平臺的查詢端口，進行檔案內容的快速檢索、瀏覽與調用，以此加快紙質化檔案管理的數字化轉型升級。

1.2 有利于檔案數據共享、遠程服務提供

不同行業機構中信息化檔案設備、服務軟件的引入，不僅對原有紙質化檔案管理模式作出革新，也使得不同部門之間的檔案信息資源，逐漸實現信息互通、服務共享。如當下高校、企事業單位等主體，分別借助內部校園網、局域網等網絡，搭建起多元互聯的網絡辦公系統，在不同地點、以不同形式進行檔案資源的傳輸與共享，分類存儲至后臺數據庫中，以保證工作人員可以隨時隨地，對檔案信息作出檢索、查閱與使用操作。而且信息化檔案管理環境下，利用協同云通信、局域網共享等技術，進行特定檔案內容的遠程搜索、傳輸及下載，滿足多種遠程檔案服務的需求。

1.3 降低檔案管理成本、提升工作效率

“互聯網+檔案”管理模式的引入與推廣，使得紙質化檔案管理所占的比例迅速降低，與此同時檔案管理人員、管理時長等人力物力成本，也得到進一步下降與控制。因此，互聯網及大數據環境下的信息化檔案管理，可以根據不同企事業單位的檔案數量、檔案類別，合理的選擇檔案管理方式，展開一系列檔案內容的分類、檢索與存儲，提高單位時間內檔案管理的工作效率。

2 互聯網時代檔案管理工作存在的問題

2.1 部分檔案管理機構缺乏網絡軟硬件設備

雖然大多數高校、企事業單位等機構，已經購置了大量網絡計算機設備，以表格數據管理方式，進行不同日常工作檔案的管理，但仍舊缺乏大數據的網絡化信息管理方案。如在涉及財務、行政等重要檔案信息核算的情況下，通常仍舊采取管理人員手動統計、核對、錄入的管理模式，既缺乏網絡服務器、數據庫等軟硬件設備，也缺少與大數據信息分布式處理、網絡云服務平臺的對接，整個檔案數據管理的集成化、保密化程度較低，檔案管理效率、管理質量不理想。

2.2 檔案信息管理意識、專業性水平較低

各企事業部門檔案的信息管理工作，通常需依照單位領導、檔案管理制度等要求，進行不同行政層級政務信息、財務信息、業務信息的檔案管理。但由于多數單位并沒有構建完善的檔案管理，領導主體對數字網絡化檔案管理模式，也缺乏應有的重視，因而使得檔案管理人員缺乏數字意識，在檔案數據挖掘、處理、核算與存儲過程中，存在流程混亂、效率較低的問題。另一方面，檔案管理人員的專業技能缺失，不能很好的完成檔案資源分類、歸檔、檢索與使用，由此造成不同類別檔案的核算、存儲出現較多錯誤情況。

2.3 不同類別檔案信息的整合、共享程度低

由于不同行政部門之間有著較高的獨立性，使得各部門、各層級檔案數據資源的管理，呈現出分散化、共享化程度低等問題。而且各種檔案信息的搜集、分類與存儲，并未建立起統一的數據管理標準，也造成了企事業單位檔案管理過程中，政務檔案、財務檔案、業務檔案錄入與核實的不配套問題，增大檔案信息資源共享、管理的難度。

3 現代化“互聯網+檔案”管理模式的實踐應用策略研究

3.1 制定一體化聯動的檔案管理制度

現代檔案管理工作的成敗，最主要取決于企事業單位領導主體的管理意識，以及檔案管理制度是否完善。首先要對檔案管理的財政收支、經費使用情況，作出詳細的統計、分析與整理，盡可能確保不同檔案信息、業務管理工作的真實準確性。之后制定不同行政管理部門，多元聯動的、一體化的檔案管理制度，明確各管理人員的檔案信息管理內容，一方面增強廣大工作人員的檔案管理意識，另一方面加強業務數據管理、工作職責執行的互聯互通，以保證多種檔案信息資源傳輸、存儲與共享的一體化。

3.2 建構網絡化的檔案管理系統平臺

依托于分布式數據計算、云服務平臺及WebService應用程序等技術，構建網絡信息化檔案管理平臺，對多種檔案內容進行有效搜集、處理與整合存儲，確保整個檔案信息處理、管理流程的安全性。在云服務檔案管理系統平臺中，利用智能密集架、數據服務器、數據庫等設備，對現有的實體紙質化檔案資源，作出掃描錄入、分類與存儲。之后對數據庫中短時間內涌入，不同類別的、海量的檔案信息進行智能化管理，包括遠程控制、固定列管理等操作，以實現不同層級數據的即時互動交流、檔案信息狀態檢測。因此網絡化檔案管理系統，能夠在多種類別檔案信息的搜集、錄入過程中，對檔案資源進行實時更新與管理，將其存儲至云服務平臺之中。

3.3 加強檔案管理規范操作、信息共享

在“互聯網+檔案”管理模式執行的過程中，各企事業單位要對管理人員展開專業培訓，包括檔案處理、軟件應用能力的培養，使得整個信息化檔案管理流程更加高效，檔案管理專業化水平、管理質量更高。高校數字化檔案管理工作的開展，應注重不同部門檔案信息資源、業務活動的互聯互享。如對于檔案內容的檢索、復制、修改或下載等，都可以借助于大數據技術、應用程序等工具，根據不同需求進行各主體之間的檔案信息共享，提高檔案的管理與利用價值。

4 結語

當前檔案管理的互聯網化已經迫在眉睫，以大數據及云計算平臺為基礎，對原有紙質化檔案管理、服務方式進行改革創新，是檔案管理工作未來的發展方向。因此針對傳統檔案管理過程中，存在的網絡軟硬件設施缺乏，以及檔案管理專業化、共享化程度低的問題，構建網絡化檔案信息管理系統，加快檔案管理思維、管理模式的更新升級，以滿足不同主體多樣化的檔案管理服務需求。

參考文獻

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作者簡介

盧靖琳（1987-），女，瑤族，廣西省梧州市人，西南大學漢語言文學專業（已畢業），廣西梧州職業學院助理館員，研究方向：檔案管理。