持續改進醫院會計檔案管理之思考

祁娟

[摘 要] 會計檔案是醫院財務管理重要組成部分，但長期得不到重視，管理制度不健全，致使其服務、利用有限，文章通過以問題為導向，持續改進會計檔案管理，探討今后如何進一步加強會計檔案管理。

[關鍵詞] 公立醫院；財務管理；會計檔案

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫院的臨床醫療、教學和科研是醫院的三大生命線和競爭力，醫、教、研的發展和提升，都會通過醫院的財務數據體現出來，這些財務數據和原始資料憑證，就構成了醫院的各類會計檔案。

醫院的會計檔案是指醫院在開展診療、教學、研究活動過程中進行財務核算與管理、財務分析與報告所形成的會計文件和專業材料，是財務會計依法對醫院醫療運營活動所進行的真實、完整、連續、準確的反映和記錄，是醫院運行發展的客觀反映，是考核醫院運營績效的重要依據，是審計和檢查醫院遵守國家財經制度和紀律的重要資料。

會計檔案管理是檔案管理學的重要組成部分，隨著檔案管理學科的發展，會計檔案的內涵也不斷豐富和完善，管理和保存的內容、要求也不斷提升。會計檔案的公開與利用，也逐漸在醫院管理應用中發揮著重大作用。隨著醫改的不斷深入，醫院的各項經濟指標正是體現醫院各項改革管理運營質態的直接體現，醫院的財務數據與會計檔案資料是醫院運營管理者的重要抓手和信息來源。2015年12月11日，財政部頒布了新的《會計檔案管理辦法》（國家檔案局令第79號），為如何正確分析判斷各類有效會計檔案，合規合法歸檔、保管與使用，提供了明確依據。

一、我院會計檔案管理存在不足

（一）會計檔案管理意識缺失，保管環境受到限制

過去，醫院對會計檔案的管理重視程度不足。首先沒有專人收集、整理、裝訂、保管；其次，沒有專門的符合檔案存放要求的檔案室。會計檔案由會計人員集體自行裝訂，在憑證及報表封面上手工標注日期、編號及保管年限，用文件柜按時間順序排放。由一名會計兼職代為保管，沒有保管檔案清冊。會計交接輪崗時，存放會計檔案的倉庫及文件柜鑰匙隨之移交，沒有主動地實地逐一清點，一一核對，同時檔案庫房干濕、通風條件不達標，容易導致霉變等，不利于會計檔案保管。

（二）兼職檔案管理員認識不足

兼職會計檔案管理員，主觀上對檔案管理工作不重視，認為僅僅就是裝訂一下會計憑證，僅偏重于歸檔入庫上，疏于日常立卷和管理，由于頻繁調閱，檔案保管員便任由科室內部人員隨意借閱，存在許多管理薄弱的環節。

（三）會計檔案管理制度不健全，缺乏監督

過去，我國檔案服務政策體系的內容框架尚未形成，沒有明確的檔案管理責任、義務、服務對象、方式與內容，隨意性很大，也沒有明確開放范圍和程序，缺乏規范的會計檔案管理制度及實施細則、缺乏規范管理流程和要求，指導具體工作。

（四）會計檔案使用者范圍廣，登記、歸還手續不規范

由于醫院內部相關科室或人員調取財務資料數據需求頻繁、量大，不可能全部由一名兼職檔案管理員代勞，誰有空誰去找，不注意查閱登記，導致責任無法追究。其次，借閱后不及時歸還，導致經常有檔案散落在各借閱人手中；還有些歸還時顛倒次序，隨意插放，或檔案盒里外內容不一致，導致張冠李戴，再尋困難。

（五）財務電子檔案未納入管理范圍，會計檔案管理的內容不完整

隨著會計電算化的普及，醫院會計核算系統、預算管理系統、成本核算系統以及網批系統等新的管理軟件廣泛應用，大家常常以U盤、光盤、移動硬盤、服務器等介質存儲電子財務數據，包括會計憑證、會計賬簿、財務報表等各類財務管理數據庫，沒有相關制度具體指導如何歸檔；同時，各財務管理軟件系統的名稱、版本、與之配套的安裝程序、用戶服務卡和服務手冊等資料也沒有及時整理歸檔。

（六）未建立檔案銷毀制度，超年限保管現象嚴重根據《會計檔案管理辦法》，會計檔案保管期滿需要銷毀時，必須單獨抽出尚未結清的債權、債務相關原始憑證并另行單獨立卷存檔，一直要保管到結清債權債務關系為止。銷毀鑒定會計檔案責任重大，一旦漏查未抽出，待檔案銷毀后便無從查起，故而大家寧可讓陳年舊賬堆放在庫房里，也不愿主動提出對會計檔案進行鑒定銷毀。

二、會計檔案管理的改進措施

（一）轉變觀念，專設會計檔案管理崗

會計檔案管理是一個系統工程，必須規范檔案生成、收集、整理、裝訂、立卷、歸檔等環節，分別從預算管理會計、付款前復核會計、出納會計、制證會計、成本核算會計、稽核會計、納稅會計、總賬會計、檔案管理會計等一系列崗位上加以管理與監督，要從源頭上把關；同時，會計檔案的完整與質量、安全與保密都非常重要，若有缺失損毀，將給醫院帶來不可估量的損失。這就要求在各會計原始憑證檔案的轉接中，在財務科內部甚至與各相關科室之間嚴格執行交接內控制度，明確責任，確保會計檔案齊全。

近幾年，我院在財務科增設了會計檔案管理專職崗，專人負責會計檔案的收集、整理、裝訂、立卷、歸檔和借閱工作，明確崗位職責，配備防火、防蛀、防盜、防霉濕、高溫等防范設施，從而提高了會計檔案的管理水平。

