新修訂檔案法背景下地方院校檔案工作發(fā)展思路探析

葉景青

摘 要：新修訂的《中華人民共和國檔案法》適應(yīng)了新時代發(fā)展的迫切需求，為地方院校檔案工作的發(fā)展帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。通過在對當前我國地方院校檔案事業(yè)普遍存在的不足進行分析的基礎(chǔ)上，文章對新修訂檔案法背景下地方院校檔案工作發(fā)展的新思路進行了探析。

關(guān)鍵詞：新修訂檔案法;地方院校;檔案工作;發(fā)展思路

2020年6月，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過的新修訂的《中華人民共和國檔案法》，將于2021年1月1日起正式施行。這是中國特色社會主義進入新時代，我國進行檔案法治建設(shè)中的一個重要的里程碑，是檔案工作適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的要求。作為我國法制建設(shè)的一個有機組成部分，新修訂的檔案法對我國檔案事業(yè)在面臨新時代背景下高質(zhì)量發(fā)展提供堅強法治保障，同時也對檔案部門提出了新的要求。作為培養(yǎng)地方人才需求和社會發(fā)展的地方院校，怎樣實施新修訂的檔案法的精神，這將對地方院校檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展產(chǎn)生深遠的影響，也對地方院校檔案工作也提出了新的要求。

一、新修訂檔案法的新意

1.增強了檔案專業(yè)技術(shù)人才保障

檔案工作是一項專業(yè)技術(shù)性和政治思想性很強的工作，需要一支專業(yè)素養(yǎng)很強的人才隊伍作為支撐。檔案作為記錄人們各種活動的真實記錄的原始材料，在收集、整理、保護、鑒定、統(tǒng)計、檢索利用、編研等一系列的工作中，檔案工作人員除了需要掌握一定檔案業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)上，必須有較強的政治素養(yǎng)。新修訂的檔案法很明顯地重視檔案工作人員的素質(zhì)要求，加大了對檔案工作人才的培養(yǎng)和隊伍的建設(shè)。可以看到，國家在法律上對檔案工作團隊的建設(shè)、人才的培養(yǎng)和從業(yè)人員專業(yè)技術(shù)職稱提供了有力的支持和保障，這將為新時代我國檔案事業(yè)的發(fā)展注入新的生機與活力，也為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了保障。

2.有利于提升檔案利用服務(wù)水平

檔案的利用服務(wù)是檔案工作最終目的，檔案的收集、整理主要是為社會服務(wù)的。因此，在隨著我國進入中國特色社會主義新時代，檔案的利用與服務(wù)也應(yīng)該隨著時代與科技的發(fā)展不斷地創(chuàng)新與發(fā)展。新修訂的檔案法就明確提出了檔案部門要針對社會的新形勢、人們的新需求，科學地完善檔案利用規(guī)則，開創(chuàng)新的服務(wù)形式，盡可能利用各種方式方法，為檔案利用和服務(wù)提供便利條件，定期公布需要開放的目錄等，推動檔案的利用服務(wù)工作。為了滿足人們新的時代中新的需求，在新修訂檔案法中，檔案部門對向社會開放檔案的期限也作了新的規(guī)定，由原來的30年縮短為25年，規(guī)定了人民有檔案利用的權(quán)利和檔案保護的義務(wù)。特別值得重視的是，新修訂檔案法規(guī)定，檔案部門除了服務(wù)于人民的檔案需求之外，還要求他們創(chuàng)新檔案的利用方式，與博物館、紀念館等其他相關(guān)部門合作，通過舉辦展覽、利用多媒體、研究和出版有關(guān)對人民有正能量的檔案史料，發(fā)揮檔案的教育功能，強化了在新時代發(fā)揮檔案部門弘揚社會主義核心價值觀的功能，使人民大眾的思想素質(zhì)得以不斷提升，達到文化自信和文化強國。

