機構改革視角下檔案工作體制機制的改革創新研究

楊瑩

摘 要：機構改革是國家對政府職能進行進一步理順，進一步強化黨的全面領導并提升黨的執政能力的重要舉措。通過機構改革，黨和政府在機構設置上更為科學，職能體系更為優化和完善，政府的職能也正逐漸完成服務性轉變。在此情況下，國家對檔案機構的工作也提出了許多新的要求。這就使得我國的檔案工作必須順應國家要求對現行體制機制中存在的問題進行研究，從而加快改革創新，使檔案工作水平能夠得到全面提升。本文分析了機構改革視角下檔案工作方向的變化和當前檔案工作現狀，進而對其體制機制改革創新的方略進行了探討。

關鍵詞：檔案工作;機構改革;檔案管理

一、機構改革視角下檔案工作方向的變化

我國檔案機構的主要工作是各單位檔案進行管理與處置，從而確保各單位檔案的完整性和查閱使用時的便利性。在機構改革之前，檔案機構的工作也是圍繞這一要求開展的。但在機構改革過程中，國家又進一步針對檔案機構工作制定出臺了《中共中央辦公廳、國務院辦公廳轉發<國家檔案局關于在地方機構改革中加強檔案工作的意見>的通知》，并對其工作提出了許多新的要求，這使得機構改革后檔案工作發生了許多新變化。

首先，在檔案工作的處置范圍與內容上，檔案機構不但需要對以往的文書檔案、科技檔案、專業檔案、實物檔案等進行處置與管理，還需要進一步做好音象檔案、電子檔案與數據的處置和管理。且隨著政府無紙化辦公的日益推進，音象檔案和電子檔案的管理任務也將越來越繁重。

其次，在檔案處置的具體要求上，檔案機構需要將工作重點放在處置工作方案的優化、檔案收集清點、檔案鑒定清理、處置手續進一步規范等方面。

最后，在組織保障方面，需進一步強化黨對檔案工作的領導，明確工作紀律并強化責任落實也是新時期檔案工作改革發展的重要方向。

由此可見，機構改革視角下檔案工作的變化集中體現在整體體制機制的變化上，而這也是檔案機構未來的工作方向。

二、機構改革視角下我國檔案機構工作的現狀

（一）缺少對檔案工作的足夠重視

在我國，檔案機構的主要工作是對單位各部門檔案進行處置與管理，而不直接參與政府各項職能的落實和對社會提供服務。這就導致政府對檔案工作普遍存在著不重視問題。一方面，各部門中幾乎都未設有專門的檔案管理科室或機構，從事檔案管理工作的多是文書管理人員。文書管理人員定期將部門檔案交與政府專門檔案管理機構進行統一處置和管理。這就導致各部門在檔案管理上存在明顯的專業性不足問題，很難保證檔案的完整與齊全性。另一方面，檔案管理人員配備存在明顯的不足。政府部門幾乎都未安排專人進行檔案管理工作，多是由其他工作人員兼職。同時檔案管理機構中的工作人員也存在明顯不足，這對檔案管理各方面工作的開展帶來極大不便。此外，政府部門對于檔案管理硬件設施的投入存在明顯不足，導致檔案管理的信息化建設存在嚴重滯后，明顯無法滿足現代檔案管理工作的要求。

（二）檔案工作制度與機構改革新要求不匹配

從當前檔案工作的具體工作制度上看，其制度仍然在延續傳統以往的模式。而由于傳統檔案管理工作是以紙質資料處置和管理為主，所以其管理制度也多是圍繞紙質檔案管理工作進行設計的，這就導致其工作制度與機構改革后檔案工作發展的新方向存在明顯的不匹配問題。例如基于檔案管理的信息化、智能化管理要求所需要的相關工作制度尚未建立，導致信息化檔案管理缺少一套有效的規范化、標準化工作程序，從而為檔案工作方式方法的改革創新帶來諸多阻力。再比如檔案工作內部與外部間的協調聯動不足，監管考核缺位，導致檔案工作制度的實際執行受阻。同時，對于檔案管理各細分領域如保密性檔案管理、人事檔案轉移等相關制度也未能建立并完善起來，這就使當前檔案工作無論在管理能力還是管理質量方面都存在諸多問題，明顯與國家的新要求不符。

（三）檔案管理的信息化建設明顯滯后

當前政府工作的信息化已經逐漸普及，大量文書開始從網上進行傳遞，且各種會議召開也都通過視頻形式進行，由此就產生了大量電子檔案、視頻資料。這些資料依靠傳統檔案管理方式無法進行有效處置與管理，因此必須加快現代檔案管理的信息化建設。但從現階段檔案工作的實際情況看，由于各地各級政府對檔案管理的重視與投入不足，所以現階段檔案管理信息化建設仍明顯滯后。一方面，信息化檔案工作所需的硬件設施配備明顯不足，現代電子檔案與影像資料難以有效保存，從而對檔案的全面性、真實性造成影響。另一方面，各地區間的檔案信息互聯互通尚未全面實現，這就使檔案管理的效率受到嚴重影響，不利于檔案管理的全國統籌和協調發展。

