信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐研究

馬作記

【摘 ?要】對(duì)于中職院校而言，檔案管理工作的重要性不言而喻。檔案管理工作不僅關(guān)系到了師生的的發(fā)展，同時(shí)也會(huì)影響到這個(gè)中職院校的發(fā)展。中職院校的檔案包含了學(xué)校的發(fā)展，同時(shí)也囊括了學(xué)生的現(xiàn)狀。所以，相關(guān)的工作人員要加強(qiáng)對(duì)中職院校檔案管理的信息化建設(shè)，這樣不僅能夠提高檔案管理工作的效率，還能中職院校檔案的真實(shí)性和完整性提供保障。

【關(guān)鍵詞】中職院校;檔案管理;信息技術(shù)

引言

隨著我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)在我國(guó)各個(gè)行業(yè)靈液得到了廣泛的應(yīng)用。由于中職院校的檔案管理工作非常復(fù)雜，如果能夠?qū)n案管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合，就能為中職院校檔案管理工作的順利開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。中職院校以往在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，這種落后的管理方法很容易使檔案管理工作出現(xiàn)紕漏。因此，相關(guān)的工作人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的效率。

一、檔案管理工作中職院校中的現(xiàn)狀及分析

（一）缺乏對(duì)高檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)

大部分重視院校的管理人員都會(huì)將工作的重點(diǎn)放在學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)和專(zhuān)業(yè)課程建設(shè)上，從而忽略了對(duì)檔案管理工作的重視，導(dǎo)致很多檔案不能在第一時(shí)間更新，從而失去的檔案管理工作的意義。另外，還有一些中職院校由于缺乏充足的資金，在檔案管理工作中投入的精力較少，也沒(méi)有為檔案管理工作配備先進(jìn)的工作設(shè)備，從而影響了檔案管理工作的順利開(kāi)展。因此，中職院校的管理人員必須要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能提高檔案管理工作的效率。根據(jù)我國(guó)以往的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，學(xué)校的管理人員重視哪些項(xiàng)目，就代表要在這個(gè)項(xiàng)目中增加資金的投入，如果中職院校的管理人員缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，就意味著在檔案管理工作中的投入較小，這會(huì)檔案管理工作效率的提升造成了很大的阻礙。[1]

（二）檔案管理工作的方法過(guò)于落后

信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中體現(xiàn)出了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。如果能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)與中職院校的高檔案管理工作相結(jié)合，不僅能夠使高檔案管理工作的開(kāi)展更加順利，還能減少高檔案管理工作人員的整體工作量，從而提高管理工作的效率。然而，我國(guó)大部分的中職院校在開(kāi)展高檔案管理工作是，仍然采用傳統(tǒng)的管理方法，用紙質(zhì)記錄的方式管理檔案，不僅給檔案的更新工作增加了難度，還容易造成檔案缺失，影響了檔案的準(zhǔn)確性。另外，中職院校的高檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)，除了要增加先進(jìn)的軟件設(shè)備之外，還要增加專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才。然而，大部分中職院校中缺乏專(zhuān)業(yè)人才，同時(shí)也沒(méi)有在檔案管理工作中增加先進(jìn)的的設(shè)備，直接影響了檔案管理工作信息化的發(fā)展。

（三）缺乏完善的高檔案管理工作制度

相關(guān)的工作人員要不斷的對(duì)高檔案管理工作制定進(jìn)行完善，才能為高檔案管理工作的樹(shù)立開(kāi)展提供更多參考依據(jù)。然而，大部分中職院校的由于缺乏專(zhuān)業(yè)的高檔案管理工作人員，高檔案管理工作一般都是由專(zhuān)業(yè)課的教師兼職，這些教師平時(shí)還有自己的教學(xué)任務(wù)，很容易忽略了高檔案管理工作。所以，要想提高高檔案管理工作的質(zhì)量，中職院校就必須要安排專(zhuān)業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)。另外，還有一些中職院校缺乏完善的高檔案管理工作制度，導(dǎo)致許多檔案在更新的過(guò)程中缺乏參考依據(jù)，中職院校中不同職能部門(mén)只負(fù)責(zé)自己的檔案管理工作，嚴(yán)重影響了高檔案管理工作的效率。