3.開辟了檔案管理現(xiàn)代化新途徑

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，人們的時常生活與網(wǎng)絡(luò)信息緊密相連，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的新手段。因而，針對新時代的需求，新修訂的檔案法加強了檔案信息化建設(shè)，規(guī)定各部門在信息化發(fā)展規(guī)劃中，檔案信息化應(yīng)該成為其必要的內(nèi)容，加快紙質(zhì)檔案的電子信息化的數(shù)字資源建設(shè)工作，同時要求各相關(guān)團體、事企業(yè)單位保證數(shù)字資源檔案的安全地利用。首先，各相關(guān)部門要保證電子信息化檔案內(nèi)容的可靠性、程序的規(guī)范性以及檔案要素的合規(guī)性，達到電子信息化檔案和傳統(tǒng)檔案有一樣的效力。其次是各相關(guān)單位對傳統(tǒng)的檔案進行電子數(shù)字化的建設(shè)受到國家大力的鼓勵和支持，積極推進檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，同時要求創(chuàng)造和改善條件，進行數(shù)字檔案館建設(shè)，使人們能夠跨區(qū)域、跨部門利用檔案大數(shù)據(jù)資源，甚至跨國開放共享。

4.有利于細化落實相關(guān)法律責任

檔案作為黨、國家和人民重要的資料，是見證了國家發(fā)展、社會進步的重要依據(jù)，維護和促進了國家和人民的利益。新修訂的檔案法中，對于檔案工作中違法的不良現(xiàn)象提出了相應(yīng)的解決方案，完善了法律責任。如在檔案管理時，對檔案的接收、保存和檔案的開放等方面存在的難題提出解決方案，在制度上及時彌補了以前存在的漏洞。同時新檔案法對檔案管理工作出現(xiàn)的問題，也制定相應(yīng)的追究法律責任的制度。這次新修訂的檔案法可以說在國家對檔案工作的一次制度創(chuàng)新，極大地促進了新時代檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、地方院校檔案工作現(xiàn)狀

1.檔案利用水平亟待加強

近年來，我國地方院校的發(fā)展取得了一定成績，但受某些因素的影響與制約。其一是，有些院校檔案部門發(fā)展緩慢，其主要原因在于這些檔案部門仍然受傳統(tǒng)檔案管理體制思想的影響，甚至有些院校檔案工作被認為是管理工作，而不是把服務(wù)師生和社會當作重要工作去完成。這樣一來，檔案工作人員疲于各部門院系檔案的收集整理，未能把握檔案工作的最終目的是為了利用。其二是，有些地方院校檔案利用資源開發(fā)不夠，大都是淺層面的信息加工，如學校的大事記、機構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等基礎(chǔ)工作，未能對檔案進行更深層次挖掘，編研成果未能滿足新時代下檔案利用的需要，滿足不了科學研究和工作決策的需要。其三是有些院校檔案服務(wù)的方式比較單一，受資金、人才等因素的制約，有些地方院校信息化建設(shè)速度緩慢，整體水平落后于老牌的大學，檔案利用服務(wù)大部分還是居于傳統(tǒng)的紙質(zhì)、實物檔案的查找利用。其四是受各種因素的影響，有些院校依然存在檔案及檔案部門被過于“保密”，甚至被蒙上一層神秘的面紗，由于檔案意識不強，導致檔案利用率不高。

2.檔案工作人員不足與不能

一些地方院校受各方面條件、因素的制約，雖然在不斷發(fā)展的過程中，形成了全校的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，有專職與兼職檔案人員，但一般沒有專業(yè)化的檔案技術(shù)人員團隊，目前與檔案工作發(fā)展適應(yīng)的檔案管理工作人員的梯隊沒有得到引進和培養(yǎng)。從目前多數(shù)地方院校檔案部門人員的素質(zhì)來看，主要存在五個方面的問題：一是缺乏新的專業(yè)知識，知識結(jié)構(gòu)出現(xiàn)斷層現(xiàn)象;二是缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識;三是缺乏創(chuàng)新意識;四是檔案隊伍結(jié)構(gòu)不合理年齡偏大的主要問題;五是檔案隊伍建設(shè)不穩(wěn)定。分析其原因，主要是地方院校一些領(lǐng)導的認識出現(xiàn)問題，檔案部門往往被一些地方院校分管領(lǐng)導認為是學校的教輔部門，不是直接進行教學的部門，而且他們對檔案的重要認識不足，因而在檔案人才的引進和培養(yǎng)方面出現(xiàn)問題。一旦檔案部門需要工作人員，他們便從其他部門直接選調(diào)人員補充，這樣一來，就導致地方院校檔案部門及檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的缺乏，這些直接從其他部門過來的人員，由于沒有經(jīng)過與檔案相關(guān)的專業(yè)知識的訓練，他們的對檔案管理只是表面上的收集與整理，而且還會出現(xiàn)歸檔、編目、裝訂、存檔等業(yè)務(wù)上的問題。大多地方院校的檔案部門是校辦管理下的一個部門，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，造成對檔案工作精力投入不足。地方院校檔案部門兼職人員調(diào)整變化頻率較高，因而隊伍穩(wěn)定性差，影響了整體檔案隊伍業(yè)務(wù)水平的提高，容易造成管理脫節(jié)，嚴重影響了全校檔案管理水平。此外，凡學校有大的任務(wù)或活動需抽調(diào)人員時，校辦管理下的檔案部門人員基本是首選，影響了檔案工作的穩(wěn)定性。

