淺談水電工程竣工資料檔案管理工作

徐艷梅

摘 要：隨著經濟和各行各業的快速發展，資料檔案管理工作在任何職業、任何工作中都是十分重要的，這一流程能把所做的工作真實的反應出來，并能通過這一流程及時查漏補缺，在后期遇到同類型工作時，還可進行借鑒。所以應當重視起資料檔案管理工作，尤其是水電工程竣工的資料檔案管理，因為水電工程程序繁雜，涉及的資料檔案種類頗多，每項流程都環環相扣，錯漏了哪一處都會產生不小的影響。因此對從事水電工程資料檔案管理工作的人員要求極高，對工作人員的操作規范也要求的格外嚴格，以求讓整個工程項目能順利圓滿的完成。

關鍵詞：提高意識;制定規范;實施制約與監督

引言：竣工驗收備案的實施對我國工程建設管理來講具有至關重要的作用，推動質量監督機構核定工程質量等級向以建設單位為主體組織工程竣工驗收，并以相應規定為依據向建設行政部門主管部門申請備案的轉變是其核心所在，旨在提升工程建設過程中各方主體責任的明確性，提升各個環節的安全性。同時，竣工驗收備案的實施在提升建設工程檔案資料及時性、系統性和全面性方面也具有突出作用。

一、竣工驗收備案與檔案管理間的聯系

就以往來講，無論是建設還是施工管理過程中都未將城建檔案工作納入到其中，這就導致檔案管理工作過程中經常存在歸檔不及時、資料不全面等情況，使得已經交付使用的工程其檔案并未及時移交到城建檔案部當中，即使檔案主管部門工作較為被動，而且對后續工程管理來講也會產生不利影響。而竣工驗收備案的實施有效彌補了上述的不足，并為上述問題的解決提供了重要的制度保障，提升了建筑工程檔案完整和移交在工程竣工驗收過程中的地位。

二、竣工驗收備案在檔案管理中的重要性

2001年7月，我國建設部指出，對于包含在城建檔案館接收范圍的工程來講，建設單位需要基于組織竣工驗收前提下，提請城建檔案管理機構圍繞工程實施預驗收，這也是城建檔案管理機構給予工程檔案認可文件的基礎。同時，建設單位在具備工程檔案認可文件后，可以在工程組織下實施竣工驗收。就竣工驗收備案這一過程來講，還要著重對工程檔案認可文件進行仔細且嚴格的查閱。也正是在這些條文的明確規定和執行下，工程檔案管理工作逐步朝向科學化和規范化邁進，對工程檔案移交歸檔工作也具有不可忽視的意義。總的來講，竣工驗收備案在檔案管理中的重要性主要表現在以下幾點：第一，以國家部門規章方面為立足點，對城建檔案接收嚴格依法行事進行了明確，賦予了城建檔案管理更多的權威性。想要達到提升工程檔案管理力度的目的，城建檔案管理部門可以以相關規定為依據和參照，促使建設單位及時履行自身職責，并對其向城建檔案館移交工程檔案這一過程進行監督和檢查，執行起來操作性也較強。第二，提升了城建檔案管理工作的規范性，管理質量也有所提高。對于工程竣工且驗收合格的工程來講，建設單位需要到城建檔案館中憑借《建設項目檔案報送責任書》領取《建設項目檔案預驗收申請表》，并在此基礎上完成預驗收的登記;待登記完畢后，城建檔案館會在建設單位填寫的《建設項目檔案預驗收申請表》基礎上，以此為依據對工程檔案預驗收進行安排;待預驗收合格后，城建檔案館會向建設單位發放《建設項目檔案預驗收認可書》，這也是建設單位組織竣工驗收的重要保障。

