房地產檔案管理中數字化技術的應用分析

王國中 谷雨

[摘 要]近年來，我國社會主義市場經濟迅速發展，促使我國房地產行業的發展逐漸加速，且房地產檔案管理工作總量越來越大，工作內容越來越復雜，這在一定程度上增加了房地產檔案管理工作的難度。在目前的房地產檔案管理工作中，數字化技術的科學應用能夠有效提高檔案管理工作的整體水平和質量。基于此，文章針對我國房地產檔案管理工作中數字化技術的應用進行分析和探討，希望對相關人士有所啟發，提高房地產檔案管理工作的效率和質量。

[關鍵詞]房地產檔案管理;數字化技術;應用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.083

[中圖分類號]F299.23;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）16-0-02

0? ? ?引 言

采用數字化模式開展房地產檔案管理工作時，檔案管理部門要運用各種各樣的管理方式整合大量的數據信息，之后將整理好的信息數據存儲到計算機系統中。通過網絡技術，有效傳遞應用信息，建立完整的檔案信息數據庫，有效提高各項檔案資料的應用效率，共享信息資源。近年來，我國信息化技術的發展速度越來越快，各個行業都在應用新技術，房地產檔案管理工作也不例外，充分運用數字化信息技術可以有效提高管理水平和工作效率，為我國房地產行業的健康發展提供保障。

1? ? ?房地產檔案管理現狀

房地產公司在日常的經營工作中會產生大量的數據信息，各級部門人員需要收集大量的信息資料，這些信息資料屬于基礎數據檔案。工作人員需要將檔案交到檔案管理室，檔案管理室再進行相應的排序分類，匯總各項資料文件，完成項目建設之后，將其做成宗卷，分類存放。同時，還需要錄入宗卷，提供輔助性服務，做好日常維護工作，遵循以人為本的原則，收集整理各項房屋建筑信息。檔案管理工作人員一定要熟悉客戶的相關情況，保證信息的安全性。檔案管理人員在收集、歸類檔案時，通常采用手工抄錄的方式，由于房地產檔案信息數據多且復雜，手工抄錄會浪費大量的人力成本和時間成本，且出現錯誤的概率比較高，一旦出現錯誤難以修改，嚴重影響房地產檔案管理工作的有序進行。

如今社會經濟發展迅速，信息每天都在更新，檢索房地產檔案資料時很容易出現問題;政策的不斷更新，導致房地產檔案信息與房產現實情況不符，且一些企業沒有提高對檔案管理工作的重視度，只關注高效益部分，不重視長期效益。在管理檔案過程中，減少資金投入，看似節約了成本，但沒有考慮企業的長遠發展。此外，采購人員進行采購工作時，沒有關注檔案管理的輔助設備，沒有意識到檔案管理工作的重要性，無法更好地儲存相關資料，導致工作人員后期查找資料比較困難，嚴重阻礙資料信息的存儲和使用，長此以往就會對企業發展造成阻礙。

2? ? ?在房地產檔案管理中利用數字化技術的重要性

在房地產檔案實際管理工作的過程中，檔案管理部門科學運用數字化信息技術，能夠在很大程度上提高工作時效，節約房地產企業的人力、物力成本，減輕各級人員的工作強度和壓力，提升工作水平與工作質量，利用數據維護，做好各項管理工作，調取各類資料，在具體查詢時，相關人員可以通過輸入某個關鍵詞查找需要的數據資料，同時可以根據查到的內容尋找對應的紙質文件，為工作提供便利條件。另外，通過應用數字化信息技術，能夠有效降低錯誤發生概率。在過去的檔案管理工作中，大部分資料是由人工進行手填錄入的，不僅工作量極大，且出現錯誤的概率也較大，存在各種主觀因素，錯誤頻出。目前，應用數字化技術能夠控制此類錯誤，檔案管理人員上傳資料，收集檔案，保存后再提交，系統會自動識別其中存在的問題，然后選擇直接提交或進行修改，將各項資料轉到系統后臺中，提高管理效率。

3? ? ?房地產檔案管理數字化的主要特征

檔案日常網絡化管理包括快速收集信息、移交信息、在網絡上綜合利用檔案等。這樣一來，能夠有效提高信息利用效率，節約統計檔案、檢索信息等工作的時間。同時，這種方式也改變了以往紙張、錄音、錄像等儲存介質。通過數字化技術進行掃描、壓縮、轉化等，將信息數據轉化為圖片、文件、聲音等形式，再利用分級儲存管理技術，將圖片、聲音等文件儲存在磁盤光盤上，之后，可以利用各種快捷的查詢手段，查到想要的資料信息，將其發布在廣域網、局域網中，并通過計算機系統和網絡技術進行各類資料的查詢、儲存，實現檔案管理數字化。