3.全員檔案法律意識不強

地方院校的中心工作是教學工作，因而一些地方院校把檔案工作置于學校發(fā)展的整體工作中的次要地位，導致一些地方院校不太重視檔案部門的人、財、物的投入，不夠關(guān)心檔案人員進步和待遇;作為檔案工作者，依法建立、健全規(guī)章制度，但檔案法規(guī)的宣傳力度不夠，學校部分教師借出檔案未能按時歸還甚遺失，少數(shù)院校和個人不知自己的所作所為已經(jīng)違法，甚至是知法犯法，認為檔案部門“軟”， 不敢把他們怎么樣;另一方面檔案執(zhí)法部門不能嚴格行使執(zhí)法權(quán)，不敢碰硬，不敢得罪人，得過且過，繞著矛盾走，致使出現(xiàn)不少問題。

4.信息化建設(shè)有待深入

由于一些地方院校建立時間不長，造成一些領(lǐng)導對檔案信息這一潛在的資源認識不足，導致了檔案部門工作信息化工作的滯后。這些地方院校的檔案信息化工作和服務(wù)水平明顯不太符合新時代社會的發(fā)展和滿足人民對檔案信息的需求。造成這種問題的主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是有些地方院校檔案工作人員由于不是來自專業(yè)檔案技術(shù)人員，他們的檔案信息化意識淡漠，加上缺乏開拓與創(chuàng)新精神，導致檔案信息化建設(shè)滯后。二是地方院校的資金投入問題，有一些地方院校由于直屬所在地方管轄，辦學經(jīng)費用于檔案管理方面明顯出現(xiàn)不足。但檔案工作又長期需要資金的支持，不僅檔案信息數(shù)字化需要資金，同時硬件的更新與維護也需要資金。三是檔案管理方面的問題，由于有些地方院校檔案人員缺乏專業(yè)知識，在采購設(shè)備時，沒有科學地計劃和分配，對一些信息化設(shè)備不講究實用，出現(xiàn)重復購置設(shè)備，沒有規(guī)范化和標準化，導致信息化設(shè)備參差不齊。這就造成了一些地方院校檔案信息化建設(shè)原地踏步，影響了檔案管理服務(wù)的自動化和網(wǎng)絡(luò)化。

三、地方院校貫徹新修訂檔案法的思路

1.加強檔案隊伍建設(shè)

檔案部門隊伍建設(shè)是搞好檔案事業(yè)最根本的保證。新修訂的檔案法明確規(guī)定“國家加強檔案工作人才培養(yǎng)和隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)”。針對當今一些地方院校檔案部門人才隊伍的現(xiàn)狀，按照新修訂的檔案法的要求，應(yīng)當在四個方面加強檔案隊伍的建設(shè)：一是相關(guān)部門要認真學習和宣傳新修訂檔案法，提高認識，貫徹和落實新修訂檔案法的精神，重視地方院校的檔案部門的工作，在機構(gòu)設(shè)置和人員的配置上實現(xiàn)科學化;二是針對專業(yè)人才問題，大力引進具備計算機和檔案專業(yè)的人才，重視地方院校檔案部門人才隊伍建設(shè);三是加強現(xiàn)有檔案專兼職人員業(yè)務(wù)培訓，及時提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。四是制定和完善檔案工作人員的激勵機制，使他們滿懷熱情地做好檔案工作。

2.不斷深入檔案信息化建設(shè)

