淺議企業電子檔案的管理及利用

韓洪云 陳玫君 王亞麗 張永波

摘 ?要：當前，在日常工作中，企業電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，加強電子檔案管理的目的，就是為了更完整、更準確利用電子檔案。本文從企業電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑和做好電子檔案管理的若干措施。

關鍵詞：企業;電子檔案;管理利用

1引言

電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。隨著信息技術的快速發展，企業檔案管理的電子化程度已有所提高，加強和做好企業電子檔案管理的目的，就是為了更完整、更準確地利用電子檔案。本文從企業電子檔案的管理入手，分析企業電子檔案的主要利用途徑，指出做好企業電子檔案管理的若干措施。

2加強企業電子檔案管理的重要意義

加強對電子檔案的管理意義重大。作為企業檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求企業檔案管理必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強企業電子檔案管理的重要意義進行分析。

2.1加強企業電子檔案管理，有利于節省人力物力

在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力，大大提高了企業檔案管理的工作效率。

2.2加強企業電子檔案管理，有利于提高服務質量

加強企業電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高企業檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強企業電子檔案的管理，要求檔案管理者和使用者提高使用信息化技術的能力，使企業檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益

2.3加強企業電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著信息化技術的提高，企業越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強企業電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

3企業電子檔案使用的主要途徑

企業電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮軟件功能才能充分展示其優越性。當前，關于企業電子檔案的利用，其途徑主要有三種：直接利用、提供拷貝、通信傳輸。

3.1直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。

3.2提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件。

3.3通信傳輸。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，可以通過互聯網絡來實現通信傳輸，可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。

4企業電子檔案管理和利用的主要措施

由于企業電子檔案提供利用方式的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。

4.1建立企業檔案利用制度，整合各類檔案資源

建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，整合檔案資源，創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。

4.2規范企業檔案利用方式，避免誤操作造成損失

電子檔案的利用，應該根據用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的損失。

4.3建立企業檔案“雙套制”管理模式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。

4.4加強企業檔案人員培訓，提高檔案保護意識

必須加強對檔案管理人員的培訓，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

5結語

目前各行各業正在跨入“信息時代”，企業網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，企業電子檔案的管理與利用者著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，加強對檔案管理者和使用者的培訓，確保企業電子檔案能夠安全可靠的利用狀態，助推企業發展。

參考文獻

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作者簡介：韓洪云，男，漢族，遼寧普蘭店人，英語專業，副譯審，學歷：碩士研究生。