“互聯網+”環境下如何做好地方高校財務報銷工作

苗亞玲 程榮 馬瑋

[摘要]本文以湖北某高校為例，在分析地方高校財務報賬困難原因的基礎上，提出實行報銷網上預約和網上審批、財務報賬系統和國庫集中支付系統信息共享等解決措施。

[關鍵詞]高校 ? ?財務 ? ?報銷 ? ?信息化

隨著教育改革的深入、“雙一流”建設的推進以及高校社會服務功能凸顯、與地方的業務聯系日益緊密，地方高校的經費快速增長，經費來源趨于多元化，科研活動更加多樣和復雜。同時，當前高校的財務制度對報銷要求更加細化和規范。在這種形勢下，報銷業務的規模、數量以及復雜性顯著增加，傳統的報銷模式已不能適應這種變化，財務報銷工作面臨新的挑戰。

一、A高校基本情況

A高校是一所湖北省屬普通高等醫學院校，成立于1965年，有本?？平逃⒋T士研究生教育等。在校生18，000人，教職工1020人。學校主要經費來源包括生均撥款，國家和省市劃撥科研經費，學生獎助貸補款，橫向經費、捐贈款、后勤經營資產收益等。隨著學校財力逐年增長，經費不斷增加，報銷業務量呈總體增長趨勢。

A高校于2019年1月1日起執行新政府會計制度。目前財務報銷流程是：（1）報銷人手工填寫財務審批單;（2）領導逐級審批簽字;（3）報銷人粘貼整理好票據到財務處現場報銷;（4）財務人員進行現場審核，通過后制作會計憑證，否則報銷票據退回報銷人補充完善單據;（5）會計憑證復核;（6）人工錄入信息提交國庫并進行內部復核;（7）國庫付款，或者國庫轉回款項至學校銀行賬戶;（8）出納通過網上銀行付款或者支付現金，報銷完成。

二、現行財務報銷模式存在的問題

（一）審批手續繁瑣，報銷人耗時費力

現行財務報銷模式下，報銷人需根據不同類型經費來源和不同業務性質、領導的審批額度權限等逐級找院系領導和學校領導面簽。而高校領導往往身兼數職、辦公地點不固定，導致報賬人面簽審批受時間空間的制約，很難一次性完成。在遇預算未落實或者經費不足等情況時，就需進行修改并進行新一輪的審批程序。

（二）報銷票據填寫不規范，返工率高

地方高校在實踐中，根據上級要求會不斷完善財務相關規定和報銷辦法。但報銷人并沒有時間主動、完整地學習財務報銷相關規定，各單位和部門也沒有具備一定財務知識的固定報賬人員，有的老師會將課題經費報銷交給學生辦理，加之地方高校財務報銷工作繁雜、細致，報銷要求細化，這些因素導致報賬單據經常因報銷手續不全或不符合規定，被財務人員退回，現場報銷效率大大降低。

（三）報銷等待時間長，財務工作壓力大

傳統報銷模式下，財務人員首先要逐筆對報銷事項的所有內容進行面對面現場審核，包括審核經濟業務是否真實，票據是否合規，報銷單填寫和粘貼是否規范，金額是否正確，補助核算、經費渠道、簽批手續是否到位;其次在賬務系統中手工輸入憑證信息。報銷耗時長、效率低，財務人員工作壓力非常大，導致人多時每個報銷人要花更多的時間排隊等候。在開學、寒暑假放假前、年終軋賬以及項目結題等時間節點，報銷業務更為集中。報銷審核不通過時報銷人需再次排隊等待，如此反復，形成 “報銷難”。

（四）報銷程序未實現信息共享，效率低且存在內控風險

現行的報銷模式下核算信息錄入主要依靠人工完成。制單時需要財務人員手工錄入會計信息，完成從審核到制單的全過程，工作內容繁多。財務系統與國庫集中支付系統的會計輔助核算項目存在較多重疊部分，而相同信息必須在國庫集中支付系統里再次錄入。比如，在批量發放勞務費時，需上傳發放明細表至國庫集中支付系統的操作人員，由其再次錄入發放相關信息;將發放明細表傳給出納，由出納再次手動錄入收款方的賬戶信息，將勞務費發放到其賬戶。這不僅加大了財務人員的工作量，也容易出現疏漏。

（五）信息渠道不暢，報銷人無法及時查詢報銷進度

報銷人對報銷單據流轉到哪個環節、后期審核有無問題、何時付款等并不清楚，也不能直接進行查詢。有時需要聯系報銷人補充手續或者材料，也是經辦的財務人員先暫時保管有問題的單據，再電話聯系報銷人取回單據。而前臺會計基本都在辦理柜臺業務，不能對報銷信息進行及時查詢和回復。

