大數據背景下檔案管理信息化建設初探

劉亮

摘 要： 檔案管理工作是各行業日常工作的重要組成部分，檔案資料對于各機關事業單位來講都是寶貴的資源，能為機關事業單位發展的下一步目標制定起參考作用。大數據時代為檔案管理工作提供了便利，但隨之而來還有許多問題需要解決。鑒于此，文章結合筆者多年工作經驗，對大數據背景下檔案管理信息化建設初探提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞： 大數據背景下;檔案管理;信息化建設;初探

【中圖分類號】G647.24 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.33.276

引言：對檔案進行管理是機關單位工作中的重要組成部分，也是保證機關單位正常運行的重要文件資料。長期以來，檔案管理受到技術水平的影響，使用傳統的檔案管理方式已經不適用于時代快速發展的要求，在機關單位發展過程中，傳統的檔案管理方法在人力、物力、財力方面管理能力都比較低，檔案使用的價值遠遠沒有發揮出來。在大數據時代對檔案進行信息化管理，應該充分利用信息化技術的優勢，改變傳統的管理方法，找到更適合時代快速發展的管理模式，創新管理措施。

1 檔案數字化建設的必要性

在檔案管理工作中開展數字化建設，不斷改進檔案管理工作，有利于社會的發展進步，更好地滿足人們提出的對資源高效率的利用。檔案管理信息化工作的開展有其必然性，第一，開展檔案數字化建設符合社會發展的需要。當前已經進入信息化社會，社會整體發展方向都是朝著信息化、科技化的方向進行的，而傳統的檔案管理工作已經不能滿足社會發展的需求，無法實現對現有的檔案資源的優化配置，為了讓檔案的服務惠及更多的群眾，開展檔案數字化管理勢在必行。第二，改善檔案管理工作方法要求推進檔案信息化管理。在傳統的檔案管理過程中，常常需要對檔案原件進行查閱，翻閱次數越多，對檔案本身所造成的磨損就越嚴重。如果能夠將信息化技術應用到檔案管理中去，將能夠有效解決這些問題，同時還能防止檔案丟失，進一步提升檔案管理質量。第三，進一步提升檔案管理服務水平要求開展檔案信息化建設。檔案管理信息化建設中，檔案管理人員能夠充分發揮計算機的作用開展檔案信息管理，大大提升檔案信息管理的水平。

2 當前檔案管理信息化的問題

2.1 數據結構不統一

不同類型的檔案數據格式存在差異，檔案管理人員在整理歸檔時需要投入精力將檔案資料的格式統一，拖緩了檔案管理速度。這種問題的產生主要是由于傳播的載體特殊，若將不同格式的資料直接歸檔容易造成文件損壞丟失，造成不可逆轉的損失，因此想盡快普及檔案管理信息化技術應解決數據結構不統一的問題。

2.2 檔案管理信息化水平低

近兩年還有部分機關事業單位采取傳統管理方式進行檔案管理工作，未能跟進時代步伐，及時建立信息化檔案庫，導致檔案管理水平低下且管理手段滯后;機關事業單位檔案管理信息化的資金投入不足，管理人員無法適應管理手段的改變;且檔案管理部門沒有建立合理的檔案管理制度，對這項工作重視度不夠，都拖緩了檔案管理信息化建設的進度。

3 大數據時代做好檔案管理信息化的途徑

3.1 不斷優化檔案管理人員的結構

首先，各單位要組織相關人員積極學習相關檔案管理工作的法律法規，讓他們充分認識檔案管理信息化建設的重要意義。并且積極開展各種形式的思想政治教育活動，提高他們的政治思想水平，提高他們的職業道德，提升他們的職業素養。其次，機關單位還應該組織檔案工作人員積極參與各種形式的專業學習活動，通過專家講座、進修、觀摩、經驗交流等學習活動，豐富他們的檔案管理專業知識，提高他們的信息技術應用能力，從而提高他們的職業技能。隨著科學技術的快速發展，在大數據時代對于檔案進行管理，對管理人員提出了更高的要求，為了能夠更好地進行檔案管理，機關單位應引進一些專業人才，提高檔案管理人員的綜合素質水平，不斷優化人才結構，使更多的年輕人愿意從事檔案管理工作，成為檔案管理的中堅力量，而年齡較大的工作人員應輔助年輕人做好檔案信息化管理。

3.2 正確認識理解檔案數字化，科學開展檔案數字化建設

如果不能科學正確地認識理解檔案數字化，檔案數字化管理將會受到影響。由于很多工作人員的檔案管理思想受到傳統思維的影響，局限性過多，無法進行有效創新突破，無法科學合理地開展檔案數字化建設。要轉變過去對檔案數字化存在的錯誤理解，打破傳統思維對創新的局限性，在不違背檔案管理基本原則的前提下加入一定現代化的管理思維理念，大膽創新，創造新的檔案數字化建設。與此同時，要在檔案數字化建設中科學合理地適當增加資金投入，不能為了追求發展速度而盲目投資。

3.3 統一檔案管理數據結構

為降低檔案管理人員的工作難度，促進檔案管理信息化建設更快發展，應優先完善檔案管理工作機制，其中檔案數據的統計規范要擺在突出地位，不斷完善機關事業單位內部檔案管理制度，為該工作提供更可靠的依據。電子信息技術在檔案信息化管理中應占據主要地位，保障檔案管理工作能滿足機關事業單位的查閱、監督、分析等需求。同時檔案管理人員在將紙質資料導入計算機時應按照統一文件格式錄入，為后續歸檔工作提供便利;在收集新的檔案資料時也應要求資料上傳人和收集人按照統一的文件格式填寫資料，避免因文件格式不同產生返工的情況，這樣不僅為后續工作提供便利，也能減少機關事業單位各部門間的矛盾。例如，某機關事業單位在將舊資料錄入電腦時要求錄入員將資料全部使用WPS辦公軟件錄入，輸入時規范好統一的格式和字體，有效避免了因資料錄入不規范導致檔案管理人員工作難度增加的問題。

3.4 構建完整的大數據檔案信息平臺

機關單位進行檔案的信息化管理，要想切實提高信息管理的水平，就應該創建完善的大數據信息流通平臺，在工作過程中充分發揮大數據技術的應用價值，這也是進行檔案管理的關鍵內容。在具體的應用過程中，工作人員應充分發揮大數據大平臺的實際價值，盡量采用統一的信息數據儲存、管理、接收、編輯等處理過程，對各個檔案處理過程進行不斷改進，在后續管理中，工作人員利用大數據技術的優勢，進一步探索大數據平臺帶來的便利，為未來的檔案管理研究出新的發展路徑。除此之外，為了使檔案信息更為安全，應合理應用計算機安全技術，確保技術操作更加專業，把機關檔案信息管理系統安全維護工作放在首要位置。

結束語：綜上所述，檔案管理工作作為各機關事業單位重點工作內容，建設信息化管理制度是十分有必要的，能夠有效提高檔案管理工作效率，因此各機關事業單位應利用大數據時代給檔案管理帶來的便利，不斷改良措施，深化機關事業單位檔案管理信息化水平。

參考文獻

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