4? ? ?房地產檔案管理中應用數字化技術的原則

首先，遵循安全性原則。利用數字化技術管理檔案時，房地產檔案管理部門應避免各方面因素對硬件、軟件造成的危害，避免房地產檔案信息數據遭受損壞、丟失等。目前，房地產檔案管理人員需要完善各項管理制度，應用不同的管理技術，提高管理的安全性，設置用戶基本權限，備份各項數據，每隔一段時間更新應用軟件，長久保存檔案。其次，遵循真實性原則。在檔案管理過程中，要避免虛假信息，以免影響后續檔案管理工作。真實性不僅屬于管理理念，也是管理要求，加強技術研究、完善制度，從而控制其真實性。由以往的手工檔案管理轉換為如今的數字化檔案管理，主要因為數字化檔案管理更加快捷，信息查詢更加方便，在完成房地產檔案處理工作后，不受時間地點的限制，可以瀏覽多項信息，多人查詢相同的檔案，提高內容的完整度與真實性，有效保存房地產檔案，充分發揮檔案本身的可利用價值。最后，遵循精煉性原則。經過掃描、儲存、整理等相關工序，檔案管理部門投入人力、物力、財力，提供技術支撐。鑒定人員在開展鑒定工作的過程中，應清理重復的文件或者無價值的文件，精簡檔案，反映真實的歷史活動，節約成本，滿足大多數用戶的需求。

5? ? ?加強房地產檔案管理的方法

5.1? ?做好檔案統計工作

在房地產檔案管理工作中應用數字化技術，發揮數字化技術的應用價值，能夠提高檔案管理工作的效率。目前，社會各領域全面發展，在房地產檔案管理過程中，不能只依靠各業務人員，還需要其他多個部門的支持。檔案管理部門應利用互聯網技術，組成檔案統計模塊。在檔案統計模塊中，明確劃分不同類別的檔案，儲存原始檔案憑證，以提高檔案管理的效率和質量。

5.2? ?設置系統權限

在現階段，各類計算機應用軟件都設定了層級權限，因此，房地產檔案管理軟件也應設定層級權限，根據管理人員的崗位、職位、級別等差異設定不同的層級賬戶和密碼，這樣能夠將房地產的眾多檔案進行有效整合和利用。現階段，房地產檔案管理部門必須制定科學的權限系統，對各級別、各部門、各職務人員的查閱權限進行分級、分類，比如，房地產檔案管理部門在連接戶籍管理系統時需要設置權限;在房地產檔案管理系統中應合理應用數字化技術，以提高管理安全性。

5.3? ?做好檔案索引與查找工作

部分業主在辦理各項業務時，需要用到多項資料復印件，如果采用以往的方法查找檔案，提取資料，很難找到檔案。而且很多業主并沒有登記房屋的權屬，沒有留下任何檔案，或者登記的檔案記錄不準確等，導致檔案查找工作不精準、不及時。此外，一些檔案管理人員由于自身的原因，混合放置了多項檔案，查找起來非常困難與麻煩。目前，檔案管理部門利用數字化技術，建立了電子檔案，通過輸入相應的關鍵字，能夠快速找到需要的檔案，降低錯誤率。采用數字化方式，查找檔案信息，能夠節約檔案查找時間，提高工作效率，簡化查找流程。

5.4? ?建立數據庫

在房地產企業檔案管理部門中，客戶的資料多且復雜，如果進行分類存儲需要投入較多的人力、物力。基于此，房地產檔案管理部門需要構建科學的檔案數據庫，確保檔案數據的安全性與保密性，也為相關工作人員查找和調用各類數據信息提供了便捷條件。

5.5? ?提高檔案管理人員的專業素質

在房地產檔案管理工作中，檔案管理部門應定期培訓檔案管理人員。例如，房地產檔案管理部門可以展開集中培訓，定期組織管理人員參加知識講座，組織交流學習活動。在交流過程中，解決自己在工作中遇到的重難點問題。利用專業化培訓，讓工作人員掌握房地產檔案管理理論知識，應用理論知識，指導實踐活動，更好地開展檔案管理工作。

5.6? ?優化設計房地產檔案系統布局

首先，將不同目錄下的各個項目配置在對應的文件夾中，分類保存各個文件;其次，篩選各類信息，將多項信息規劃整合，實現網絡模塊化發展。同時，優化設計系統整體布局，提高整體設計的成效，建立傳播平臺，充分發揮房地產檔案數據庫的應用價值，提高信息數據的傳遞速率。

5.7? ?明確檔案管理細則

在進行房地產檔案管理工作時，檔案管理部門需要結合相關行業規范，提前建立檔案分類管理表，編制相應的檔案文本期限表，針對不同的材料設定不同的保管時間。例如，對于人員調動、花名冊、重要合同文件等應采取永久保存的方式，對于項目立項批復、常見的重要合同、業務往來文件資料等應將保存時長設置為30年，同時標記出對應的目錄號，以便后期工作人員進行查閱。

6? ? ?結 語

在房地產檔案管理中應用數字化技術，能夠提高檔案管理工作效率，節省很多管理實踐步驟，減輕管理人員的工作壓力，降低檔案管理錯誤率。本文結合房地產檔案管理數字化的主要特征以及應用原則，分析了房地產檔案管理中數字化技術的應用，表明數字化技術的應用能夠提高檔案統計工作效率、安全儲存原始檔案憑證、提高數據整合效率、保證信息的完整性與保密性、提升檔案管理人員的專業素質等，進而提高房地產檔案管理人員的管理水平，優化房地產檔案系統化設計。因此，房地產檔案管理部門應加強數據化技術的應用，以提高檔案管理工作效率，促進房地產企業可持續發展。

主要參考文獻

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