三、“互聯網+”環境下高校財務報銷工作優化策略

（一）優化簽字程序，開展網上審批

開發財務報銷網上審批系統，實行網上審批后，由報銷人根據報銷內容選擇費用報銷單、差旅費報銷單、領款單等不同的報銷類型。在線填寫報銷單后，將報銷原始票據及報銷材料影像上傳，并根據財務審批權限發起申請。需要逐級審批的，可以一次性選取各級審批人。審批發起后，被請求的領導可以在審批通知中看到需要簽字的文檔，通過手機就可以審簽。系統也能發送相關信息告知報銷人審批的進程，在系統中報銷人可第一時間看到審批結果，從而提高網上審批的實時性。在財務報銷時，直接將網上審批單打印出來即可。

（二）細化環節流程，實行網上報銷

利用網絡信息技術，開發財務網上報賬系統，擬實行的網上報銷系統見圖1。報銷步驟為：

第一，網上填報。報銷人登錄網上報銷系統，選擇項目類型、項目名稱、報銷內容。按類別上傳報銷票據和領導審批表，然后選擇支付方式，填寫收款方賬戶信息。

第二，初審。財務人員登錄系統，對報銷單據進行初步審核，審核通過后由系統提示報銷人投遞紙質單據。如有問題，提示報銷人更改并重新提交。

第三，投遞。報銷人打印出財務審核通過的支出報銷單等，由財務助理統一投遞至財務處。

第四，復審。財務人員在報賬系統中打印出報銷人的對應單據，并對紙質單據及原始發票進行審核，核對無誤后，制作并打印記賬憑證，憑證經復核后流轉到銀行或者國庫支付環節或者網上銀行支付，報賬完成。

網上報銷模式改變了以往方式下財務人員要在接到單據后現場獨立完成從票據審核、計算、指導整理票據、解釋答疑、聯系補充單據、制作會計憑證、落實經費、查看付款信息等多項工作;報銷耗時最長的前臺接單處理階段工作提速明顯，報銷人無需再在財務處現場排隊等待審核，減輕了前臺工作人員的壓力，財務管理更加精細化和科學化。

（三）設置報賬員崗，提高報賬效率

暢通財務與學院及其他行政部門之間的溝通渠道。在各院系、科研單位及行政處室中，設置專職或兼職的報賬員，負責本單位和科研機構項目的財務報銷相關事項。報賬員對本單位報銷人擬提交的單據進行初步審核，將審核通過的單據再提交至財務處。財務處定期或不定期地對報賬員進行財務知識培訓，通過培訓讓報賬員全面了解法律法規、財務規章制度、操作步驟等，從而掌握報賬審批流程、報銷票據要求、經費預算要求、原始憑證內容的規范性等。在年初預算下達之初，對報賬員進行集中培訓，讓各部門第一時間了解其可使用的預算經費，開展項目時嚴格按照預算文本規范報銷。如此，有利于做好報賬前的準備工作，減少票據不合規、簽批不到位、單據填報不規范等情況的發生。同時，本單位新職工到崗時，就可以在報賬員的規范指導下辦理網上審批、網上預約報賬、報銷票據整理等工作。通過報賬員使財務報銷的專業化服務延伸到報銷活動的初始階段，提高財務報賬工作的效率。

（四）著力精準匹配，內外系統對接

賬務系統會計輔助核算中，在經濟科目、資金來源、支付方式、預算類型等基礎信息上，增設采購文號、功能科目、備案方式等項目，與國庫集中支付系統相匹配，從而實現賬務系統與國庫集中支付系統平臺數據的對接。目前，高校的資金基本都通過國庫集中支付方式支出。兩個系統匹配后，國庫支付時可共享預算類型、采購備案方式等信息，同時自動獲取收款方的信息。重復錄入信息減少后，大大提高支付效率和準確率，同時對報賬人員而言，也縮短了報銷等待時間。

（五）開通網絡端口，進度實時查詢

開通網絡查詢端口后，查詢端口與網上報賬系統對接，報銷人可以實時查詢所辦業務具體在哪個環節。同時在數據庫中將報銷有關規定錄入、分類編號，并錄入常見報銷問題。財務人員在審核制單時遇到退單情況，可在查詢平臺上說明退單理由，并附上數據庫中相關規定、常見報銷問題解答的鏈接，既提高工作效率，又增強財務人員與報銷人員之間的溝通。

（作者單位：湖北醫藥學院，郵政編碼：442000，電子郵箱：494218773@qq.com）

主要參考文獻

符金鳳，錢春玲.高校資助經費審計技術方法創新研究[J].中國內部審計， 2020（3）：54-55

洪淼.科學事業單位費用報銷信息化建設[J].行政事業資產與財務， 2019（9）：30-31