電子檔案管理在職業中專學校的應用

何秀霞

【摘要】近幾年，全國各省市城鎮地區的學校都在積極推進和發展現代化檔案管理，學校檔案的現代化管理方法和管理軟件也越來越多，對于部分地區仍存在檔案管理人員水平低下和現代化管理經驗不足的問題，本文主要分析職業中專學校檔案管理的難點與改進措施，僅供參考。

【關鍵詞】電子檔案;檔案管理;現代化;應用

隨著中國網絡化的發展和社會發展的進步，學校檔案管理的對象也由紙質檔案變成數字化信息檔案。當前職業中專學校檔案管理存在的問題相對較多，相應的檔案管理制度和標準不是非常完善，因而對于現代化檔案管理的推進造成了一定的阻礙。學校檔案是對于職業中專學生學習經歷、個人信息與家庭背景等重要信息的記錄，同時也記錄了職業中專學生在校期間的獎懲信息與學習成績，因而對于學生畢業求職也存在極為顯著的影響。職業中專學校信息化檔案管理建設在保障檔案安全和檔案調轉等方面有積極作用，對于學生就業和升學有良好的促進作用，同時也是教育信息化改革最基本的發展要求。通過指出職業中專學校檔案管理的內涵意義與難點困境，同時結合工作經歷就加快信息化檔案管理的建設提出相關的策略。

一、職業中專學校檔案管理的主要意義與內涵

職業中專學校檔案文件主要記錄在校學生的學習狀況與個人信息，同時也是職業中專學校推進教育改革和優化教學質量的主要依據。電子檔案管理通常采用圖片、影像和電子文檔等方式記錄信息，能夠極大程度提高檔案工作者的管理效率，也能夠最大限度地降低檔案管理成本。電子檔案管理的檢索查詢非常方便快捷，也非常的實用有效，能夠解決紙質文檔易丟失、檔案管理效率低、管理成本高等相關的問題。在網絡化的時代，檔案信息資源是職業中專學校相當重要的一種資源。不僅是在校師生的檔案材料資源，也是社會公眾的公開性信息資源。職業中專學校信息化檔案管理可提高檔案服務水平與社會效益，實現檔案信息的資源共享。信息革命與新技術革命在社會不同領域都有不同程度的影響，職業中專學校檔案管理更是受到信息化的積極影響。職業中專學校信息化檔案管理利用計算機技術與網絡技術改變了檔案管理的發展方向，形成數字化、網絡化、信息化的全面的檔案信息資源的整合管理。

二、當前職業中專學校檔案管理的難點與困境

檔案文件材料的立卷和歸檔是職業中專學校檔案管理的一項重任，也是學校非常具有保存價值的信息資料。由于現代化檔案管理要求跟隨規范化的道路與時俱進，因此檔案管理的制度和標準出現了變化，同時檔案歸檔的難度也相應地增高。根據職業中專學校檔案管理現狀來看，當前主要問題為以下幾點：

（一）缺乏現代化檔案管理的資金投入。職業中專學校檔案管理需要足夠的資金投入才能有效地完成信息化建設，但目前職業中專學校管理部門對此沒有引起重視。檔案工作者在往昔傳統檔案管理當中形成固化思維，在短時間內很難完成檔案管理模式的轉變。職業中專學校信息化檔案管理需要一定的資金敷設線路、調試安裝檔案管理系統、采購硬件設備。職業中專學校信息化檔案管理帶來的收益不能根據數字直觀了解到，主要帶來的是一種隱性回報。檔案工作者自身缺乏創新意識，對于檔案管理改革的能力和勇氣相對匱乏，因而職業中專學校檔案管理的信息化發展建設相對緩慢。

（二）電子歸檔的難度高。職業中專學校檔案管理在過去主要是紙質文件的歸檔管理，隨著現代化檔案管理的推進，由紙質文件變成電子文件，而電子文件的歸檔要求管理人員具有精細的耐心和堅韌的性格，對于電子歸檔出錯后相比紙質文件很難自行察覺，需要檔案管理人員反復地核查校對。雖然電子歸檔的效率高于紙質歸檔，但是電子歸檔的心理壓力相對較大，需要檔案管理人員有較強的韌性和承受能力。同時，部分檔案管理人員的檔案意識相對薄弱，對于電子檔案的認知相對隨意，對于電子文件的區分有誤導致一些重要文件未被當成電子文件歸檔。

（三）檔案歸檔的效率低。電子檔案的管理具有“多亂且雜”的特點，對于又多又亂又雜的電子文件，職業中專學校檔案管理人員很容易將學校行政檔案和教學管理檔案之外的其他業務檔案的歸檔和收集出現混亂，甚至檔案收集的不健全，不符合現代化檔案管理的基本要求。

（四）檔案管理人員能力差。電子檔案的歸檔和編目需要一定的計算機技術和軟件技術，對于技術不成熟和歸檔立卷不規范的檔案管理人員，需要正確認識自身的技術水平，積極地學習新技術和新技能，推動現代化檔案管理的發展，不能只停留于紙質檔案管理的時代。

（五）現代化管理操作不合格。據了解，許多檔案管理人員對于現代化檔案管理標準的認知存在嚴重的不足，主要是當前職業中專學?，F代化檔案管理制度還未完善相關的操作標準，在不同的電子文件管理缺乏相應的操作意見。同時，相關單位結合自身情況自主開發系統管理軟件，但是出現檔案管理問題的時候，還是局限在現代化管理程序的操作不合格，因而檔案管理的質量相對較低。

