淺談如何做好國企人事檔案管理工作

□王海軍

人事檔案信息化管理工作作為一項復雜且系統性工程項目，在職務晉升、工資發放、教育培訓等工作中發揮著重要憑證、依據、參考作用。在互聯網這一新形勢下的國企人事檔案管理工作，要求工作人員不僅要從意識上認識到互聯網對于人事檔案管理的新要求，更要在實際工作中，主動適應新的變化發展和趨勢潮流，促進國企人事檔案管理工作與互聯網的深度融合和緊密結合，提高檔案管理高效性、安全性、服務性。

一、現代國企人事檔案管理工作的新要求

提高國企人事檔案管理高效性。當前國企人事檔案管理仍以紙質存檔和人工整理、歸檔、查找為主，不僅要占用很多的人工人力成本、時間成本，也占用很多的存放空間，消耗很多物資。通過互聯網建立的人事檔案管理系統，利用其強大的存儲功能、整合數據的功能，對檔案數據進行歸檔、保存，就會擺脫紙質存檔的束縛和對個人經驗的過度依賴，釋放巨大的管理空間，不僅能降低存儲成本，還能提高檔案管理的工作效率與檔案信息查找準確性。因此，利用互聯網信息技術管理檔案是國企人事檔案管理的必由之路。

提高國企人事檔案管理安全性。互聯網下建立的人事檔案管理系統和傳統人事檔案管理有其共性，都有整理、登記、歸檔、分類等工作步驟，信息手段和檔案的電子化為國企開展檔案管理工作提供了便捷。但是，作為國企人事檔案管理人員也應該意識到互聯網是“沒有圍墻”的開放廣場，如有病毒入侵如入無人之境。電子檔案保存時間的長久性和內容的完整性，是否能和紙質檔案相提并論；檔案信息是否存在泄露的風險；檔案管理的安全性是否在可控范圍內等這些問題都值得考量和面對。如有病毒或不法信息對檔案造成影響，對國企造成的損失是巨大的甚至是無法挽救的，所以就需要國企做好應急預案、防范各種風險，防患互聯網下可能面對的病毒攻擊、惡意損壞等方面的風險。這就要求在技術上和制度上加強防范，加強技術更新、系統升級、病毒入侵檢測和阻斷，加強制度建設，提高國企檔案管理的安全性。

提升國企人事檔案管理服務性。管理人員不僅僅是提供者的角色，更是服務者的角色。人事檔案管理與互聯網緊密結合，可以將信息深度融合并能夠實時分享，既可以減少人力、物力、財力的消耗，簡化工作流程，又能加強企業各部門之間的交流互動，提高人事檔案管理工作效能，提高其在國企工作中的地位，使檔案管理在國企發展中的服務更有效率。國企應當充分運用互聯網下建立的人事檔案管理系統，對海量的數據進行整合，也方便管理人員更好地鑒別這些檔案信息的價值和內涵所在，同時也可以對這些人事檔案數據進行加密、防護，有利于檔案完整性的保存和歸檔以及檔案安全性的保護，真正達到既保護檔案又能綜合利用檔案提供檔案服務的功能。

二、當前國企人事檔案管理工作普遍存在的問題

面對新形勢、新任務，以刀刃向內的角度審視目前國企人事檔案管理工作現狀，仍存在不小的差距與不足，迫切需要劍指短板、自我剖析。

從外部形勢來看，當前，“互聯網＋”行動計劃及云計算、大數據、物聯網等信息技術的發展與運用，深刻影響到檔案的特性及檔案工作的邊界。實現電子檔案從形成到長久保存、有效利用的全程控制，正成為發展趨勢。而目前檔案管理模式與現代化發展要求不相適應，原有理論、經驗和運行規則，已難以滿足實際工作的需要，亟待改變現狀。

從內部現狀來看，目前國企人事檔案管理現狀和水平，已難以適應企業發展的現實需要，主要表現在：一是認識上的差距，普遍對人事檔案管理工作重要性缺乏足夠的認識，一方面缺乏高度的工作責任感、細心認真的工作態度，另一方面沒有積累扎實的檔案管理理論知識，因而認識不到檔案管理在企業發展中的積極作用，沒有形成企業管理層關心、全員重視的氛圍，人事檔案工作跟不上時代的步伐；二是發展不平衡問題，國企人事檔案管理水平兩極分化嚴重，先進標桿管理企業很少，標準不一、基礎不牢、參差不齊問題表現突出，尤其在管庫建設、開發利用、信息化推進等方面差距很大，有的單位工作主動積極探索前沿技術，有的單位被動守攤仍停留在傳統手工管理階段。

三、規范國企人事檔案管理工作建議

樹立人事檔案管理創新理念。國企大多為傳統型企業，為了適應互聯網發展下的經營管理和運營決策，國企需要在管理理念上作出變革，從而實現企業的成功轉型。這就需要管理者從管理理念到經營意識、從企業技術到員工能力、從決策判斷到市場分析等方面，找到適合的方式方法，利用互聯網來改造企業。對于人事檔案管理，就應該首先培養人事檔案管理的服務思維。就是要把檔案管理變成一項能夠通過分析鑒別檔案，從中提取有價值的信息，從而為國企經營發展提供服務的工作。

加強人事檔案管理平臺建設。隨著互聯網技術的發展，人事檔案管理的模式發生改變，國企也應該融入互聯網大軍，建立互聯網電子人事檔案管理平臺，實現檔案資源的實時傳輸和優化整合。加強技術的安全保障，如數據加密技術、接入設備控制技術、存取控制。在存儲能力方面進行擴展，加入云計算支持、數據采集、云存儲技術、音視頻文件存儲等。建立資料完備信息檢索庫，提高電子檔案的儲存技術，設置專有備份工具，將數據庫文件拷貝作為備份，提高數據完整性。針對系統的功能性，合理劃分內外網，控制內部沒有訪問權限人員對系統的訪問，也可以控制內部員工在使用內網時無法訪問外網，實時監控網上傳輸數據的可靠性。

強化人事檔案管理人才培養。提高國企人事檔案管理人員管理水平，需要先不斷提升人事檔案管理人員的職業道德素養。需要從以下幾方面著手：一是加強人事檔案管理人員的職業道德和職業素養的培養，這樣管理者才能具備較強的責任感和使命感，堅定工作的信心，養成兢兢業業的工作作風。二是明確各個崗位檔案管理人員的分工，分工明確，各盡其責，恪守崗位要求，不越級不越崗，確保檔案信息不被泄密。三是不斷加強對管理人員的專業技能的培訓。信息化的發展一日千里，不學習很容易被最新的技術和信息淘汰，積極組織管理人員進行培訓，讓管理人員的思想和技能都走在信息技術的前列，這才能更好地保障信息安全。四是制定管理人員相激勵制度，督促工作人員不斷進步，提升他們對人事檔案管理網絡化的創新意識，還要提高他們應用檔案管理網絡化的技術水平。