基于數(shù)字環(huán)境的民生檔案資源共享機(jī)制研究

戴軍

摘 要：隨著數(shù)字技術(shù)的成熟，民生檔案資源建設(shè)逐漸成為民生工作的重要組成部分。在檔案部門的各項(xiàng)工作中，民生檔案的管理也被放到更加突出的位置。然而，目前我國(guó)還有部分地區(qū)并沒有充分意識(shí)到民生檔案資源管理的重要性，在民生檔案管理過程中存在多種問題。本文對(duì)這些問題進(jìn)行了探討，并綜合利用多學(xué)科的相關(guān)理論，在數(shù)字環(huán)境的新背景下對(duì)民生檔案共享機(jī)制展開了一系列研究。希望通過本文的論述，闡明如何建立科學(xué)完善的民生檔案管理體系，以此讓數(shù)字化的民生檔案資源發(fā)揮更大的效用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字環(huán)境;民生檔案;資源共享

隨著信息化的深入發(fā)展和公眾知情權(quán)的日益覺醒，公眾對(duì)民生檔案的利用需求日益增長(zhǎng)。通過數(shù)字技術(shù)來挖掘民生檔案信息并通過網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)公布，實(shí)現(xiàn)共享，已成為民生檔案管理的必然趨勢(shì)。檔案部門作為政府公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，應(yīng)立足公眾需求，逐步實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源共享，更好服務(wù)于民生。

一、民生檔案及其管理現(xiàn)狀

1.民生檔案內(nèi)涵。民生檔案指的是在民生的建設(shè)過程中，以個(gè)人或者社會(huì)團(tuán)體為單位而形成的與民生相關(guān)的檔案。由此而形成的社會(huì)與個(gè)人兩個(gè)層面的民生檔案一起組成了完整的民生檔案體系。個(gè)人層面的民生檔案可以投射出民眾的具體生活狀況，能夠充分地反映個(gè)人的生活，而且對(duì)于社會(huì)整體的民生建設(shè)也有著指導(dǎo)意義。社會(huì)層面的民生檔案，一般而言會(huì)具有更加廣泛的代表性，它可以從本質(zhì)上反映民生建設(shè)的規(guī)律性，能夠較為真實(shí)地反映社會(huì)民生中存在的普遍性問題。

民生檔案區(qū)別于其他檔案的最重要的特征就是大眾性、實(shí)用性以及直接性三方面的特點(diǎn)。具體來說，大眾性的含義就是，民生檔案密切關(guān)聯(lián)到社會(huì)上大多數(shù)人的切身利益，它可以真切反映公眾的民生狀況;另外社會(huì)公眾也依托民生檔案，了解民情，辦理相關(guān)民生事務(wù)。實(shí)用性，顧名思義就是指民生檔案有較強(qiáng)的實(shí)用功能，在一定程度上可以行使法律佐證功能，例如可以提供人們工齡、婚姻、是否獨(dú)生子女的憑證，讓人們的切身利益得到較好的維護(hù)。而直接性的含義是，民生檔案可以直接地反映與人民大眾有關(guān)的民生信息，人們不需要以間接的形式去了解相關(guān)的問題。

2.民生檔案管理現(xiàn)狀。最近幾年，由于國(guó)家檔案局《意見》的科學(xué)指導(dǎo)，全國(guó)各級(jí)檔案部門的工作水平都在一定程度得到了提高。民生檔案不但數(shù)目增多，而且在管理質(zhì)量上趨于規(guī)范，但是其管理仍存在一些問題，大致表現(xiàn)為以下兩點(diǎn)：