（二）規范移交，明確責任

2017年，在我院新院規劃建設時，設立了醫院綜合檔案管理中心，分別就會計檔案、人事檔案、科技檔案、病案等分設庫房，安裝了檔案密集架，配備了防蟲、防潮設備與措施。我們抽調人員，耗時近一年，按照《會計檔案管理辦法》的要求，分批次逐步將1998年以前，原泰州市第一人民醫院、泰州市第二人民醫院兩院合并前各自的會計檔案分類整理造冊并歸檔，再將其中兩院合并前原各家醫院永久保存的會計檔案、以及1999—2012年間兩院合并后的永久保存會計檔案統一造冊，逐一核對后移交給市檔案館，其余的所有會計檔案按年度、按類別、按規范重新立卷編號，移交醫院綜合檔案室，移交清冊一式兩份，交接人與接收人簽字確認，相關負責人審批，醫院綜合檔案室、財務科各存檔一份。此外又將2013年之后財務會計檔案、全部工會會計檔案、基建會計檔案、食堂會計檔案全部造冊移交給綜合檔案室，財務科僅保存近一年的會計檔案，用于日常調閱或審計。這樣真正做到了維護醫院會計檔案的完整與安全，且管理更加專業。

（三）加強會計電子檔案的管理

2015年12月31日，由于更換財務核算軟件，我們將2007年至2015年期間使用的第一版會計核算軟件、以及其他與會計核算相關的各存貨管理模塊（一般設備和專用設備入出庫管理）、基建財務等的電子數據庫進行了服務器備份與移動硬盤雙備份，同時對新啟用的會計核算軟件的會計初始化數據也進行了備份，構成了會計電子檔案，并從那以后，每年堅持電子化雙備份，且分別存儲地存檔，確保了財務數據的安全性、可追溯性。

三、會計檔案管理今后加強改進的建議與思考

（一）重新認識會計檔案的價值

醫院的會計檔案內容包含了醫院各時期、各重大政策、舉措下的運營管理收支情況。對內，為醫院預、決算編制與執行、成本費用核算與控制、各臨床科室醫療水平、運行質態的考量、醫院總體運行績效考核、財務分析提供了完整的基礎數據，為醫院制定修改管理政策與措施、落實各管理辦法，提供了原始真實的參考依據。對外，醫院在接受財政檢查、審計局各專項審計、物價收費及醫保政策執行、醫院廉潔行醫以及司法案件追溯等工作中提供了直接可靠依據；同時醫院進行融資、籌資時，也需要委托社會中介機構對醫院進行審計、評估與鑒定。這些都需要調閱、審核醫院的會計檔案，將其作為考核評估醫院遵紀守法、體現公益性運營的真實反映，從而促進醫院不斷完善管理，為國家醫改宏觀調控，衛生與健康政策法規的頒布實施提供數字依據[1]。

（二）會計檔案在醫院防范運營風險中的參考作用

財務危機管理是醫院運營風險管理的一項重要內容。會計檔案的真實性、連續性、相關性和規律性，成為醫院財務危機管理的重要數據依據。合理有效地應用會計檔案所反映的財務指標與經濟實質，是醫院發展，防范運營風險，創造醫療價值的重要資源與動力。

（三）重視財務檔案標準化、信息化建設

會計檔案管理主要包括會計檔案的內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要有標準、有規范，在管理的各環節、步驟，從收集、整理、裝訂到歸檔、存入信息系統，都要做到條理清晰、記錄準確、存檔完整，避免漏失檔案的記載內容，強調會計檔案管理的保密性。再者，運用會計檔案管理信息系統，編制多種檢索工具，提高利用會計檔案信息的能力，更好地為醫教研服務

（四）加強會計檔案管理人員培訓，提高檔案利用率

醫院會計檔案管理人員在檔案管理中，不僅要具備檔案管理的專業知識，還要懂得財務實質與內涵，學會從會計專業的角度進行檔案分析和總結。因此注重引進專業檔案管理人員，培養既懂檔案管理又懂財務的復合型人才，為醫院經濟運行縱向分析與借鑒、為醫院管理決策等需求迅速地提供出有價值的檔案資料，提高會計檔案利用率，加深醫院管理者對會計檔案重要性的認識[2]。

（五）建立健全會計檔案銷毀管理制度

對超出保管年限的會計檔案進行定期鑒定與銷毀[3]。凡符合銷毀期限的會計檔案，要造冊登記，再組織醫院財務、審計、檔案專業人員共同評估、鑒定確認，經醫院總會計師、院長批準，報經主管部門、財政管理部門、市檔案管理部門審核、審批后，由市級檔案管理部門和財政管理部門共同清點、核對、監銷，所有人員分別在銷毀登記清冊上簽名、蓋章，再向醫院負責人書面報告監銷情況，存一份在醫院檔案管理中心歸檔備查。對于單獨抽出需永久保存或暫不可銷毀的會計檔案，要抽出單獨立卷歸檔，并在會計檔案銷毀清冊和保管清冊中登記。

總之，醫院會計檔案的管理，無論紙質檔案還是電子檔案的保管，都要遵循規范立卷造冊，集中管理的原則，要維護會計檔案的完整性、完好性、安全性、保密性，要便于利用且保管、使用責任明確，不殘缺、不短少，確保延長會計檔案的使用壽命，將醫院會計檔案作為醫院衛生信息的重要基石，在醫院發展與提升中發揮重要作用。

參考文獻：

[1]賀建青.新形勢下如何加強醫院會計檔案的管理[J].中國商界，2008（09）：99.

[2]黃春華.如何加強醫院會計檔案的管理[J].辦公室業務，2013（23）：94-95.

[3]中華人民共和國財政部.國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法[Z].2015-12-11.