三、如何發揮竣工驗收備案對建筑工程檔案的作用

（一）提升相關人員對竣工資料檔案管理的意識

水電工程竣工的重要組成部分就是竣工資料檔案的管理，因為這一環節可以起到參考、審核、驗收及維護等重要作用，并且跟整個工程的效益是有直接關系的。所以一定要將竣工資料收集完整，將整個檔案做的真實有效并且準確。要是沒能將這部分做好，將會為項目埋下不小的隱患。因此，整個項目相關的領導和工作人員，一定要將竣工檔案的管理意識提升上來，在實際工作中，嚴格的遵照管理流程以及檔案歸檔的規范，認真的對待檔案管理這項工作，務必將工程真實，準確并完整的呈現出來，為工程做好輔助工作。畢竟一旦出現資料不全或管理不善的局面，就會導致一部分的資料失真或缺失，或者一旦產生問題便很難查詢因由，無法及時正確的將隱患消除，為工程后期的運營造成不必要的麻煩，還會為社會埋下多種不安全隱患。

（二）將資料呈現的內容規范化

水電工程的圖紙編制和各個項目的所有資料文件都是有明確規定與要求的，但總會出現檔案管理工作不規范，監管力度不嚴格，或是其他原因，使檔案管理工作依然存在不少問題。比如在用紙方面沒有符合檔案要求，或者紙張表面不整潔，整份材料用紙大小和質地不同，字寫得潦草看不清，圖樣繪制的不規范，或是對資料隨意進行涂改，修改又未經許可，改后修改人也沒有簽字確認或者加蓋公章等。除此以外，還有未將資料收集全面，或是出現只有圖紙沒有原始資料的情況，甚至是監理報告或是竣工書的缺失，還有就是在最后收尾工作中不按要求進行分類成冊，或是成冊的未制定目錄，有目錄的制定的又不準確，明顯與內容不符等問題層出不窮，更有因管理上的不到位，造成重要資料丟失的狀況。這些問題在工程施工中時常出現，對工程的進度和后期運作維護造成了不小的影響，因此需要相關人員加大資料管理的力度，經常組織學習《驗收規程》和《檔案法》等相關的重要文件，明確制定好相關的規范制度，將制度盡量細化，包括用紙，格式，涂改規定，字體要求等，并做好檔案管理工作的宣傳，提高檔案管理人員的工作素養及檔案管理意識，讓檔案管理工作得到充分重視，并將《規范法》形成制度，這樣才能保證資料的全面、統一、整潔及準確。

（三）加強檔案管理人員的職業素養

工程檔案要由專人負責，且對負責檔案管理的人員時常進行培訓，培訓內容涵蓋檔案管理工作的基本常識、檔案法規以及管理標準等，除此以外，檔案管理工作人員要具有一定的穩定性。因為這部分人員不穩定，會造成整個工程的各項措施與制度不能持續的落實。而且中途換人管理就會出現交接問題，后來人員對工程前半部分的實施不了解，通過人員交接一知半解，無法與后續工作進行更好的串聯，容易造成材料的遺失，或是數據上的錯誤，或者進行某項資料查詢時耗費的時間相對較長，造成不必要的人力物力財力的浪費。因此，檔案管理人員要將自己的業務水平不斷提高，除了將檔案進行規范標準的管理外，還要努力的搜集信息資源，給水電工程的運行與維護提供更高效的服務。

結語：綜上所述，工程竣工檔案的管理工作，在整個水電工程項目中的作用非常重大，工作流程及工作量也十分的繁瑣復雜，因此需要檔案管理部門及工作人員具備超強的責任心以及出色的工作能力，并且擁有良好的工作素養，對檔案管理工作的重要性有高度的認知，且能細心，耐心的進行每一項工作，及時的發現與解決工作中遇到的問題。這樣才能保證整個水電工程順利的進行下去，后期運營與維護也能得到最好的保障。千萬不要抱有僥幸心理或是過度理想化的心理，認為差不多就可以。一旦產生這樣的心態，就很容易出現大紕漏，對整個工程以及對社會的影響都非常大。所以，檔案管理工作人員一定要收集精準的資料，按照工作規范，嚴謹的完成竣工資料管理工作，為工程圓滿完成以及為社會的發展和人民的安定提供保障。

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