一是民生檔案現(xiàn)有館藏資源數(shù)量同社會(huì)公眾對(duì)民生檔案日益增長(zhǎng)的需求之間的失衡。在檔案館中，民生檔案信息資源的供應(yīng)與民眾的需求有著很大的偏差。大部分民生檔案分散保存于各個(gè)檔案形成部門。一些基層單位為了利用方便和保密需要，不向檔案館移交到期應(yīng)進(jìn)館的民生檔案。檔案館因一些部門移交的民生檔案不符合檔案館整理規(guī)范，拒絕接收進(jìn)館。這些原因?qū)е麓蟛糠值拿裆鷻n案未能納入檔案館館藏范圍。而公眾對(duì)檔案信息尤其是民生檔案信息資源的需求與日俱增，就造成了民生檔案供求數(shù)目之間的巨大矛盾。二是民生檔案管理水平與現(xiàn)代化發(fā)展需要之間的失衡。由于現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，推動(dòng)了民生檔案的發(fā)展速度，為之提供了全新機(jī)遇。但是，一些檔案部門存在著重保管輕利用的思想，對(duì)如何整合利用開發(fā)民生檔案往往思想不活，辦法不多，從而導(dǎo)致民生檔案信息化程度不高，難以在民生服務(wù)上發(fā)揮更大的作用。此外，各地區(qū)民生檔案管理發(fā)展水平也不均衡。上海、江蘇、浙江等地的民生檔案數(shù)字化工作開展較快，大部分民生檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的民生檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，有的甚至還沒有開展民生檔案數(shù)字化工作。即使在同一個(gè)市，各個(gè)地區(qū)民生檔案數(shù)字化進(jìn)展也不同。民生檔案管理發(fā)展的不均衡導(dǎo)致各地區(qū)各部門的數(shù)據(jù)更新很難做到實(shí)時(shí)同步，給公眾跨地區(qū)查詢利用民生檔案帶來不便，從而導(dǎo)致利用效率不高。

二、民生檔案資源共享的背景基礎(chǔ)

數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展使得檔案部門由傳統(tǒng)管理方式向信息資源管理形式轉(zhuǎn)變。民生檔案因其數(shù)量龐大，利用率高成為檔案管理的重中之重。各級(jí)檔案部門在檔案事業(yè)規(guī)劃都中把民生檔案信息化作為一項(xiàng)重要工作來抓。實(shí)現(xiàn)信息化，首先要做的就是實(shí)現(xiàn)民生檔案內(nèi)容的數(shù)字化。民生檔案數(shù)字化以后，隨之而來的檔案管理方式也必然有所改變。檔案管理者可通過數(shù)字化方式檢索檔案，整合檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案利用的便捷化。有了數(shù)字化的民生檔案信息資源和民生檔案管理機(jī)制，勢(shì)必需要一個(gè)媒介來推動(dòng)民生檔案協(xié)同利用，從而實(shí)現(xiàn)民生檔案的信息化。實(shí)現(xiàn)這一目的的最佳媒介就是數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)可以很快捷地傳輸數(shù)字信息，以電子的形式形成上下左右相互貫通的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案的管理人員能夠便捷迅速地進(jìn)入系統(tǒng)，對(duì)民生檔案進(jìn)行信息化和數(shù)字化的整理，只要有網(wǎng)絡(luò)接入處，大眾就可以進(jìn)入平臺(tái)，自行地尋找所需要的數(shù)字檔案內(nèi)容。

綜上而言，目前信息化的發(fā)展給檔案的管理提供了新的良好環(huán)境，使檔案部門的發(fā)展空間大大地延伸。在數(shù)字化技術(shù)的幫助下，檔案部門能夠沖破時(shí)間與空間的限制，在四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)體系下，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理。而另一方面，檔案部門也可以在數(shù)字化新形勢(shì)的推動(dòng)下，通過網(wǎng)絡(luò)的小窗口服務(wù)大眾，以全新的形式參與工作，使民生工作得到更大程度的重視，也使民生檔案的公眾關(guān)注度提高。數(shù)字化信息平臺(tái)正在快速發(fā)展，因此各級(jí)檔案部門需要抓緊時(shí)機(jī)，在掌握民眾的真實(shí)需求基礎(chǔ)上，以現(xiàn)代化的民生檔案共享手段，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)和民生的發(fā)展。

三、民生檔案共享機(jī)制的內(nèi)涵與目標(biāo)

共享的含義是，將一件事物的使用權(quán)或知情權(quán)的接受范圍擴(kuò)大，由原先的個(gè)人變成集體。從民生檔案共享機(jī)制的角度看，它指的是以一定的手段使原本屬于各個(gè)部門類型不同的民生檔案進(jìn)行優(yōu)化重組，通過合理的手段將有關(guān)資源進(jìn)行協(xié)調(diào)，使其配置實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化，充分的利用有限的檔案資源建設(shè)可以用于民生信息共享的檔案平臺(tái)，達(dá)到使民生改善的最終目的。總而言之，數(shù)字環(huán)境之下民生檔案共享機(jī)制的內(nèi)涵也就是指，將民生檔案的資源通過數(shù)字化手段進(jìn)行充分整合，使其能夠更快速地共享。