高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)中檔案隊伍轉(zhuǎn)型問題研究

摘 要：高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)是機(jī)關(guān)檔案信息化事業(yè)過程中的必要載體。其在建設(shè)過程中必然會面臨相關(guān)困境，檔案員隊伍轉(zhuǎn)型的問題就是其中之一。本文以國家級數(shù)字檔案室建設(shè)試點單位鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院檔案室為研究基點，調(diào)研走訪大量的檔案室，就在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中對檔案員隊伍提出的新要求等問題展開研究，并提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;檔案員隊伍;轉(zhuǎn)型;高職院校

基金項目：本文系鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院科研基金項目“高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)過程中檔案員隊伍轉(zhuǎn)型問題研究——以鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院為例”（項目編號：EJD19002）的階段性成果。

1 高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)概述

2014年國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》提出了數(shù)字檔案室的概念、原則、建設(shè)內(nèi)容和要求，開啟了機(jī)關(guān)檔案信息化工作的新篇章。高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)就是地方機(jī)關(guān)檔案信息化事業(yè)的一項重要組成部分。2015年10月鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院被內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局推薦，由國家檔案局設(shè)為數(shù)字檔案室建設(shè)試點單位。在建設(shè)過程中，筆者深感，數(shù)字檔案與傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案工作不同，數(shù)字檔案室建設(shè)是試圖通過技術(shù)要求、借助技術(shù)手段重塑適應(yīng)現(xiàn)行檔案工作分工的電子文件管理流程，推動檔案工作從人工到智能，檔案工作人員從手工操作到腦力勞動的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型升級。

2 數(shù)字檔案室建設(shè)過程中高職院校檔案工作人員轉(zhuǎn)型的必要性

1）從高職院校檔案室的設(shè)置基礎(chǔ)看。在高職院校的建設(shè)進(jìn)程中，除極少部分院校屬于新建院校外，絕大部分都是由過去的中專、大專、廣播電視大學(xué)等升級或組建而來的。在這些前身院校中，檔案工作本身就是一項弱勢工作，無專門的工作場地，無專業(yè)的檔案工作人員。因此，在組建或升級新的高職院校后，這些前身根本無法給新校提供成熟的、專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗以及工作人員。所以，新校在建設(shè)初期為了解決、整理幾校移交回的大量檔案材料，只能從合并后的教職工隊伍中挑選部分老師充實到檔案室，以便開展工作。久而久之這部分老師也就扎根在檔案線上了，成為一名“專業(yè)”檔案工作人員。可是，當(dāng)下啟動數(shù)字檔案室建設(shè)工作，這些“老”檔案員卻受到了專業(yè)性的挑戰(zhàn)和考驗，因此，從專業(yè)的角度出發(fā)，高職院校檔案工作人員向?qū)I(yè)的檔案工作人員轉(zhuǎn)型是必要的，也是必須的。

2）從高職院校檔案室原有工作人員的工作心態(tài)看。高職院校的檔案管理工作隊伍一般是由專職檔案員與兼職檔案員組成。但高職院校普遍受到建校初期事務(wù)冗雜的影響，經(jīng)常會忽視檔案管理這項常規(guī)性工作。具體表現(xiàn)在專業(yè)檔案管理人員出現(xiàn)角色認(rèn)知偏差，失去了工作創(chuàng)新的動力，有需求就完成流程性服務(wù)，對本職工作無熱情可言。另外，從兼職檔案員來看，其本職的教學(xué)、管理工作已經(jīng)占據(jù)了他大部分的工作時間、精力以及注意力，根本無暇顧及檔案工作。

如果高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)工作是建立在這類型的工作心態(tài)和現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，其進(jìn)展和建設(shè)效果可想而知。反之，如果學(xué)校重視檔案工作，工作人員的精神面貌是很正態(tài)的，此時再開展數(shù)字檔案室建設(shè)工作，就會順暢的多。比如鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院檔案室在組建后通過8年時間的建設(shè)就成為國家級數(shù)字檔案建設(shè)試點單位，其中副高職稱的檔案工作人員就占到66.6%，這項成績在業(yè)內(nèi)也應(yīng)該是排在前列的。