新修訂的檔案法增設(shè)了“檔案信息化建設(shè)”的內(nèi)容，要求各級檔案管理部門將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子文件、紙質(zhì)等載體檔案數(shù)字化成果檔案的安全保存和有效利用。地方院校要以貫徹新修訂的檔案法為契機，加強信息化建設(shè)的宣傳工作。在信息化建設(shè)過程中，地方院校的領(lǐng)導及專兼職檔案人員高度重視檔案信息化建設(shè)工作，才能確保工作有序開展。檔案部門應(yīng)抓住宣傳貫徹新檔案的契機，加強檔案信息化建設(shè)的宣傳，引導師生員工尤其是高校檔案工作人員轉(zhuǎn)變檔案管理理念，以積極開放的心態(tài)應(yīng)對信息化技術(shù)與檔案工作的融合。地方院校應(yīng)當做好檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，加強檔案工作相關(guān)的硬件建設(shè)，根據(jù)實際的經(jīng)濟能力，充分利用現(xiàn)有的設(shè)施，購置適應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，如影像掃描、縮微系統(tǒng)、音像制作系統(tǒng)、構(gòu)建服務(wù)器等，充分利用現(xiàn)有資源，重視館藏的數(shù)字化建設(shè)。數(shù)字化建設(shè)是信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)，運用有效的技術(shù)，做好網(wǎng)絡(luò)安全保障工作。

3.加強檔案法制建設(shè)

新修訂的檔案法為地方院校在信息時代背景下檔案工作提供了有力的行動指南和法制保障，相關(guān)部門要做好貫徹實施，地方院校從以下四方面確保檔案法的各項規(guī)定落到實處：一是檔案館（室）做好宣傳和解讀，對專兼職檔案員進行學法用法培訓，并發(fā)放檔案法宣傳資料到各部門、二級學院，提高師生特別是專兼職檔案員的檔案意識，形成學法、守法、用法的良好氛圍。二是針對新修訂的檔案法，地方院校及時修訂相關(guān)的檔案管理制度，確保與新修訂的檔案法統(tǒng)一和有效銜接。三是地方院校進一步完善檔案安全機制，加強檔案安全風險管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力。四是防患于未然，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時應(yīng)對和處理，確保檔案實體與檔案信息的安全。

4.提高檔案利用效率和水平

一切的檔案工作都是為了利用。作為人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新的地方院校，每年都會形成黨群、行政、教學、科技等多個方面的檔案材料，學校各職能部門管理的檔案材料內(nèi)容也越來越豐富和廣泛，檔案館（室）除了服務(wù)好學生、教師和社會之外，檔案工作員還應(yīng)當積極挖掘和開發(fā)館藏資源，做好諸如大事記、機構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、各專題檔案匯集等的編研工作，對檔案信息進行深化加工，加快傳統(tǒng)檔案數(shù)字化的步伐，不斷提高檔案利用效率，以現(xiàn)代科技手段主動為學校和社會發(fā)展服務(wù)。

參考文獻：

[1]中華人民共和國檔案法[N]. 人民日報，2020

[2]新修訂的《中華人民共和國檔案法》解讀[J].中國檔案，2020

[3]徐擁軍.新修訂《中華人民共和國檔案法》的特點[J].中國檔案，2020

[4]趙 屹.論新修訂的《中華人民共和國檔案法》的新意[J/OL].山西檔案，2020

[5]劉 影.企業(yè)檔案編研工作淺析[J].黑龍江檔案，2014

[6]張 雯.企業(yè)檔案編研工作研究--以大事記為例[D].山西大學，2014

[7]吳少顏.檔案編研工作中存在的問題與解決之策[J].管理學家，2019

[8]黃 健.企業(yè)檔案編研的問題和難點及有效的編研服務(wù)途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[9]張詩唯.關(guān)于企業(yè)檔案編研工作和企業(yè)文化建設(shè)的思考探究[J].企業(yè)文化（中旬刊），2019

[10]尤永玲.企業(yè)檔案編研工作的實踐與探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020

[11]黃項飛.論現(xiàn)代檔案館的文化性及其保障體系[J].檔案與建設(shè)，2002

[12]劉 榮.數(shù)字檔案館的功能及其實現(xiàn)技術(shù)[J].檔案學研究，2002

[13]匡定發(fā).檔案信息化建設(shè)理論結(jié)構(gòu)模型素描[J].檔案學通訊，2002

[14]徐艷輝.論新時期電力檔案數(shù)字化編研的發(fā)展及重要性[J].百科論壇電子雜志，2019

（作者單位：賀州學院綜合檔案室）