大數據時代檔案管理轉型研究

湯光華 李會香

摘 要：進入到大數據時代，相關社會主體在對檔案管理工作進行統籌部署和安排的過程中，雖然有更多的資源可以科學的利用，但是也面臨著巨大的挑戰。如果不能科學地對檔案管理模式進行全面的轉型，不僅會大大降低檔案工作管理和儲存的質量，也會使得整個企業的發展成效下降的趨勢運行。所以，在此種情形之下，為了更加有效的對檔案管理轉型工作進行全面的支撐，相關社會主體在對各項專業工作進行推進的過程中，還要充分利用大數據時代之下的社會資源，通過數據整合，進一步的優化整體的檔案管理方法。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;管理轉型;管理措施

1 大數據時代的思想內涵和重要影響

對于大數據這一概念來講，主要是由互聯網行業發展的“代名詞”，而后被各行各業普遍接受。在實際應用的過程中，主要是利用全新的處理模式，加強決策洞察力的凸顯，更好的對整體的信息資產進行整合。其涉及的信息是非常海量而巨大的，無法通過普通的軟件和系統進行信息的梳理和支撐，需要專業的企業和機構對信息進行篩選，進而達到專業的分析水平。所以，從這一層面也可以看到，在大數據時代之下，其獲得的海量信息是非常豐富的。但是，信息提供中有好有壞，需要通過全新規律的探索，對各項信息的價值進行辨別，以此推動知識經濟時代之下信息管理水平的提升。

2 大數據時代之下檔案管理工作面臨的機遇與挑戰

大數據技術不斷優化并應用于各行各業之中，大大提升了人們的生產生活水平。具體到檔案管理工作與系統更新中來，通過信息資源價值的進一步優化，對大數據時代的資源進行整合，可以在最大程度上發揮數據資源整合的重要作用。具體來講，其面臨的機遇和挑戰主要表現在以下幾個不同的層面：首先，利用全新的數據內容，加強大數據技術的引用，可以從科學的角度出發，對檔案管理工作推進的高效性規范性進行確保。通過網絡技術和網絡系統的全新引進，注重新型檔案管理軟件的創新，使很多功能都可以對其信息歸檔處理升級進行全面的支撐，工作質量和工作效率可以得到大幅度的提升。其次，通過大數據時代資源的整合，可以有效的改善傳統檔案管理工作中存在的不足。比如，傳統時代之下人工管理更加普遍，就會出現一些人為性的錯誤。比如，管理不夠精準，而在大數據時代之下，利用檔案管理軟件和系統，可以對較多的檔案信息資料進行篩選保管和應用。通過智能化的處理，有效的對整個工作管理的精準度進行提升，利用檔案信息管理資源軟件，對檔案信息進行搜索利用開發，可以強化整體的信譽保障。最后。通過大數據時代資源的整合，可以推動檔案管理工作的革新與升級。在傳統檔案管理模式之下，很多檔案信息需要以紙質的形式進行體現，在保存的過程中深受其他各方面的影響。比如，如果出現了火災、水災等不良的問題就會使這些檔案的管理功虧一簣，而不能對各項資料進行100%復原，大大降低了資源儲存的質量和效率。而利用智能化的計算機存儲系統芯片，加強云儲存管理模式的推進，可以在最大程度上對檔案資源的流失進行預防。通過長久性保存性能的凸顯，對檔案管理信息化建設進行全面的構建，可以說應用價值是極為巨大的。

3 大數據時代之下推動檔案管理轉型與發展的重要策略

在對上述的大數據時代以及發展情況進行了解和分析的過程中，我們可以看到，通過技術更新對數據資源進行整合，可以在很大程度上對相關社會組織的檔案管理需求進行滿足，對于社會經濟的和諧發展也就有著至關重要的影響。當然，企業面臨著重大的管理挑戰，在對應用模式進行拓展的過程中，還需考慮到數字檔案信息開發的價值和成本，這樣才能夠兼顧經濟發展與效益考量。具體來講，其重要策略主要體現在以下幾個不同的層面：

