加強檔案建設與管理 為種子工作提供優(yōu)質服務

李佳麗 王廣新

摘 要：隨著我國經濟的飛速發(fā)展，科技和信息化的發(fā)展給傳統(tǒng)檔案管理模式注入了新鮮血液，檔案管理的建設工作也是農業(yè)發(fā)展的重要記錄。種子檔案管理和居民生活息息相關，為此，要加強檔案建設與管理工作，實現(xiàn)種子工作的優(yōu)化服務。種子管理站在我國的社會生活中占據(jù)著重要的地位，其檔案管理工作和種子單位工作的高效開展也是相關的，為了讓單位工作能夠順利高效進行，對其檔案建設實施信息化管理是有必要的，以促進檔案管理工作的有效性。

關鍵詞：檔案;建設與管理;種子工作;優(yōu)質服務

引言

城市中種子管理站的檔案管理工作非常復雜，內容涉及很多方面，事關我國農業(yè)的發(fā)展，以及依法用種，依法種植。對于不同種子的檔案建設可以做好種子特征以及差異生長的詳細記錄，不僅要保障檔案的完整性，更是可以為日后的復查核對工作提供切實的依據(jù)，幫助今后在種子工作中有追根溯源的機制，將種子工作的檔案建設更好的整理完善。傳統(tǒng)的種子檔案建設主要是依靠人力完成，記錄在紙質文件中，這樣的方式不僅工作效率低，一旦檔案丟失或者損壞就很麻煩，不能及時記錄，在尋找時也非常困難，非常浪費人力、物力和財力。為了改變現(xiàn)狀，就要讓種子單位的檔案管理更加信息化，根據(jù)信息時代的發(fā)展要求，不斷將信息化的內容注入到檔案管理工作中來，將檔案管理的內容和實質更好地融合起來，提高檔案信息化管理水平，使信息檔案管理工作能更好的節(jié)省人力、物力和財力，讓種子檔案管理工作能更加快捷高效，在今后尋找和比對數(shù)據(jù)上也能有據(jù)可循。

一、檔案建設與種子工作

眾所周知，我國是一個農業(yè)大國，也是一個人口大國，農業(yè)發(fā)展是我國經濟發(fā)展的一大部分，糧食產量的充足和質量保證是保證其它產業(yè)能夠順利發(fā)展的基礎。在過去一段時間，我國的糧食產業(yè)已經有了很大的進步和發(fā)展，但是，在很長一段時間都是停留在傳統(tǒng)的農作物水平上，在農作物的研發(fā)和進步方面都比較少，不能滿足人們的發(fā)展需求。因此，進一步提高農作物的產量，豐富農作物的種類，就要改變種子的生產質量。在農業(yè)發(fā)展過程中，種子工作是一項基礎工作，不同農作物種子的品種以及生產質量都是影響的關鍵因素，而種子檔案管理工作更是種子管理工作中的重要內容，是民生發(fā)展中的一部分，做好種子檔案管理工作，勢在必行。種子檔案建設可以對某種子從研發(fā)、適用、銷售以及后期生長、收成效果等一系列的事宜進行詳細的記錄，明確記錄的時間，并且將其安全地保存下來，在今后的種子管理工程中，能更好地針對種子的發(fā)育和銷售的成果，形成相應的數(shù)據(jù)，不用人力進行計算，便可以自動生成，不僅優(yōu)化了種子管理工作，更是可以為之后的工作提供真實的依據(jù)，這是技術的進步給種子檔案管理工作帶來的一大變革。

1.檔案建設工作

檔案建設是社會生活的重要部分之一，每一個領域和行業(yè)都會有檔案建設管理工作，這是一項基礎性工作，可以詳細記錄一個東西的逐漸發(fā)展歷程，包括好的、壞的數(shù)據(jù)，都是記錄的內容，都是基于真實的基礎上進行記錄，能更加詳實的反映種子的發(fā)展狀態(tài)，促進種子發(fā)展的良好態(tài)勢。檔案工作的管理可以為相關工作的展開提供依據(jù)，為加強種子管理工作起到提升的作用，例如，種子檔案管理，如果對于某品種的實際生產效果不理想，可以通過查看檔案記錄來獲取信息，該品種的種植成功經驗是什么，曾經在研發(fā)的過程中，有過什么失敗的經歷，在進行種子推介的工作中，什么情況是有利的，什么情況下是不利于發(fā)展的，這些記錄下來的信息在進行種子檔案管理的過程中，具有重要的作用。因此，檔案建設工作是社會生活的重要內容，關乎人民的利益以及城市的整體進步，也關乎人們在進行食品享用過程中的體驗感和內涵，種子檔案的信息化管理流程，促進了管理工作的經驗開發(fā)工作。

