高校檔案在互聯網下的管理研究

伍震

摘 要：隨著高校的快速發展，辦學規模的不斷擴大，高校檔案管理記錄工作壓力劇增，檔案工作在整個高校管理中承擔著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐高校日常運轉，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使高校檔案在高校中發展中發揮了重要作用，檔案是高校發展的有力支撐。目前互聯網技術在全國各大領域的發展迅速，高校檔案管理應借此背景對自身的管理進行全面化改革升級，互聯網模式下可以讓高校檔案管理工作打破傳統思維，針對高校檔案管理的特殊性構建出互聯網下的高校檔案管理新方向。借助互聯網平臺的優勢整合檔案資源，創新管理，本文在以互聯網技術背景下探索新的高校檔案管理新模式。

關鍵詞：高校檔案管理;互聯網;信息化

一、高校檔案管理的重要作用

（一）高校檔案的意義和價值

高校檔案是學校的信息資源，作為高校發展、經營、科研、管理等各方面活動的原始記錄，是高校高速發展中的無形資產，是高校的寶貴財富，在高校管理的各方面具有重要的憑證及參考、借鑒等作用。高校檔案是高校發展歷史的記錄者，也是高校傳承自己獨特文化的重要媒介。在高校的文化建設發展中，提升高校的競爭力，提高高校校園文化水平都離不開高校檔案，它具有連接過去和現在、呈現將來的作用。

（二）高校檔案的作用

高校科研在做立項、預案、策劃、科研都需要借鑒、查找歷史數據，進行大數據分析。良好的檔案管理在關鍵時刻發揮檔案的依據和憑證作用。檔案在科研設計中具有重要的查考價值，科研檔案是一個高校在研發過程中的重要技術依據，科研研發工作是一個從無到有的過程，研發肯定不是憑空設想、閉門造車，而是需要大量的科技情報檔案資料作為支撐，查閱相關檔案，借鑒歷史經驗。從這個意義上講，檔案為科學研究提供了一個上升的平臺，構造了一個可持續發展的框架，而從這個層面上講，檔案其實一點也不“默默無聞”，而是在不斷“發光”。高校檔案也對學校學生的發展進行著記錄，記錄學生在高校中學習情況和生活情況，學生在校期間的優良表現和不足地方，便于學校更容易對學生進行管理和教育。利用完善的檔案素材，展示高校的發展史和校園文化，加強學生對學校的歸屬感，樹立學生正確的價值觀，弘揚學校文化。

二、傳統高校檔案管理的現狀和不足

（一）傳統高校對檔案管理的現狀

目前高校對檔案管理工作認識不足，檔案管理意識不足。高校領導普遍重視高校內科研、教學方面，導致對檔案管理工作不重視，檔案管理手段落后，大部分高校還在使用人工的方法管理檔案工作，這樣的模式在時間和空間上都有很大的局限性，在工作中工作人員不僅費時費力，沒有工作效率，也滿足不了高校科研和教學師生的需求。

（二）傳統高校檔案管理的不足

高校傳統檔案管理工作中通常對文字、圖片、視頻分開存儲，這樣的存儲模式會出現檔案信息資源利用效率低，資源檢索不完整的現象，高校科研工作者和師生在檔案資源使用中，查找相應資源煩瑣困難，資源完整性差。隨著互聯網信息化建設步入校園，有些高校雖然也對檔案管理工作進行信息化建設，但是只是一個面子工程，沒有在根本上運用互聯網信息技術來創新檔案管理，一些不合理的信息化建設措施不僅不會對檔案管理工作起到幫助作用，甚至會影響到檔案資源在互聯網中的安全性。

