基于數字環境的民生檔案資源共享機制研究

戴軍

摘 要：隨著數字技術的成熟，民生檔案資源建設逐漸成為民生工作的重要組成部分。在檔案部門的各項工作中，民生檔案的管理也被放到更加突出的位置。然而，目前我國還有部分地區并沒有充分意識到民生檔案資源管理的重要性，在民生檔案管理過程中存在多種問題。本文對這些問題進行了探討，并綜合利用多學科的相關理論，在數字環境的新背景下對民生檔案共享機制展開了一系列研究。希望通過本文的論述，闡明如何建立科學完善的民生檔案管理體系，以此讓數字化的民生檔案資源發揮更大的效用。

關鍵詞：數字環境;民生檔案;資源共享

隨著信息化的深入發展和公眾知情權的日益覺醒，公眾對民生檔案的利用需求日益增長。通過數字技術來挖掘民生檔案信息并通過網絡向社會公布，實現共享，已成為民生檔案管理的必然趨勢。檔案部門作為政府公共服務機構，應立足公眾需求，逐步實現民生檔案信息資源共享，更好服務于民生。

一、民生檔案及其管理現狀

1.民生檔案內涵。民生檔案指的是在民生的建設過程中，以個人或者社會團體為單位而形成的與民生相關的檔案。由此而形成的社會與個人兩個層面的民生檔案一起組成了完整的民生檔案體系。個人層面的民生檔案可以投射出民眾的具體生活狀況，能夠充分地反映個人的生活，而且對于社會整體的民生建設也有著指導意義。社會層面的民生檔案，一般而言會具有更加廣泛的代表性，它可以從本質上反映民生建設的規律性，能夠較為真實地反映社會民生中存在的普遍性問題。

民生檔案區別于其他檔案的最重要的特征就是大眾性、實用性以及直接性三方面的特點。具體來說，大眾性的含義就是，民生檔案密切關聯到社會上大多數人的切身利益，它可以真切反映公眾的民生狀況;另外社會公眾也依托民生檔案，了解民情，辦理相關民生事務。實用性，顧名思義就是指民生檔案有較強的實用功能，在一定程度上可以行使法律佐證功能，例如可以提供人們工齡、婚姻、是否獨生子女的憑證，讓人們的切身利益得到較好的維護。而直接性的含義是，民生檔案可以直接地反映與人民大眾有關的民生信息，人們不需要以間接的形式去了解相關的問題。

2.民生檔案管理現狀。最近幾年，由于國家檔案局《意見》的科學指導，全國各級檔案部門的工作水平都在一定程度得到了提高。民生檔案不但數目增多，而且在管理質量上趨于規范，但是其管理仍存在一些問題，大致表現為以下兩點：

一是民生檔案現有館藏資源數量同社會公眾對民生檔案日益增長的需求之間的失衡。在檔案館中，民生檔案信息資源的供應與民眾的需求有著很大的偏差。大部分民生檔案分散保存于各個檔案形成部門。一些基層單位為了利用方便和保密需要，不向檔案館移交到期應進館的民生檔案。檔案館因一些部門移交的民生檔案不符合檔案館整理規范，拒絕接收進館。這些原因導致大部分的民生檔案未能納入檔案館館藏范圍。而公眾對檔案信息尤其是民生檔案信息資源的需求與日俱增，就造成了民生檔案供求數目之間的巨大矛盾。二是民生檔案管理水平與現代化發展需要之間的失衡。由于現代信息技術的迅速發展，推動了民生檔案的發展速度，為之提供了全新機遇。但是，一些檔案部門存在著重保管輕利用的思想，對如何整合利用開發民生檔案往往思想不活，辦法不多，從而導致民生檔案信息化程度不高，難以在民生服務上發揮更大的作用。此外，各地區民生檔案管理發展水平也不均衡。上海、江蘇、浙江等地的民生檔案數字化工作開展較快，大部分民生檔案實現了數字化，但經濟欠發達地區的民生檔案數字化進程緩慢，有的甚至還沒有開展民生檔案數字化工作。即使在同一個市，各個地區民生檔案數字化進展也不同。民生檔案管理發展的不均衡導致各地區各部門的數據更新很難做到實時同步，給公眾跨地區查詢利用民生檔案帶來不便，從而導致利用效率不高。

二、民生檔案資源共享的背景基礎

數字技術的快速發展使得檔案部門由傳統管理方式向信息資源管理形式轉變。民生檔案因其數量龐大，利用率高成為檔案管理的重中之重。各級檔案部門在檔案事業規劃都中把民生檔案信息化作為一項重要工作來抓。實現信息化，首先要做的就是實現民生檔案內容的數字化。民生檔案數字化以后，隨之而來的檔案管理方式也必然有所改變。檔案管理者可通過數字化方式檢索檔案，整合檔案信息，實現檔案利用的便捷化。有了數字化的民生檔案信息資源和民生檔案管理機制，勢必需要一個媒介來推動民生檔案協同利用，從而實現民生檔案的信息化。實現這一目的的最佳媒介就是數字網絡平臺。數字網絡可以很快捷地傳輸數字信息，以電子的形式形成上下左右相互貫通的服務網絡系統。檔案的管理人員能夠便捷迅速地進入系統，對民生檔案進行信息化和數字化的整理，只要有網絡接入處，大眾就可以進入平臺，自行地尋找所需要的數字檔案內容。

綜上而言，目前信息化的發展給檔案的管理提供了新的良好環境，使檔案部門的發展空間大大地延伸。在數字化技術的幫助下，檔案部門能夠沖破時間與空間的限制，在四通八達的網絡體系下，對檔案進行數字化的管理。而另一方面，檔案部門也可以在數字化新形勢的推動下，通過網絡的小窗口服務大眾，以全新的形式參與工作，使民生工作得到更大程度的重視，也使民生檔案的公眾關注度提高。數字化信息平臺正在快速發展，因此各級檔案部門需要抓緊時機，在掌握民眾的真實需求基礎上，以現代化的民生檔案共享手段，推動經濟的增長和民生的發展。

三、民生檔案共享機制的內涵與目標

共享的含義是，將一件事物的使用權或知情權的接受范圍擴大，由原先的個人變成集體。從民生檔案共享機制的角度看，它指的是以一定的手段使原本屬于各個部門類型不同的民生檔案進行優化重組，通過合理的手段將有關資源進行協調，使其配置實現最優化，充分的利用有限的檔案資源建設可以用于民生信息共享的檔案平臺，達到使民生改善的最終目的。總而言之，數字環境之下民生檔案共享機制的內涵也就是指，將民生檔案的資源通過數字化手段進行充分整合，使其能夠更快速地共享。