大數據時代做好檔案信息化管理工作的策略

劉云筠

（青島市市南區教育保障中心，山東青島 266071）

0 引言

在大數據時代下，中小學校利用互聯網技術完成了檔案的信息化管理，但由于檔案信息化模式的形成時間不長，導致中小學校在檔案信息化管理這一方面的工作收效較低。為了能夠合理發揮出檔案信息化管理在管理中小學生檔案中最大的利用價值，是需要中小學校方能夠全面的更新檔案數據信息管理的實際工作方法，不斷的努力去完善和補充大數據時代下信息化檔案管理的工作理念，從而實現高質量的檔案信息化管理工作。

1 大數據時代下檔案信息化管理所面臨的困境

1.1 存在信息泄露問題

在大數據高速發展的時代下，網絡數據信息的關聯互通技術更加成熟，在這種情況下，檔案信息管理工作中出現了中小學生信息泄漏的隱患。因此學校需要加強檔案管理人員的信息管理安全意識，同時還需要讓檔案管理人員能夠積極自主的提高自身對檔案信息化管理工作的能力水平，從而可以確保中小學校的檔案信息化管理工作更好的適應大數據帶來的復雜帶有隱患的網絡環境。在當下的大數據網絡環境背景下，國家對網絡安全管理的法律法規還存在很多不足的方面，導致數據信息安全管理的標準與實際檔案信息化安全管理的需求不符合。中小學校如今應用的聯網技術標準以及信息化安全管理技術并不能滿足大數據時代中中小學校檔案信息化使用管理的要求。不少中小學校的重要機密文件例如中小學生的身份信息檔案等，在數據傳輸或者儲存中因網絡系統安全漏洞或者管理人員使用權限不足等方面，導致中小學校的機密文件對外泄漏等事件的發生，其次由于中小學校中教師學生詳細的個人信息都在檔案信息化管理范圍內，如果管理工作出現差漏，會導致中小學校教師學生的個人信息被泄漏，極大程度的威脅到了中小學生教師的人隱私安全。這些問題的出現都會影響著檔案信息化管理工作的質量與效率，甚至會導致中小學校的教學無法正常運轉下去。

1.2 檔案數據難處理

大數據時代下網絡技術高速發展，隨之而來的就是網絡數據信息的大量增長，這便導致檔案信息化管理工作中檔案數據處理工作出現了問題。面對日漸遞增的網絡數據，信息檔案管理人員無法有效的將日常獲得的數據信息全面完整的儲存下來，同時對各式各樣類型的檔案信息合理有效的進行篩選分類。并且如果管理人員在數據儲存點上直接進行數據信息的處理會出現數據信息完整的缺乏以及數據信息來源不明導致的信息泄漏等問題。那么就需要管理人員在處理檔案數據信息時需要將數據信息從各個分散點傳輸到數據處理點上，在這過程中管理人員要著重注意信息傳輸的安全問題，給管理人員在進行檔案信息化管理工作時增加了工作難度。

1.3 管理技術的能力不夠

在進行檔案信息化管理工作時，還面臨著管理人員因信息化檔案管理的能力不足而出現各種問題。首先，在數據信息處理的過程中是有著很多容錯率很高的問題出現的，而管理人員在利用大數據的容錯計算面對這樣的問題時，存在著比較大的計算困難的，因現有的網絡計算方法普遍比較復雜，并且無法保證數據在計算過程中的絕對安全，同時在為了降低計算錯誤率的過程中會帶來比較高的運算成本，并且在計算過程中一旦出現錯誤就會導致整個數據信息處理失敗。其次，在現有的網絡設備中，擴展性存在嚴重不足，根據調查顯示，目前使用的大數據方法進行中小學校的管理檔案數據，導致需要為整體的管理系統的維護成本大幅度的增加，在大數據環境下檔案信息化管理的數據信息故障率也會增高，很大程度的影響了整個中小學校信息管理系統的安全質量。

1.4 缺乏信息管理人才

隨著檔案信息化管理工作的普及，中小學校對檔案信息化管理人才的需求量隨之增加，導致整個教育院校都面臨著人才短缺的現象。由于在大數據檔案管理技術的快速發展中，需要現有的中小學校的檔案管理人員積極努力的加強自身信息管理技術以及對網絡應用知識的更新，改變自身正在應用的傳統檔案管理模式，讓檔案管理人員可以合理有效對檔案數據信息管理同時，加強檔案管理人員對數據分析方法方式的掌握了解程度，使檔案管理人員可以做到對檔案數據信息能夠深層次的進行正確的解讀。