現(xiàn)如今，種子檔案建設工作很多都停留在傳統(tǒng)方式，沒有通過信息化的手段實現(xiàn)優(yōu)化服務，也沒有將信息化的工作內容和工作的內涵更好地貫徹在種子檔案建設工作中，因此，在種子檔案的管理中，仍然存在一定程度上的缺失。檔案信息化建設指的是，對于紙質記錄的檔案，在不改變原內容、不損害其信息的前提下，以其為依據(jù)，對檔案的記錄形式做出改變，應用現(xiàn)代化的技術手段呈現(xiàn)出來，以促進檔案管理工作的安全性和便捷性。例如，利用聲音文件、視頻文件，對檔案信息做出規(guī)整，使得檔案信息更加清晰化、自動化，實現(xiàn)檔案資源的高效性，使得檔案信息查找更加快捷，減少人力、物力和財力的浪費。值得我們注意的是，必須要保證檔案本身的完整性與統(tǒng)一性，才能保證信息化的檔案管理工程更好地付諸實踐。檔案管理是對檔案的收集、整理、保管等活動的通稱，如何加強種子檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵，我們要將種子檔案的工作做好，首先就要盡可能詳盡地收集數(shù)據(jù)，幫助檔案管理工作的有效性實施。同時，還要進行相應的整理，將數(shù)據(jù)進行歸并和整理，促進檔案管理工作的有效整合推動，最重要將檔案的保管工作做好，利用當前的信息化的檔案管理模式，更加快捷高效的整合檔案管理的內容，促進檔案管理工作的發(fā)展。

2.種子工作服務

農業(yè)發(fā)展是我國經濟發(fā)展的基礎產業(yè)，是民生的根本保障，推動農業(yè)發(fā)展的核心工作就是種子的建設工作，如果對于種子不進行建設和發(fā)展，那么農業(yè)生產就不會朝著優(yōu)化的方向前進。其中，種子推廣工作是種子工作服務的重要內容，只有把更優(yōu)良的種子推廣到市場上，并且用于生產實踐，才能切實提高農作物的產量以及發(fā)揮種子工作的價值，更好地為人民群眾服務。從我國農業(yè)發(fā)展的現(xiàn)階段來看，農業(yè)產量可以說是非常有保障的，人民對于食品的需求不再是溫飽，而是更注重糧食的安全和質量，這也就對種子服務工作提出了更高的要求，需要我們不斷進行研究和實踐，通過先進的技術不斷改良品種，提高農作物的產量和質量，推進我國的農業(yè)發(fā)展。

二、檔案建設與管理的問題

1.檔案管理人員的工作積極性不高

現(xiàn)階段來看，種子管理站的檔案管理人員的工作積極性不高，很多檔案管理人員的工作態(tài)度都比較懶散，不愿主動承擔責任，這嚴重制約著檔案管理工作的提高，也嚴重影響著檔案管理工作的發(fā)展。因為人員是基礎，只有我們有充實的人員作為動力，才能更好地保障種子檔案管理工作的積極落實。歸根結底，和員工的檔案建設意識低下有關，很多的工作者認為種子檔案建設是沒有什么實際意義的工作，不能從正面促進種子管理工作的發(fā)展，對檔案的記錄都是簡化，隨便記錄一下，有的甚至在數(shù)字的記錄上有很大的出入，或者是想起來記一下，想不起來就拋之腦后。檔案管理人員認為種子的推廣工作才是最重要的，只有推廣出去，才有更多的人知道。我們要明確，這種理念是非常錯誤的，因為，種子檔案的完整化建設可以提供可以用的價值，如果記錄不詳細，就會造成數(shù)據(jù)和信息沒有可參考的意義，對今后種子工作的發(fā)展和進步是沒有可參考的意義和價值的。因此，對于規(guī)范化的檔案建設是非常有必要的，可以推進管理的規(guī)范性，讓種子檔案管理工作更加規(guī)范的開展，并且能更加高效的完成管理工作，促進種子的生長有跡可循。但是，我們從實踐中發(fā)現(xiàn)，很多工作人員難以接受工作模式的改變，不愿意接受一些新的工作手段和軟件的利用，不想利用新時代的信息管理技術進行檔案工作的管理，對于檔案管理的流程和認識的熟悉度還不夠，造成了檔案資料的管理混亂，成效不高，工作效率低下，嚴重浪費人力、物力和財力，最終使得檔案信息化建設很難開展，信息化的流程建設也很難落實。

2.現(xiàn)代化檔案管理的設施不足

因為傳統(tǒng)的種子檔案管理都是靠人力完成的，這樣就會花費很多的時間，嚴重浪費了人力資源，工作效率低下，不能跟隨時代的發(fā)展進行變化。為了提升工作效率，很多工作人員對種子檔案信息都進行了簡化，甚至有的出現(xiàn)簡化到看不懂的狀態(tài)。為了改變這種現(xiàn)狀，可以利用現(xiàn)代化信息技術進行檔案管理的現(xiàn)代化建設，將信息管理系統(tǒng)引入到當前的種子檔案管理工作中，更好地促進檔案管理工作的發(fā)展。我們要明確的是，信息化建設離不開以計算機為核心的現(xiàn)代化技術，因此，針對計算機的使用就是不可避免的，也是非常具有參考性意義的。對于網絡的應用，種子單位的檔案管理工作更加系統(tǒng)化了，但是使用網絡不可避免地就會有安全性問題，很多工作人員對于網絡的安全建設工作不熟，也不夠重視，很容易在管理軟件中存在漏洞，從而造成檔案信息的丟失和篡改，這是非常不可取的。所以，對于檔案管理不能停留在“紙上談兵”的層面上，要進一步深入建設，使得檔案利用率和安全性提高。

