物業(yè)公司內(nèi)審的分析研究

文 / 馬琳,上海立信會計(jì)金融學(xué)院

1 引言

1.1 介紹

物業(yè)管理公司屬于服務(wù)類型的企業(yè)，其員工對業(yè)主的服務(wù)就是它的產(chǎn)品。物業(yè)公司的管理人員必須要對物業(yè)相關(guān)知識有大量廣泛的儲備，并且在這一方面有著豐富的從業(yè)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，這樣才能使物業(yè)服務(wù)質(zhì)量較高。

物業(yè)服務(wù)是需要有專業(yè)的機(jī)構(gòu)來進(jìn)行，一般物業(yè)公司沒有預(yù)算建設(shè)專業(yè)性較高的團(tuán)隊(duì)。目前較多是以招投標(biāo)的方式來選擇專業(yè)公司，服務(wù)分包已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展趨勢。

1.2 內(nèi)審側(cè)重點(diǎn)

物業(yè)公司內(nèi)審側(cè)重有兩條：一，承接項(xiàng)目過多，分支機(jī)構(gòu)地址零散分布，分支機(jī)構(gòu)線條過長都會使總部對分支的控制力降低，同時(shí)物業(yè)服務(wù)都是繁瑣細(xì)碎的事務(wù)，處理人際關(guān)系和各種矛盾，使總部對分支的管理效率降低，甚至?xí)驗(yàn)閷唧w情況沒有深入了解，帶來了負(fù)影響；二，服務(wù)外包存在各種問題：1，外包難以控制其服務(wù)質(zhì)量，對于承包方服務(wù)質(zhì)量以及工作完成度缺乏監(jiān)督，實(shí)際情況通常很難進(jìn)行準(zhǔn)確掌控，實(shí)際風(fēng)險(xiǎn)并不能因?yàn)檎袠?biāo)進(jìn)行的評估而降低；2，承包方在提供服務(wù)同時(shí)，對于服務(wù)時(shí)間，難以進(jìn)行準(zhǔn)確溝通。這會導(dǎo)致難以開展協(xié)調(diào)工作，物業(yè)對自身業(yè)務(wù)的控制與洞察能力會隨之降低；3，物業(yè)公司管理層會對外部技術(shù)產(chǎn)生較強(qiáng)的依賴性。此時(shí)內(nèi)審工作重點(diǎn)是了解外包單位，關(guān)注點(diǎn)是有關(guān)外包費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的約定的合理性。

2 案例分析

2.1 基本情況

X物業(yè)公司于2011年12月在上海成立，注冊資本金300萬元，公司法人是蔣XXX，隨著行業(yè)的發(fā)展，X公司的規(guī)模逐漸增大，300人左右（包含各分支機(jī)構(gòu)），從業(yè)人員文化水平偏低，并且年齡較高。X公司財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)如下工作：資金運(yùn)籌、會計(jì)核算以及成本管理；建立各項(xiàng)目分公司的資金賬戶檔案；同時(shí)，部分財(cái)務(wù)人員的工作性質(zhì)類似于內(nèi)審。

發(fā)展到現(xiàn)在，X公司現(xiàn)在已經(jīng)出現(xiàn)影響長期發(fā)展的因素。其中有：物業(yè)費(fèi)收繳困難，有小區(qū)的物業(yè)費(fèi)收繳率在年終剛剛過半，年底組織上門收繳，還是很難完成工作，到2017年末，2015年及2016年的應(yīng)收物業(yè)費(fèi)超過20%的部分沒有收回；業(yè)主投訴率很高，其滿意度并不高。通過詢問行政人員，得知X公司將大部分綠化外包給老板朋友的公司；同時(shí)，X公司人員來去頻繁，在筆者實(shí)習(xí)期間，就有3名財(cái)務(wù)離職，其中2人為應(yīng)收、費(fèi)用會計(jì)，1人為新入職員工，有2-3位項(xiàng)目經(jīng)理正在申請離職。

2.2 案例分析

X公司對應(yīng)收物業(yè)費(fèi)沒有具體規(guī)劃，內(nèi)控僅僅是統(tǒng)計(jì)收繳率，匯總出未繳費(fèi)的業(yè)主，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織人員上門收繳，兩年后仍然沒有繳清物業(yè)費(fèi)則走法律流程。但是根據(jù)現(xiàn)在的情況，公司沒有將這項(xiàng)內(nèi)控執(zhí)行徹底。員工執(zhí)行力低，管理層沒有針對性的監(jiān)督制度，很可能出現(xiàn)很多問題，所以貨幣資金以及與其相關(guān)的收費(fèi)票據(jù)管理應(yīng)該作為內(nèi)審的工作重點(diǎn)。