二、信息技術(shù)在中職院校高檔案管理工作中的實(shí)踐策略

（一）增加投資力度

首先，相關(guān)的工作人員在將信息技術(shù)應(yīng)用到中職院校檔案管理工作中時(shí)，要確保為檔案管理提供更加高質(zhì)量的計(jì)算機(jī)設(shè)備，這樣才能為信息處理和數(shù)據(jù)更新工作的順利進(jìn)行提供保障。其次，中職院校要為檔案管理的工作人員設(shè)立專(zhuān)業(yè)的辦公房間，檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，如果沒(méi)有安靜的工作環(huán)境，就會(huì)影響到檔案管理工作的順利進(jìn)行。再次，中職院校的管理要建立信息化的檔案庫(kù)，提高防范意識(shí)，這樣不僅能夠防止病毒或者其他風(fēng)險(xiǎn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成破壞，還能確保檔案在記錄過(guò)程中如果出現(xiàn)故障能夠技術(shù)存檔。最后，中職院校的管理人員要提高檔案管理工作人員的薪資待遇，這樣不僅能夠調(diào)動(dòng)原有工作人員的積極性，還能招募到更加專(zhuān)業(yè)的人才，從而提高檔案管理工作的效率。[2]

（二）強(qiáng)化軟件設(shè)備

中職院校在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，要充分認(rèn)識(shí)到為檔案管理工作提供專(zhuān)業(yè)的信息化設(shè)備和創(chuàng)建良好工作環(huán)境的重要意義。首先，中職院校要增加對(duì)檔案管理設(shè)備的投入，引入更加先進(jìn)的信息管理軟件，這樣才能為檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定良好的基礎(chǔ)。其次，構(gòu)建完善的信息收集庫(kù)，強(qiáng)大的信息收集系統(tǒng)能夠儲(chǔ)存更多的數(shù)據(jù)信息，還能將一些必要的資源和其他中職院校中的資源進(jìn)行交換，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。最后，中職院校要根據(jù)檔案管理工作的現(xiàn)狀對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新，并且還做好信息的篩選，這樣才能確保中職院校檔案的準(zhǔn)確性。

（三）創(chuàng)新檔案管理的工作理念

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，中職院校的檔案管理工作與信息技術(shù)的結(jié)合度也應(yīng)該隨之增加。因此，中職院校的檔案管理工作人員要改變傳統(tǒng)的管理理念，并且還要根據(jù)中職院校的發(fā)展方向推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展。因此，中職院校的管理人員要為檔案管理工作創(chuàng)建良好的工作環(huán)境，促使他們能夠快速實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。另外，檔案管理工作人員要在創(chuàng)建檔案和處理檔案信息的過(guò)程中，首先要對(duì)有效的信息進(jìn)行篩選，然后在將信息利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行存檔和備份，這樣才能確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

總結(jié)

總而言之，隨著我國(guó)社會(huì)的飛速發(fā)展，中職院校的檔案與以往相比也在逐漸增加，這為中職院校的檔案管理工作增加了更多困難。為了能夠提高中職院校檔案管理的工作效率，減少檔案管理工作人員的工作量，相關(guān)的工作人員就可以將信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，才能滿(mǎn)足中職院校檔案管理工作的發(fā)展需求。因此，中職院校要增加信息技術(shù)建設(shè)的資金投入，為檔案管理工作配備更加專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，同時(shí)還要將強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和研究，技術(shù)對(duì)檔案管理的系統(tǒng)進(jìn)行更新，這樣才能為信息化檔案管理工作的順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]常大偉，吳敏.基層單位檔案制度執(zhí)行力建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策——基于基層人民法院訴訟檔案管理實(shí)踐的分析[J].北京檔案，2020（5）：31-33.

[2]張寒露，邵紅梅.基于校院兩級(jí)管理體制的高職院校檔案管理模式研究——以成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2020，36（1）：1-4.