三、職業中專學校檔案管理的優化與改進措施

結合職業中專學校檔案管理存在的問題，針對檔案工作者操作不合格、檔案歸檔效率低、電子歸檔難度高、缺乏資金投入等問題，需要采取相應的優化改進措施，有效促進職業中專學校信息化檔案管理的可持續發展，為學校各部門與師生以及社會群眾提供更好的檔案服務。

（一）增加現代化檔案建設資金。職業中專學校檔案管理應結合學校的實際情況制定信息化檔案管理的相關標準，得到學校的財政支持，有效拓寬資金的來源渠道。同時，相關技術部門在職業中專學校檔案管理的信息化建設也有重要意義，根據職業中專學校檔案管理的各類評估制定相應的技術改進措施，加強職業中專學校檔案管理信息化建設的軟件開發和硬件投入，對于數據庫數據存儲、文字處理、常用管理等功能進行研究，培訓檔案工作者掌握數字設備和計算機技術完成檔案的鑒定、收集、存儲和整理。電子文檔與紙質文檔的管理要求完全不同，應將文檔原稿與修改稿件都收集整理，提高電子文檔的完整性、安全性與真實性。

（二）引起職業中專學校領導的重視。檔案管理工作的開展離不開領導的支持，得到職業中專學校領導的關注和肯定，對于檔案管理人員的工作積極性和工作質量的提高有一定的幫助。職業中專學校領導需要有一定的檔案管理意識，加強對于檔案管理工作的質量監督。同時，要求檔案工作者及時準確地匯報近期自身檔案工作的有關情況，將上級部門和檔案部門的有關文件遞交給領導，讓領導在檔案服務中真正了解職業中專學校檔案工作的重要性。

（三）培養現代化檔案管理人才。職業中專學校需要加強現代化檔案管理的建設，在硬件投入和軟件開發等方面要跟上檔案管理現代化的腳步。現代化檔案管理主要是在計算機技術的基礎上整合和使用檔案文件資料，檔案工作者的計算機技術水平和檔案管理能力直接影響到現代化檔案管理的質量。職業中專學校需要培訓檔案工作者的計算機使用能力，加強對于電子檔案管理的思想教育，同時在工作條件和待遇方面給予一定的照顧，使得檔案工作者的工作水平、檔案管理理論水平、檔案管理積極性都有極大的提高。

（四）優化職業中專學校檔案管理制度。辦公自動化是目前全民辦公的潮流，也是檔案管理工作得益于計算機技術最顯在的表現，對于檔案管理效率和信息安全性的提高非常有保障。職業中專學校檔案管理部門應結合檔案管理過程中出現的問題，建立一套相對嚴謹和完善的檔案管理體系，積極地在檔案整理、收集、保管、歸檔、使用等方面制定相關的操作規范，避免電子文件的信息遺失或者發生更改。同時，加強對于原始文件的管理和保存，為檔案文件的真實性提供保障，加速推進檔案管理的現代化發展。

（五）確立職業中專學校檔案管理標準。自動化系統主要作用是收集和整合檔案信息，同時增強檔案管理的規范化和標準化，但是管理軟件系統相對較多，對于現代化檔案管理標準與規范的統一存在極大的影響。要求檔案管理部門建設相對統一的檔案管理標準，適當更新和修正具體的管理內容，提高檔案管理的規范性，給予有關部門在檔案管理方面一個有效的管理參照。

四、結束語

電子檔案是職業中專學校信息化檔案管理發展的體現，也是檔案管理改革的必然趨勢，對于現代化的檔案服務質量和檔案管理效率提高都有顯著幫助。檔案工作者需要不斷優化信息化檔案管理的流程，提高自身檔案管理能力，為職業中專學校信息化檔案管理發展打下扎實的基礎。根據當下職業中專學校檔案管理現狀的分析，應深刻認知到現代化檔案管理需要確立完善的現代化檔案管理標準和培養現代化檔案管理人才，也需要優化現代化檔案管理制度，同時引起職業中專學校領導的高度重視，加大資金投入。職業中專學校檔案管理需要鼓勵檔案工作者繼續學習現代化檔案管理理念、管理技能和管理經驗，引進計算機專業的檔案管理人才，提高職業中專學校檔案管理水平，加速推進現代化的檔案管理。

【參考文獻】

[1]蘭秋生.基于中專學校學籍檔案管理的規范與優化探索[J].科技視界，2019，35（01）：200-201.

[2]彭峻松.電子檔案管理在大學檔案管理中的應用[J].智庫時代，2019，26（07）：190+204.

[3]黃少廷.淺析電子檔案管理在中專學校中的應用[J].辦公室業務，2019（07）：106-107.

[4]姜家松.分析中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設[J].傳媒論壇，2019，2（17）：143+145.

[5]李曉杰.試論職業學校檔案管理的信息化建設[J].民營科技，2017，36（01）：120-121.

[6]張紅.電子檔案管理在高職學校檔案管理中的應用[J].蘭臺世界，2016，05（12）：65-67.

[7]鄒黔榮，單楨梅.對高職院校檔案利用新常態的研究——以黔東南民族職業技術學院為例[J].辦公室業務，2016（11）：46-49.

[8]趙明霞.電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2016（11）：96-97.

[9]葛清梅.電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用[J].黑龍江史志，2015，12（03）：85-86.

[10]陳旋燕.論中職學校檔案管理工作的改進[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2015，06（05）：41-42.