X公司將一些基礎(chǔ)業(yè)務(wù)外包，比如保安，綠化等。在2017年末有小區(qū)業(yè)主投訴看到保安在巡邏期間看手機(jī)，玩忽職守，引起了業(yè)委會的注意，但是工作人員稱自己在認(rèn)真工作，沒有做工作以外的事情。該項(xiàng)目保安外包，其工作人員的管理和績效不經(jīng)過X公司的控制，對于外包服務(wù)，也應(yīng)該作為一個(gè)內(nèi)審的重點(diǎn)。

X公司未設(shè)立內(nèi)審部門，但是有內(nèi)審相關(guān)的工作，大部分時(shí)候是為了向上級提供形式上的報(bào)告，實(shí)際存在很多問題：一，管理層忽視內(nèi)審，不給予進(jìn)行內(nèi)審的人力以及物力資源，內(nèi)審由財(cái)務(wù)部兼任，而且大部分情況下它的作用只是用來檢查糾正錯(cuò)誤，提高交給管理層的信息準(zhǔn)確度；二，內(nèi)審沒有計(jì)劃階段，也沒有給出審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)；三，由于進(jìn)行內(nèi)審的人員是從內(nèi)部產(chǎn)生的，直接由他們所在部門的領(lǐng)導(dǎo)指定，僅對該領(lǐng)導(dǎo)的指示負(fù)責(zé)，受本部門、本單位領(lǐng)導(dǎo)的約束，受到各方利益的牽制，甚至也會受到自身利益的影響，這些因素導(dǎo)致X公司內(nèi)審嚴(yán)重缺乏獨(dú)立性，完全沒有產(chǎn)生效益。

內(nèi)審工作及其結(jié)果不受X公司高級管理人員以及股東重視，他們可以隨意指定進(jìn)行內(nèi)審的人員、內(nèi)審的審計(jì)范圍以及審計(jì)內(nèi)容，致使內(nèi)審工作受到很多限制，審計(jì)結(jié)果并不能如實(shí)反映X公司的財(cái)務(wù)及運(yùn)營等情況。同時(shí)，X公司的高級管理層認(rèn)為本公司規(guī)模較小，內(nèi)審對于現(xiàn)如今的公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展沒有什么推動作用，并不能帶來相應(yīng)的利益，而且需要投入很多的資源，產(chǎn)生多余的成本費(fèi)用，所以在X公司，進(jìn)行內(nèi)審工作在實(shí)質(zhì)上是高管用來應(yīng)付上級政府部門的檢查而做出的表面形式，沒有什么實(shí)質(zhì)的意義。

從以上X公司現(xiàn)在的內(nèi)審的情況來看，管理層在X公司的各個(gè)方面都有很大的話語權(quán)，經(jīng)常會存在高級管理層凌駕于內(nèi)控之上的情況。在做內(nèi)審工作的時(shí)候應(yīng)該避開這些高管的影響，不應(yīng)該由他們來指定審計(jì)人員、審計(jì)范圍等。內(nèi)審應(yīng)該由公司股東來設(shè)立，可以由公司內(nèi)部人員組成，因?yàn)樗麄冏盍私夤粳F(xiàn)在哪里存在問題，知道改進(jìn)的方向。同時(shí)，進(jìn)行內(nèi)審的工作時(shí)，應(yīng)該注意到高管凌駕的情況。

根據(jù)以上的各種情況，如果對X公司進(jìn)行內(nèi)審，可以對以下關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)審工作：

第一，貨幣資金。公司一般每天都會有現(xiàn)金流水，出納人員以及上門維修人員等都會接觸到物業(yè)現(xiàn)金收入，所以對貨幣資金的審計(jì)應(yīng)當(dāng)非常嚴(yán)格的。通過對現(xiàn)金收入控制制度的檢查以及詢問經(jīng)手人員的分工和責(zé)任、登賬與核對等來檢查出納業(yè)務(wù)內(nèi)控是否有效健全，也可以通過對銀行對賬單和公司銀行賬戶的核對來確定線上支付的款項(xiàng)是否真實(shí)到賬；

