新形勢下事業單位檔案的管理規范化

劉增華

摘 要：科技不斷進步，信息化時代隨之而來。在新形勢下，信息化貫徹于工作生活的每一處，事業單位檔案管理也應當隨之變化。事業檔案管理在事業單位工作中占有很重要的位置，檔案管理是一項基礎的工作，雖是基礎工作，但是其記錄并運轉著事業單位的信息資源，包括單位人員的檔案信息以及重要事件的檔案信息等，所以檔案管理尤為重要。本文將對新形勢下事業單位檔案管理規范化進行分析與探討。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;管理規范化;工作改革

一、引言

新形勢下，信息化趨勢促使許多傳統的工作方式有了改良，進而提高工作的效率以及有效性，檔案的管理也應當趨于信息化，這樣更有利于對檔案進行高效的管理，使工作人員更加了解檔案的情況。就目前的情況來看，有許多事業單位的檔案管理仍未做出改變，或者現有的人員與管理方式不能很好地適應新形勢下檔案管理做出的改變，導致事業單位檔案管理規范化管理上有所欠缺，本文將針對這個問題進行更加深入的分析與探討。

二、事業單位檔案管理規范化中存在的問題

（一）檔案管理信息化建設滯后

在新形勢下，信息化程度不斷加快，傳統的檔案管理方式以及檔案的更新速度無法滿足檔案管理信息化的發展，事業單位應重視對檔案管理的信息化建設。但是就目前來看，許多事業單位不夠重視這一問題，存放檔案的庫房內環境雜亂無章，相關設備比較落后，并且不及時更新。檔案堆積的數目多就會導致進行檔案管理更新時工作量大且煩瑣，工作效率低下，無法更加有效地為決策提供保障。雖然部分事業單位實現了檔案管理信息化，但是管理過于形式化，并未真正落實。

（二）檔案管理意識薄弱

檔案管理是事業單位工作的一項基礎工作，也正因如此，檔案管理的工作往往會被事業單位忽視，在整體工作中不受到重視，管理的意識也比較薄弱。單位并未為檔案管理設置專門的部門，只是納為辦公管理，使得檔案管理失去了獨立性，進而導致檔案管理的工作地位越來越低，在整體工作的存在感較低，不容易被人注意到。也正是由于事業單位對檔案管理的意識薄弱，才會導致檔案管理信息化建設不能很好進行，進而影響檔案管理的有效進行。

（三）檔案管理人才匱乏

檔案管理的信息化建設有著很嚴格的要求，尤其是對管理人員，管理人員的專業水平十分重要，必須保證其專業水平達到一定的高度。這一項工作是綜合性較強的管理工作，所以對檔案管理人員的要求也較為嚴格。就目前來看，部分事業單位檔案管理信息化建設均已完成，但是管理人員的專業水平差距大，綜合素質普遍不高，專業型管理人員較少，甚至有些事業單位沒有專業型管理人員，并且大多數都沒有足夠的實踐經驗，在管理工作中遇到問題不能很好應對。檔案管理信息化建設中會淘汰落后的設備，引進先進的設備與技術，但是事業單位檔案管理的人員大多沒有接受過專業訓練，未熟練掌握設備以及技術，不能充分使引進的技術設備發揮更大的作用。

（四）檔案管理制度不健全

每一項工作都會有相對的制度對其進行規范約束，檔案管理工作也不例外。檔案管理工作的規范化以及有效性很大程度上取決于檔案管理制度。就目前來看，許多事業單位的檔案管理制度并不健全，或者雖制定了檔案管理制度，但如同虛設，許多管理者對管理的工作不夠重視，并不會嚴格按照檔案管理的制度工作，甚至有些管理者敷衍了事，這樣就會導致管理工作陷入混亂境地。事業單位不能很好地根據實際情況制定管理工作，管理人員工作散漫不認真執行，兩者結合就導致了管理工作不能很好進行，有效性以及工作效率大大下降。

三、新形勢下事業單位檔案管理規范化的措施

（一）完善數字信息化建設

檔案管理信息化就是結合互聯網以及傳統的檔案管理制定一套管理的系統。文件到檔案的轉化的過程是十分煩瑣的，它是一項要求專業性極強并且操作程序十分復雜的工作，每一卷檔案的收集與管理都有著十分嚴格的要求。由于檔案所含信息十分重要，在檔案管理的過程中要防止人為或者自然災害的損壞，這就要求相關管理人員既要十分熟練檔案的整理與存放工作，又要熟練掌握相關管理技術以及數字信息化建設管理系統。

目前，有部分單位開發出了文檔一體化管理系統，通過對檔案有效的序列排放以及檔案文本在計算機的留檔，日常查閱、借閱以及管理監控更加便捷。科技不斷進步，會不斷涌現出新型的存儲介質以及先進的技術應用，那么對信息記錄和管理的要求也會隨之發生變化，可以肯定的是，要求只會更加嚴格而不會松懈。這就要求檔案管理人員順應新形勢下的發展，不斷學習進步，更加熟練掌握相關管理以及對設備使用的技術，進而確保檔案管理的有效性。