3）從數(shù)字檔案工作與傳統(tǒng)檔案工作的區(qū)別看。數(shù)字檔案工作較之傳統(tǒng)的檔案工作在管理和技術(shù)應(yīng)用方面有著很大的差別，工作內(nèi)容發(fā)生了很多變化，具體表現(xiàn)在：（1）承載檔案的載體發(fā)生了變化，數(shù)字檔案室更注重用計算機(jī)及相關(guān)軟件處理后的電子檔案的歸檔工作，包括各種音視頻資料、數(shù)據(jù)、電子基建圖紙、紙質(zhì)檔案掃描件等。（2）對檔案室的評價體系也發(fā)生了變化。之前評價檔案室建設(shè)和管理的標(biāo)準(zhǔn)包括館藏檔案的起始年份、數(shù)量、種類、保存條件、保存效果以及使用率等，而對數(shù)字檔案室的評價體系又增加了多項的技術(shù)性指標(biāo)，包括對實務(wù)檔案的數(shù)字化能力與比例、與同行檔案室數(shù)據(jù)的開放和鏈接能力、查閱檔案的便捷性等。（3）服務(wù)的方式也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作基本流程多是體力勞動。而數(shù)字檔案可以說更便捷、高效，具體流程是：調(diào)檔人員通過互聯(lián)網(wǎng)注冊登錄相應(yīng)的檔案存儲系統(tǒng)——了解所調(diào)取檔案的存儲情況（有或無）——網(wǎng)上提交相關(guān)驗證——數(shù)字檔案室審核通過——可以點擊查閱。對于調(diào)檔人員來說省去了大量的時間和精力，對于檔案工作人員也可提高服務(wù)的效率。

3 數(shù)字檔案室建設(shè)過程中高職院校檔案工作人員如何轉(zhuǎn)型

1）學(xué)校層面要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案工作認(rèn)識，完善檔案管理機(jī)構(gòu)及制度建設(shè)。（1）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，用實際行動支持檔案工作人員轉(zhuǎn)型。各高職院校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案工作對學(xué)校教學(xué)、管理工作及學(xué)校全面發(fā)展的重要性，用實際行動支持檔案管理工作，要通過經(jīng)費投入、設(shè)備保障、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、甚至職稱評聘等角度，激發(fā)起檔案工作人員的積極性和信心，讓他們找回自己的角色認(rèn)同，主動去創(chuàng)新檔案工作，才能有信心去從事數(shù)字檔案工作。（2）要引進(jìn)必要的專業(yè)技術(shù)人員。數(shù)字檔案室的建設(shè)僅靠原有的以手工勞動為主的工作人員學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)型是不夠的，這些人員雖然可以通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、調(diào)研、參觀等對數(shù)字檔案室建設(shè)工作有一定的認(rèn)識和了解，掌握一定的技術(shù)，但系統(tǒng)地把握和搭建數(shù)字檔案室，還是需要專業(yè)技術(shù)人員的參與與引導(dǎo)。即從隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)上實現(xiàn)轉(zhuǎn)型。（3）穩(wěn)定兼職檔案員隊伍。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視和關(guān)注兼職檔案員，要用文件和政策確保他們的身份，讓他們師出有名。要加大宣傳力度，提高他們在師生中的認(rèn)同感，要在實際工作中支持和鼓勵他們開展檔案工作;要保障他們要與專職檔案員在培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方面有同等的權(quán)利;要鼓勵他們技多不壓身，主動走進(jìn)并了解檔案工作，強(qiáng)化他們的檔案意識、服務(wù)意識、責(zé)任意識、甚至法制意識，要主動參與數(shù)字檔案室建設(shè)。

2）專職檔案工作人員要轉(zhuǎn)變心態(tài)，提高認(rèn)識，主動掌握數(shù)字化專業(yè)技能。（1）專職檔案工作人員要轉(zhuǎn)變心態(tài)和作為。要改變以往在工作中形成的因循守舊、滿足現(xiàn)狀、不思進(jìn)取、工作方式落后、服務(wù)效率低下的心態(tài)和表現(xiàn)。轉(zhuǎn)變精神面貌，提高自我的職業(yè)認(rèn)同，要有職業(yè)榮譽(yù)感，要有干一行專一行敬業(yè)精神。（2）專職檔案工作人員要提高對數(shù)字檔案室的認(rèn)識。要認(rèn)識到檔案數(shù)字化是信息化時代的必然趨勢，是檔案工作換發(fā)生機(jī)、實現(xiàn)跨越發(fā)展的必然選擇。避免出現(xiàn)抵制情緒、說風(fēng)涼話，甚至扯后腿行為。（3）要主動掌握數(shù)字檔案專業(yè)技能。除了要掌握一些必須的文秘、計算機(jī)、識圖等綜合性知識外，要求檔案員必須熟悉和掌握現(xiàn)代化技術(shù)知識，特別是檔案數(shù)字化過程中所必須的軟件、網(wǎng)絡(luò)技能，成為一名復(fù)合型的專業(yè)檔案人才。

4 總結(jié)

在信息化時代，在高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，不可避免的對高職院校的檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了要求，這就需要廣大檔案人注重自我學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)。積極主動投身到檔案隊伍轉(zhuǎn)型的工作當(dāng)中，從而適應(yīng)更高的檔案工作要求。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

王小娟（1984-），女，內(nèi)蒙古鄂爾多斯人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。