第二，票據(jù)審計(jì)。公司的收費(fèi)票據(jù)除去采暖費(fèi)為統(tǒng)一印刷，其他均是自制或者購買票據(jù)。對于收款票據(jù)的基本要求是連續(xù)編號，不能缺頁。通過對票據(jù)編號的連續(xù)性審計(jì)和票據(jù)發(fā)出以及收回情況，可以監(jiān)督收費(fèi)員工的工作，同時(shí)抽查相關(guān)票據(jù)編號，并結(jié)合會計(jì)賬簿的記載，審計(jì)開出票據(jù)的款項(xiàng)實(shí)際入賬情況；

第三，外包服務(wù)。雖然以招投標(biāo)的方式進(jìn)行物業(yè)管理服務(wù)外包，在這個(gè)過程中已經(jīng)經(jīng)過多層評估，但是外包服務(wù)的質(zhì)量很難得到很好的控制。通過不定期的去審查承包方的服務(wù)效果來加強(qiáng)對外包服務(wù)質(zhì)量的控制；

第四，維修專項(xiàng)資金。對于公司來講，維修專項(xiàng)資金是必須要進(jìn)行內(nèi)審的項(xiàng)目。資金的安全管理在開展專項(xiàng)資金的審計(jì)監(jiān)督中是很重要的，通過各項(xiàng)安全管理審計(jì)工作的開展，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)資金使用管理中存在的各種問題。同時(shí)，雖然公司會對專項(xiàng)維修資金采取增值措施，但是由于管理制度自身的缺陷，這種方式盈利的利潤遠(yuǎn)低于通貨膨脹帶來的損失，專項(xiàng)資金貶值，資金保值問題難以解決，加劇了維修專項(xiàng)資金的緊張程度，所以還要對專項(xiàng)維修資金的增值和保值情況進(jìn)行詳細(xì)審計(jì)；

第五，高級管理層凌駕于內(nèi)控之上。對于管理層凌駕于內(nèi)控之上的情況，首先建議將高管調(diào)職，或者休假，在高管完整交接手中的工作的時(shí)機(jī)介入調(diào)查，進(jìn)行內(nèi)審工作。一般對這方面的審計(jì)會涉及諸多方面，如：財(cái)務(wù)支出的效益和效率狀況、財(cái)務(wù)收支是否合法、該高管負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)業(yè)主滿意度，有無頻繁的物業(yè)糾紛、有沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)定的經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)等。

3 結(jié)論

本文以X公司為案例，分析了X公司存在的各種問題，在這種內(nèi)部管理問題諸多、存在風(fēng)險(xiǎn)隱患的情況下，很多不好的影響已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)，如業(yè)主投訴量逐漸增多、物業(yè)費(fèi)收繳困難、物業(yè)糾紛不能及時(shí)解決、本公司沒有長期發(fā)展的前景等。因此，設(shè)立健全有效的、獨(dú)立性較高的內(nèi)審部門對X公司非常重要，有專門的內(nèi)審部門來做內(nèi)審的工作，識別防范風(fēng)險(xiǎn)，減少資源浪費(fèi)，提出針對性的建議，會在一定程度上避免管理層做出錯(cuò)誤決定，同時(shí)內(nèi)審也會帶來內(nèi)部管理的改善，促進(jìn)內(nèi)控的改進(jìn)，會有效防止X公司高級管理層凌駕于內(nèi)控之上的情況，從而能夠協(xié)調(diào)好各部門的職能。對于X公司的長期發(fā)展來說，內(nèi)審工作獨(dú)立客觀的結(jié)果會帶來非常大的價(jià)值。

雖然進(jìn)行內(nèi)審會產(chǎn)生相應(yīng)的成本，比如人力成本，管理成本等，甚至做好一個(gè)獨(dú)立性較高的內(nèi)審部門需要公司前期投入的很多資源，但是從長期來看，內(nèi)審有非常積極的作用，防范風(fēng)險(xiǎn)，提高風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力，然后還可以評價(jià)監(jiān)督企業(yè)的內(nèi)控，從內(nèi)部為企業(yè)的發(fā)展提供良好的環(huán)境，提高管理層的管理效率，降低公司整體的運(yùn)營管理成本等。