1）大數據平臺構建和利用。在對檔案管理工作進行推進的過程中，為了更好的推進檔案管理服務模式的進一步轉型，要推動檔案實體的虛擬化，構建完善的大數據平臺，不斷對存儲空間大小的要求進行全面的淡化是尤為關鍵的。在對大數據平臺進行構建和完善的過程中，一般要結合檔案機構的需求，建設專業數字化平臺，根據不同的功能需求，撰寫語言編程，對檔案信息的存儲、檢索、分類、歸納等模塊進行構建，整個系統可分為開放區域和保密區域，通過權限設置，進一步豐富檔案系統。在這個過程中，要依靠信息系統對數字儲存的模式和概念進行全面的把握，將現有的信息存儲到一定的計算機介質當中，注重網絡空間的拓展，才能夠在最大程度上避免因為紙質檔案存儲空間不足而出現的一些問題。另外，要積極創設更為先進的信息化檔案管理的數字平臺，通過不同社會主體需求的考量，進一步的開發屬于自身的數字平臺。比如，對于高校來講，可以結合不同的功能區分，對信息化管理平臺進行開發，通過管理機構功能的優化與凸顯，進一步的掌握大數據時代之下工作平臺創建的相關要求。整個平臺構建完畢之后，要進行系統試運行，構建完善的信息查詢鏈接，以此達到更加方便快捷的系統運行目標。

2）檔案數據安全管理。強化數據安全管理也是非常重要的措施。在對檔案數據安全工作進行推進的過程中，要從檔案系統安全維護與紙質檔案管理的安全措施入手，一方面，在檔案系統平臺之中構建專門的安全系統維護模塊，系統一旦出現問題，則可及時啟動系統信息維護與保護功能，并通過系統備份，防止檔案信息資料的丟失。另一方面，紙質檔案的管理要求做到數據與資料的相統一，客觀上做到實時實地的資料檢測，避免受潮等問題的出現。

3）注重檔案管理標準化體系的構建。當然除了上述內容之外，在大數據技術的支撐之下，積極對標準化的規范體系進行構建與完善，也是尤為關鍵的。根據不同級別檔案管理的重要需求，強化相關社會主體的緊密聯系，使各個數字資源生命周期體系都可以在標準化的操作之中得到全面的體現。一般來講，要結合科學管理的核心原則，注重管理流程的落實，使整體的工作模式可以在創新的理念支撐之下得以全方位的執行。另外，在對檔案資源的存在形式進行變革的過程中，也要注重多元化服務的提供，使整個檔案資源的價值可以達到最大化的趨勢發展。在這個過程中，一些系統當中的用戶可以根據自身的情景感知，自動的搜索所需要的檔案知識內容，智能化的推送與檔案管理查詢儲存相關的知識內容，以此通過上下聯動，把握用戶整體的使用需求。

4）注重管理手段、思想觀念與保管利用方式的轉型。為了強有力的對科學發展的現代觀念進行貫徹落實，從思想觀念、管理手段、存儲方式這三個不同角度出發，加強內容形式的轉型也是非常重要的。首先，在對思想觀念進行把握的過程中，要積極從全方位的角度出發，打破紅頭文件的局限，注重其他信息載體模式的優化，深度的對大數據時代之下的檔案信息資源價值進行開發。比如，可以開發數字信息平臺，將紙質檔案與數字化的檔案進行結合。其次，優化管理手段轉型模式，通過深度的檢索，對整體的管理模式進行簡化。比如，在對高速公路建設項目的檔案資料進行管理的過程中，就可以通過整理簡化及檢索深化的發展目標，將信息檢索分為一、二、三不同級別的資料類型。通過電子檔案與掃描紙質檔案的進一步融合，做到信息資料的同步收集與同步整理。最后，在對保管方式和利用方式進行轉型的過程中，要根據不同的數據類型，對于信息資料相關的數據群進行構建，以此完善專題內容，完善數據存儲介質。

4 結束語

綜合以上論述，在智慧檔案管理理念的指引之下，積極注重大數據時代之下資源的整合，發揮數字檔案管理平臺的優勢，提升檔案管理轉型水平，不僅是當前時代發展的要求，更是滿足社會經濟發展需求的重要途徑。在這個過程中，相關社會主題還要充分把握大數據時代之下的建設步伐，通過創新與轉型，培養更加優秀的黨員管理人才，以此更加強有力的推動我國數字檔案管理水平的不斷提升。

參考文獻

[1]繆逸霞.大數據時代下的檔案管理范式轉型探究[J].現代經濟信息，2019（23）：97.