信息技術在中職學校檔案管理中的實踐研究

馬作記

【摘 ?要】對于中職院校而言，檔案管理工作的重要性不言而喻。檔案管理工作不僅關系到了師生的的發展，同時也會影響到這個中職院校的發展。中職院校的檔案包含了學校的發展，同時也囊括了學生的現狀。所以，相關的工作人員要加強對中職院校檔案管理的信息化建設，這樣不僅能夠提高檔案管理工作的效率，還能中職院校檔案的真實性和完整性提供保障。

【關鍵詞】中職院校;檔案管理;信息技術

引言

隨著我國信息技術的飛速發展，互聯網技術已經在我國各個行業靈液得到了廣泛的應用。由于中職院校的檔案管理工作非常復雜，如果能夠將檔案管理工作與信息技術相結合，就能為中職院校檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎。中職院校以往在對檔案進行管理時，都是采用傳統的紙質記錄方式，這種落后的管理方法很容易使檔案管理工作出現紕漏。因此，相關的工作人員要加強對檔案管理工作的信息化建設，從而提高檔案管理工作的效率。

一、檔案管理工作中職院校中的現狀及分析

（一）缺乏對高檔案管理工作的正確認識

大部分重視院校的管理人員都會將工作的重點放在學校的基礎建設和專業課程建設上，從而忽略了對檔案管理工作的重視，導致很多檔案不能在第一時間更新，從而失去的檔案管理工作的意義。另外，還有一些中職院校由于缺乏充足的資金，在檔案管理工作中投入的精力較少，也沒有為檔案管理工作配備先進的工作設備，從而影響了檔案管理工作的順利開展。因此，中職院校的管理人員必須要及時轉變傳統的思想，認識到檔案管理工作的重要性，才能提高檔案管理工作的效率。根據我國以往的發展現狀來看，學校的管理人員重視哪些項目，就代表要在這個項目中增加資金的投入，如果中職院校的管理人員缺乏對檔案管理工作的重視，就意味著在檔案管理工作中的投入較小，這會檔案管理工作效率的提升造成了很大的阻礙。[1]

（二）檔案管理工作的方法過于落后

信息技術的發展和應用，已經在各個行業領域中體現出了網絡技術的優勢。如果能夠將信息技術與中職院校的高檔案管理工作相結合，不僅能夠使高檔案管理工作的開展更加順利，還能減少高檔案管理工作人員的整體工作量，從而提高管理工作的效率。然而，我國大部分的中職院校在開展高檔案管理工作是，仍然采用傳統的管理方法，用紙質記錄的方式管理檔案，不僅給檔案的更新工作增加了難度，還容易造成檔案缺失，影響了檔案的準確性。另外，中職院校的高檔案管理工作要想實現信息化的建設，除了要增加先進的軟件設備之外，還要增加專業的檔案管理人才。然而，大部分中職院校中缺乏專業人才，同時也沒有在檔案管理工作中增加先進的的設備，直接影響了檔案管理工作信息化的發展。

（三）缺乏完善的高檔案管理工作制度

相關的工作人員要不斷的對高檔案管理工作制定進行完善，才能為高檔案管理工作的樹立開展提供更多參考依據。然而，大部分中職院校的由于缺乏專業的高檔案管理工作人員，高檔案管理工作一般都是由專業課的教師兼職，這些教師平時還有自己的教學任務，很容易忽略了高檔案管理工作。所以，要想提高高檔案管理工作的質量，中職院校就必須要安排專業的管理人員負責。另外，還有一些中職院校缺乏完善的高檔案管理工作制度，導致許多檔案在更新的過程中缺乏參考依據，中職院校中不同職能部門只負責自己的檔案管理工作，嚴重影響了高檔案管理工作的效率。

二、信息技術在中職院校高檔案管理工作中的實踐策略

（一）增加投資力度

首先，相關的工作人員在將信息技術應用到中職院校檔案管理工作中時，要確保為檔案管理提供更加高質量的計算機設備，這樣才能為信息處理和數據更新工作的順利進行提供保障。其次，中職院校要為檔案管理的工作人員設立專業的辦公房間，檔案管理工作是一項非常復雜的工作，如果沒有安靜的工作環境，就會影響到檔案管理工作的順利進行。再次，中職院校的管理要建立信息化的檔案庫，提高防范意識，這樣不僅能夠防止病毒或者其他風險對檔案數據庫造成破壞，還能確保檔案在記錄過程中如果出現故障能夠技術存檔。最后，中職院校的管理人員要提高檔案管理工作人員的薪資待遇，這樣不僅能夠調動原有工作人員的積極性，還能招募到更加專業的人才，從而提高檔案管理工作的效率。[2]

（二）強化軟件設備

中職院校在開展檔案管理工作的過程中，要充分認識到為檔案管理工作提供專業的信息化設備和創建良好工作環境的重要意義。首先，中職院校要增加對檔案管理設備的投入，引入更加先進的信息管理軟件，這樣才能為檔案管理工作的順利進行奠定良好的基礎。其次，構建完善的信息收集庫，強大的信息收集系統能夠儲存更多的數據信息，還能將一些必要的資源和其他中職院校中的資源進行交換，從而實現資源共享。最后，中職院校要根據檔案管理工作的現狀對軟件系統進行更新，并且還做好信息的篩選，這樣才能確保中職院校檔案的準確性。

（三）創新檔案管理的工作理念

隨著信息技術的飛速發展，中職院校的檔案管理工作與信息技術的結合度也應該隨之增加。因此，中職院校的檔案管理工作人員要改變傳統的管理理念，并且還要根據中職院校的發展方向推動檔案管理工作的信息化發展。因此，中職院校的管理人員要為檔案管理工作創建良好的工作環境，促使他們能夠快速實現檔案管理工作的信息化建設。另外，檔案管理工作人員要在創建檔案和處理檔案信息的過程中，首先要對有效的信息進行篩選，然后在將信息利用計算機技術進行存檔和備份，這樣才能確保檔案信息的準確性。

總結

總而言之，隨著我國社會的飛速發展，中職院校的檔案與以往相比也在逐漸增加，這為中職院校的檔案管理工作增加了更多困難。為了能夠提高中職院校檔案管理的工作效率，減少檔案管理工作人員的工作量，相關的工作人員就可以將信息技術融入到檔案管理工作中，才能滿足中職院校檔案管理工作的發展需求。因此，中職院校要增加信息技術建設的資金投入，為檔案管理工作配備更加專業的計算機設備，同時還要將強對檔案管理軟件的開發和研究，技術對檔案管理的系統進行更新，這樣才能為信息化檔案管理工作的順利開展奠定基礎。

參考文獻：

[1]常大偉，吳敏.基層單位檔案制度執行力建設的問題與對策——基于基層人民法院訴訟檔案管理實踐的分析[J].北京檔案，2020（5）：31-33.

[2]張寒露，邵紅梅.基于校院兩級管理體制的高職院校檔案管理模式研究——以成都航空職業技術學院為例[J].成都航空職業技術學院學報，2020，36（1）：1-4.