三、高校檔案在互聯網模式下的創新

互聯網信息化是檔案管理的新要求、新目標，更是管理工作服務創新和檔案管理創新的新標志。互聯網信息化建設是推動高校檔案管理重要發展方向，是提高檔案管理工作效率的有效途徑，讓檔案管理工作由落后走向現代化。互聯網下的高校檔案管理建設工作，首先要對原來的檔案信息資源進行有效的分類整理，結合檔案信息資源的特點，構建信息化交互式的電子檔案。電子檔案的使用可以讓檔案管理員在互聯網平臺上對檔案信息資源進行記錄和管理，同時也能避免檔案資料的丟失和破損。在最大程度上提升檔案管理工作的效率。同時高校的科研工作者和師生在使用檔案信息資源時，能夠通過大數據技術更快、更精準地幫助用戶找到相應的目標資源。高校檔案管理工作在享受互聯網線上帶來的便利，也要承擔互聯網共享性的風險，在互聯網檔案管理中要注重網絡的安全性，完善高校檔案管理工作人員的互聯網安全意識，組建符合新時代信息化的檔案管理干部，提升檔案管理員的創新思維，樹立起檔案管理員的互聯網思維。在此基礎上，高校檔案管理模式才能更好服務高校，為促進高校發展提供充足的保障。

（一）建立安全穩定的互聯網檔案管理系統

在互聯網信息時代，構建安全穩定的高校管理系統尤為重要。針對互聯網信息的開放性特點，互聯網檔案管理系統需要有效抵御外來木馬病毒入侵，保障檔案資源的安全和師生個人隱私安全，通過高校強大的硬件系統支撐結合先進的互聯網信息技術構建智慧型檔案管理系統，能夠有效將高校檔案信息資源整合到互聯網管理系統中，利用互聯網數據讓高校能夠更方便快捷地利用檔案資源。安全可靠的檔案管理系統是實現傳統檔案管理工作到互聯網檔案信息管理工作轉型的重要保障。

（二）加強檔案管理工作人員的互聯網素質

高素質的檔案管理工作人員是高校檔案管理工作的軟實力，檔案管理工作人員的專業性和職業素質是高校互聯網信息建設的重要保障，能夠為沉悶的檔案管理工作注入活力，從而對管理工作模式進行有效創新。所以高校在檔案管理工作人員挑選中，要注重檔案管理工作人員的互聯網專業知識。在檔案管理工作中，要不斷進行互聯網管理的培訓，提高其工作能力。保障檔案管理系統的安全可靠性。

（三）不斷提升的檔案館服務能力

現如今，第三產業發展勢頭越來越猛，在“互聯網+”背景下，檔案管理工作應該提升自己的服務功能，面向使用者，開發相關服務軟件，擴充搜索引擎功能，為使用者提供更便捷的服務系統。在“互聯網+檔案館”模式下，檔案館需要不斷提升服務能力以適應新時代的需要。還可以利用互聯網開展線上交流服務，及時解決使用者的問題，還可以利用微信、新媒體等平臺擴充服務領域。

（四）加大檔案管理工作資金投入

想要更好的建設高校互聯網檔案管理系統，要加大對檔案管理工作的投入。配備現代的互聯網信息設備，讓傳統的檔案能夠有機過渡到互聯網信息檔案系統中，加大資金扶持力度，積極開展滿足互聯網時代下學校檔案工作建設及發展需求的信息化基礎設施，并加強檔案管理工作中的數據庫建設，積極推動學校檔案管理工作的順利進行，實現與其互聯網的有機融合，進而切實提高學校檔案工作的總體水平，更好地為學校師生和教學活動提供服務。

（五）用互聯網思維提高高校檔案管理工作效率

構建互聯網信息化檔案系統是為了更好的實現高效檔案使用效率和管理效率，在高校檔案管理工作中充分運用互聯網思維，改變傳統的檔案管理，用互聯網思維來進行工作，以互聯網思維為基礎，圍繞高校檔案管理工作的實際情況，來開展檔案工作，從而提高學校檔案工作效率。互聯網思維始終堅持以人為本，那么學校檔案工作管理人員在實際工作中也應當堅持以人為中心，充分挖掘人的潛能，調動人的主觀能動性和創造性。

四、結語

高校檔案管理的核心是信息化。為了將高校檔案的價值充分體現出來，只有不斷完善高校檔案互聯網管理，加強檔案管理意識，充分將檔案管理與互聯網進行結合，培養出具有互聯網思維的檔案管理工作者，這樣互聯網下的高校檔案才能利用自身優勢充分為高校廣大師生進行服務，促進高校發展。

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