（二）提高管理意識與水平

首先，要提高檔案管理人員的管理意識和管理水平。領導者的管理意識與水平是其重要保障，從一個領導者的管理意識能看出整個事業單位的管理意識。如果領導者不重視檔案管理的工作，管理的意識比較薄弱，那么檔案管理人員也會由此放松對檔案的管理，導致管理意識薄弱，所以領導者的管理意識與水平十分重要。當地相關組織可以定期組織領導者學習與檔案管理相關的法律以及法規等，通過一些具體的案例說明檔案管理的重要性，使他們對檔案管理這項基礎工作有所改觀，使其足夠重視檔案管理的工作。同時，要將檔案管理納入日常議事日程，以此來增加對其的重視度，使得檔案管理工作具有獨立性。

其次，要提高檔案管理人員的管理意識和管理水平。領導者的管理意識與水平的提高能夠帶動管理人員的意識的提高，但是這樣不能完全保證檔案管理工作有效進行，檔案管理人員是其中最關鍵的因素。檔案管理人員的管理意識不僅是依靠相關規章制度以及單位領導者的約束來提高的，更多的是依靠檔案管理人員在日常工作以及順以新形勢的變化，自己有效學習進步提高的，這樣的提高對檔案管理工作的進行更加有效。作為檔案管理人員，要有管理的意識，認可并重視管理工作。還要加強與領導的溝通，可能有些領導并不重視檔案管理工作，此時檔案管理人員就要加強與領導的溝通，充分利用各種機會以及形式向領導匯報檔案管理的工作。在檔案管理工作開會議時，應當邀請領導參加，從而使領導者意識到檔案管理的重要性，使得檔案管理得到單位的充分重視，如此才能使檔案管理工作更加規范化。

最后，要加強與同事、群眾的溝通。檔案管理人員應當向領導申請定期為同事、群眾宣傳檔案管理的重要性，檔案的信息關乎自己的前途，檔案一旦受損，會造成不可彌補的損失，加強同事以及群眾的檔案管理意識，可以進而防止檔案受到人為損壞。

（三）培養專業型管理人才

新形勢下，有許多先進的設備以及技術引進檔案管理的工作中，檔案管理的模式也會由此發生改變。如何根據現有形式進行改進，需要怎樣的方案，如何建立完善檔案管理制度，并且保證檔案管理能夠規范化執行，這都是當下事業單位該思考的問題，此時專業型管理人才就十分重要了。培養專業型管理人才可以從以下幾方面進行。

一要提高檔案管理人員的積極性。提高檔案管理人員的積極性，有利于在單位內營造良好的工作氛圍，進而帶動單位同事努力做好本職工作，提高整體的工作效率。提高積極性可以依靠領導者對檔案管理的重視度，重視度越高，檔案管理人員越會有努力工作的動力。可以改善檔案管理人員的待遇和環境等，使其工作變被動為主動，相關部門也要定期對人員進行培訓，增強綜合素質以及專業能力。

二要積極從社會以及高校引進專業型管理人才，擴充檔案管理人員的隊伍。同時，要營造好管理人員的工作環境，鼓勵并支持其創造性的意見，調動其積極性與創造性。若在日常的生活與工作有問題，要及時溝通解決，便于他們能夠安心做好自己的工作，進而促進檔案管理工作有效進行。

三要加強對檔案管理人員的培養。一方面，提高政治素質的培養。雖然這些管理人員知道一些法律法規，但是并沒有深入的理解，因而要組織培訓，加深其對相關法律法規的了解，樹立正確又扎實的政治觀念。另一方面，提高業務水平的培訓。定期培訓加強鞏固專業知識的學習，同時，通過一些實際案例向其傳授一些工作經驗。對于新引入的設備與技術，要集中培訓進行深入學習。

（四）健全檔案管理制度

為確保檔案管理的有效進行，確保檔案管理工作更加規范化，要健全完善檔案管理制度。其制定要根據實際情況，結合相關法律法規共同制定，必須確保制度的權威性、合理科學性。與此同時，檔案管理制度不能只約束檔案管理人員，還要對其他人員有一定約束。事業單位應當設立專門的監督部門，以此保障檔案管理制度能夠規范有效地落實。除此之外，還要設立檔案管理人員的獎罰制度。該制度應當明確規定對不遵守檔案管理制度人員的處罰措施，表現好的檔案管理人員要有一定的獎勵措施，如通報表揚等，以此促進檔案管理人員工作的積極性，營造良好的工作氛圍，進而使得檔案管理工作規范化。

四、結語

檔案管理是一項基礎工作，也正因如此得不到充分重視，新形勢下，事業單位必須重視起來。為使檔案管理規范化工作順利進行，需保證事業單位滿足幾點要求，即有健全的檔案管理制度、有專業型人才、提高管理人員的管理意識、努力完善檔案管理信息化建設。除此之外，還需注意時刻關注時代的發展，使事業單位檔案管理不斷進步，跟上時代發展的步伐。

參考文獻：

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