（四）檔案工作人員的整體素質不足

一直以來檔案工作在政府中都缺乏存在感，政府在對檔案工作人員的配置上多是將一些年紀較大的工作人員安排到檔案工作崗位上，或者直接由其他部門或科室的人員兼職。這種做法就導致檔案工作人員的整體素質存在明顯的不足。一方面，年紀較大的工作人員對信息技術的接受能力較弱，很難適應現代信息化檔案管理工作的要求。另一方面，兼職的工作人員也無法將心思全部投入到新時期檔案管理的改革創新中，從而影響檔案工作體制機制的創新進程。再者，機構改革后檔案管理工作的重要性進一步提升，這不但需要工作人員具有較高的責任意識和政治素養，還需要具備先進的管理工作理念，基于信息化管理的專業技能和互聯網時代的互聯網思維。因此檔案工作發展中對工作人員的思想政治教育和專業培訓也是十分必要的。但當前許多單位缺少對檔案管理人員的教育培訓，一些地方的培訓模式仍然以任務驅動培訓為主，而未形成一套完善的培訓機制，導致檔案管理工作人員的素質無法得到持續有效提升。

三、機構改革視角下檔案工作體制機制的改革創新方略

（一）加強檔案工作的頂層設計

要在機構改革后加快檔案工作體制機制的改革創新，首先要求各地各級政府和部門必須給予檔案工作高度重視。在此情況下，從頂層設計層面突出檔案管理工作的重要性尤為關鍵。首先，各地政府應結合國家有關檔案工作的指導性意見將檔案工作納入本級政府工作的重點建設任務中，加快制定出臺本級檔案工作的指導性發展和實施意見，并明確主要負責人，從而將檔案工作體制機制改革正式納入政府改革的軌道上，并對其改革計劃、任務、進程等進行明確，確保其改革的迅速開展。其次，政府應專門針對檔案工作制定出監督考核機制，針對其改革創新的進度、實際情況等進行考核評價，從而使各部門和檔案機構都重視其體制機制的改革創新工作。

（二）結合機構改革要求改革檔案工作制度

在制度的改革方面，各地檔案管理機構需要結合機構改革的要求對管理工作中的具體內容、發展方向以及工作重點進行進一步梳理，然后據此對檔案工作制度進行完善和創新。一方面，各地檔案管理機構要針對本級各單位的檔案工作進行完善，為其提供一個總體的制度框架，然后監督各單位在此基礎上結合各自實際對工作制度進行完善和創新。另一方面，要針對各級、各單位的檔案管理信息化建設制定規范化、標準化的實施意見，以便信息化管理建設工作能夠規范有序的開展并實現檔案工作基于信息技術的統一管理，最大程度上提高管理的效率。

（三）加快檔案信息化管理系統的建設

在信息化建設方面，檔案機構可以參考政府信息化辦公建設的例子，加快打造出一個全國性的檔案信息化管理系統。然后各地、各級檔案管理機構都需要建設自己的檔案管理系統并完成與國家系統間的對接，從而使檔案資料可以在管理系統中實現統一管理和檔案資料信息的互聯互通。此外，還要圍繞新的檔案工作體制機制在管理系統上增設相應的辦公模塊，將以往線下的工作模式轉移到線上，從而利用信息技術優勢提高管理工作整體效能。此外，還要重視信息化檔案管理過程中的檔案信息安全問題，不斷加強檔案管理安全可靠技術的研發與應用，從而確保新時期檔案管理的完整性、真實性與安全性。

（四）加強檔案管理人才隊伍的建設

在這一方面，機構改革后檔案管理機構成為一個為政府各方面工作開展提供信息服務的重要機構，所以政府部門必須在人才上給予其更多支持。一方面，應擴充檔案管理機構的人員編制，以便其能夠招聘吸收更多年輕人進入檔案管理工作中，以滿足信息化檔案管理的需求。另一方面，必須創新新時期檔案管理教育培訓工作機制。可以采取內部常態化培訓以及外部定期集中培訓相結合的方式對現有工作人員進行教育培訓。內部常態化培訓以思想政治教育和日常工作任務、重點以及制度培訓為主，外部培訓以提高管理人員管理技能為主，為其提供檔案管理工作理念、先進管理技術以及信息化管理技能等內容等培訓，以使管理人員可以始終保持與時代發展的同步，切實提升現代檔案工作的整體水平。

四、結語

綜上所述，機構改革是對國家政府機構的又一次全面性、深層次改革，其對新時期國家政府機構工作職能轉變和未來發展都具有重要意義。因此，在機構改革視角下，檔案工作體制機制的改革創新也必須盡快提上日程，針對當前檔案工作中存在的各種問題加快調整改革步伐，從頂層設計層面入手，加快制度改革創新、信息化建設以及人才隊伍建設，以使檔案工作更好地為政府其他工作開展提供有力支持。

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