提升事業單位檔案管理信息化建設的策略探討

摘 要：檔案管理是機關事業單位的一項重要工作。隨著我國信息化進程的加快，信息技術廣泛應用到社會各領域，各級機關事業單位也積極轉變傳統的檔案管理模式，推進信息化檔案建設，但是具體的推進過程中也存在著諸多問題影響了檔案管理工作效率。本文主要分析了檔案管理信息化建設存在的問題以及如何有效提升我國事業單位檔案管理信息化建設的策略，從而為各機關事業單位管理和服務工作提供借鑒。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;策略

隨著信息技術的發展和網絡的迅速普及，信息化管理技術廣泛應用到社會各行業和各領域，事業單位的檔案管理工作也實現了信息化管理。但是，從目前事業單位檔案管理信息化進程看，仍存在著信息化水平低、重視程度不夠等一些問題，一定程度影響檔案管理的效果，制約了事業單位的健康發展。因此，充分利用信息化技術成果，加強機關事業單位檔案管理工作，是信息化背景下亟待解決的問題。

1 事業單位檔案管理信息化中存在的問題

1.1 重視程度不夠

信息化建設是事業單位檔案管理的必然趨勢，目前各事業單位也都按照相關要求配備了軟硬件設備，推進檔案的數字化、信息化建設。但是仍有部分管理人員和領導沒有深刻認識到信息化建設的重要性。認為檔案管理只是對相關人事檔案進行保管和儲存，簡單把檔案管理信息化等同于將所有的檔案內容錄入電腦系統，對信息化管理缺少正確的認識和統籌規劃，大大降低了檔案管理工作信息化建設的效率和水平。

1.2 缺乏專業性管理人才

檔案管理與信息化的結合，對檔案管理人員提出了更高要求。但是，目前事業單位對這方面人才的引進力度不夠，大多數管理人員都沒有受過專業管理培訓，缺乏一定的理論知識和信息化素養，特別隨著事業單位的改革重組，很多部門人員調整，導致沒有專門的人員對檔案進行管理，對檔案工作投入精力不足，一定程度上影響了事業單位檔案管理水平。

1.3 檔案信息化利用程度低

雖然各事業單位已經實現了檔案管理信息化，節約了勞動成本，提高了工作效率和檔案管理水平。但是，很多單位在開展檔案管理的過程中，對一些重大檔案信息材料利用效率低，比如，對人事檔案主要在人員調動時有利用價值，沒有認識到有效的利用效果。

1.4 檔案信息安全存在潛在威脅

雖然電子檔案具有諸多優勢，但是面對復雜的網絡環境，很多不確定因素加大了檔案保密信息泄露的風險，部分事業單位沒有對信息資源進行安全保密處理，社會上一些不法分子的惡意破壞，甚至是管理人員的一些誤操作也會導到檔案信息安全性遭到破壞。

2 提升事業單位檔案管理信息化建設的有效策略

2.1 提高信息化建設的重視程度

相關管理人員和責任人要明確檔案管理信息化建設的重要性，注重運用新技術、新手段、新方法來管理檔案，提升對檔案管理信息化建設的支持力度。首先，要加強軟硬件設備的投入，營造良好的網絡環境，提升管理水平。其次，及時維護和更新信息化檔案管理，從整理，查閱，收集等方面嚴格檔案工作程序，確保內容準確完整，提高檔案信息管理高效運作。

2.2 注重檔案管理人員隊伍建設

檔案人才隊伍建設是檔案信息化建設的關鍵因素之一。檔案管理人員不僅要具備一定的專業基礎知識，同時還掌握計算機網絡、數據、計算機軟件等知識。一是加強業務培訓。注重培養檔案管理人員的信息技術知識以及檔案管理技能，通過長期培訓與短期培訓相結合的方式，及時更新管理知識，學會熟練運用計算機，并將參加培訓的情況列人考核、評審的范圍，從而調動人員參與的積極性。二是加強優秀人才的引進。通過與高等院校聯合，采用引進、聯合培養等方式，加強對高素質人才的引進，尤其是同時具備檔案管理與計算機技術的復合型人才，從而建立高素質的技術團隊，提升機關事業單位檔案管理信息化水平。

2.3 提升信息化服務利用能力

各機關事業單位在加快推進檔案管理系統、管理場所、設備等方面信息技術化的同時，還要借助信息化、數字化管理進程，不斷提升機關事業單位檔案利用率，按照政務信息公開的原則，逐步建立檔案資源共享機制，充分挖掘有價值的檔案信息，通過檔案分類、設置角色權限、安全審查等程序實現檔案查詢、使用等信息化服務，能力最大化實現檔案的效用。

2.4 提高檔案信息的安全利用

為確保人事檔案信息保密及適度公開，關鍵要制定完善的安全管理制度，既要有合理的開放程序，也要有嚴格的責任追究制度，以滿足不同群體對檔案利用的需求，也確保檔案資源的安全管理。同時，要強管理人員自身的安全防范意識，對網絡數據庫中的檔案資料進行定期維護與更新，做好電子檔案備份工作，并且合理利用計算機防火墻等科技手段及技術設備來保障檔案安全，防止重要檔案的丟失。

3 結語

總之，檔案管理是機關事業單位發展的重要資源。在信息化背景下，機關事業單位要充分發揮信息技術優勢，加快推進檔案管理的信息化進程，提升檔案管理效率，從而為機關事業單位的發展提供堅實的保障。

參考文獻

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作者簡介

鄭云鵬，男，漢族，吉林白城人，助理編輯，研究方向：檔案管理。