2 大數據時代下檔案信息化管理帶來的便利

在傳統的中小學校檔案管理中，大多數管理人員在工作過程中會出現信息短缺，相關的數據信息收集不全的問題的出現。而在大數據的背景下，管理人員在開展實際檔案信息化管理工作時，大數據可以提供廣泛且豐富的數據信息，從而滿足了管理人員對檔案數據信息收集的需求。海量的數據信息資源解決了檔案信息化管理工作中信息數據不足的問題，同時在大數據網絡技術知識的支撐下，很大程度的解決了數據管理工作現有的檔案儲存能力差、檔案管理系統維護成本高等各種問題。其次，由于傳統的檔案管理模式是紙制檔案管理的方式，其承載的數據信息量少，無法對事件、人物進行動態描寫，達不到對檔案中記載的業務工作進行全面的跟蹤記錄。而在大數據的背景下，管理人員可以利用網絡信息的互聯性對檔案數據信息進行深度跟蹤，在大數據的支持下實現有效的提取、分類各類的檔案數據信息，找到數據信息之間的關聯，從而提高檔案數據信息的質量。最后，大數據還可以實現對檔案管理系統的優化擴張，以方便管理人員更好的進行數據信息分類，加快數據信息的處理速度[1]。

3 大數據時代中檔案信息化管理辦法

大數據時代下檔案信息化管理工作可以科學合理的改變傳統紙制檔案的管理思維，實現對文字與數字檔案的處理速度的提升，同時可以讓檔案管理人員能夠迅速有效的處理好各式各樣的視頻與圖片資源的數據信息，達到對各種形式的數據信息進行全面有效的管理。因此，中小學校的信息化檔案管理工作不僅要更新傳統信息管理工作的陳舊思想，還要明確的建立智能且具備大數據分析以及云計算的管理系統，促使中小學校高層領導可以重視檔案管理中數據信息處理工作，從而有效的實現檔案管理系統自動化以及系統化。

4 大數據時代下檔案信息化的管理方向

4.1 對檔案數據信息收集方法的改革

檔案管理人員應改變傳統得到數據信息收集方法，創新可以適應大數據時代檔案數據信息處理需求的網絡收集方法。首先管理人員應該發揮出網絡互聯性的優勢，積極擴展檔案數據信息的類別，加大自身對檔案數據信息收集的能力。其次，面對大數據下豐富的信息資源，管理人員應不斷的鍛煉自身對零散的檔案信息收集能力，合理有效的建立數據信息的互聯關系，實現可以快速有效的進行不同形式的數據信息收集。

4.2 實現檔案信息化管理工作的智能化

通過創建檔案信息化管理系統的智能化，合理有效的提高檔案管理人員對中小學校檔案信息化管理的工作效率，科學合法的解決管理人員在開展實際檔案管理工作中出現的問題隱患。中小學校院方必須培養管理人員能夠合理利用大數據技術以及云計算技術等互聯網技術來加強檔案數據信息的傳送能力，能夠有效的提高中小學校信息化檔案管理在大數據環境下實際數據管理的利用率以及檔案信息化管理的工作質量，從而促進中小學校檔案信息化的智能管理，激發出檔案信息化管理在教育體系中的應用價值。

4.3 建立安全的檔案信息化管理工作系統

只有通過科學嚴謹的加強檔案信息化管理工作的網絡安全系統，才能有效的提高檔案信息化管理在大數據環境下的應用價值。在通過合理有效的解決檔案數據信息管理中的數據傳輸以及儲存續集信息的安全隱患問題，為了能夠合理的發揮出檔案信息化管理在中小學校管理方面的價值。需要檔案管理人員對中小學校檔案管理的網絡安全防護工作著重重視起來，通過有效合理的管理辦法，提高中小學校檔案數據信息管理的物理防護工作的同時，還要著重加強檔案管理人員對檔案信息化管理系統的網絡安全防護工作[2]。

5 結語

綜上所述，如何在大數據的環境下開展科學有效的中小學校檔案信息化管理實際工作，需要被中小學校的高層領導著重重視起來。檔案信息化管理能夠合理的應用在中小學校的檔案管理部門中，可以有效的促進中小學校教學以及經濟的平穩發展。本文在針對實際情況下的大數據檔案信息化管理的優缺點進行闡述，并結合實際探討出相對應的解決措施，希望可以通過嚴謹的探討研究，為大數據時代下檔案信息化管理工作的提升，提供科學有效的助力。