3.檔案管理缺乏現(xiàn)代化的思維與模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式往往只看重對紙質檔案資料的管理，對于現(xiàn)代化的檔案管理模式并沒有積極利用起來，這也限制了種子單位檔案資料的采集、保存、后期服務。雖然現(xiàn)代化檔案模式已相當完善了，但是在思想模式和工作中，很多工作人員還是習慣用傳統(tǒng)的檔案管理模式來辦公，對于信息化時代的電子檔案管理仍然缺乏深入的認識。例如，我國的玉米種類比較多，對于不同品種的長勢情況如果只是通過文字進行記錄，對于從檔案種獲取信息會不夠清晰，如果能夠通過圖片、視頻進行記錄，可以更直觀化。

三、檔案建設與管理的優(yōu)化對策

1.提高檔案管理人員的認識

種子管理站的檔案管理工作對于單位的建設發(fā)展發(fā)揮著積極的保障作用，更是對農業(yè)發(fā)展的保障，因此，無論是單位領導還是檔案管理的基層工作人員，都必須把種子檔案管理工作放在心上，為其出謀劃策，推進創(chuàng)新改革，從根本上推動檔案管理工作的展開，讓檔案更加規(guī)范化、科學化。要想提高種子檔案的管理工作，首先就要提升工作人員的管理意識，不能把檔案建設看作是走過場，所以相關工作人員在記錄某種子的品種、產量、特征時，都要進行規(guī)范化的詳細記錄。為此，可以在單位開展一些相關講座，或者組織員工進行職能培訓，通過這樣的方式加強工作技能，學習最新的管理手段，不斷優(yōu)化提升種子檔案建設，做好種子服務工作。同時，要長期化堅持進行培訓，在長期化的工作動態(tài)中，更好地將信息化的內容融入到當前的發(fā)展中，并且利用好信息化的使用手段，拓展培訓的內容，通過日常的培訓和定期培訓相結合的形式，更新管理人員的思想觀念，促進管理人員的發(fā)展。

2.加強檔案管理的隊伍建設

當前，很多專業(yè)化檔案管理人才都比較緊缺，種子檔案管理人員的綜合素質水平普遍低下，嚴重制約著農業(yè)的發(fā)展進步。所以，檔案管理者應該盡自己所能為完善檔案管理人員培訓制度貢獻力量，創(chuàng)造積極有利的工作環(huán)境和待遇福利，讓他們來為檔案建設信息化出謀劃策，用先進的知識來為種子工作服務貢獻。由于天災，很多的地區(qū)每年都會遭受洪災和旱災，如果不采取及時的補救措施，造成的損失不可想象，種子工作可以為其服務，推廣適合當?shù)囟唐谏L的作物。因此，我們要在成立專業(yè)隊伍的基礎上，形成更好的專業(yè)發(fā)展機制。

3.提高檔案管理的信息化建設

在種子工作的檔案管理建設中要投入一定的人力和物力，完善基礎管理設施，檔案資料管理和利用要分工明確，檔案的更新和數(shù)據(jù)備份工作要做到高效科學，要設立專門的檔案管理系統(tǒng)維護人員，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，提高檔案管理工作的有效性。我們可以聘請專業(yè)的計算機人才，進行信息化的檔案建設和管理以及后期的維護工作，在工作中成立良好的工作態(tài)勢，幫助信息化的電子檔案管理更加具有安全性，維護好信息化檔案的安全操作流程。同時，針對信息化的電子系統(tǒng)的使用，也要利用專業(yè)的人才進行傳授，保證在上傳和使用的過程中，電子檔案的信息能準確詳實，也能更加具有安全性。另外，對于檔案記錄的信息進行深入分析，充分利用計算機技術，實施電子網絡和紙質的結合，防止丟失，用現(xiàn)代化的技術來完善種子檔案的建設管理工作。同時，也要建立防火墻機制，保證電子檔案管理的延續(xù)性發(fā)展，抵御外界的干擾和侵襲，更好地促進種子檔案管理工作的發(fā)展。

4.加強素質教育

不斷提高檔案工作者的服務水平。隨著農業(yè)科學技術的不斷進步，種子檔案工作面臨的任務，工作環(huán)境和管理模式正在發(fā)生變化。高科技還應用于種子檔案管理，這需要種子檔案管理。人員不僅要了解和研究種子檔案的形成規(guī)律和特點，還要結合新時期檔案工作的發(fā)展趨勢。不斷提高政治素質和現(xiàn)代企業(yè)管理水平。使用“走出去，請進來”之類的培訓方法來加強對檔案管理員的教育和培訓，使他們掌握檔案專業(yè)知識。精通檔案管理程序和方法，并具有全面的分析和高度綜合的信息組織技能。同時，能夠熟練操作計算機和相關軟件，并對相關文件進行微機管理。種子文件的收集，分類，存儲和利用可以系統(tǒng)且有效地滿足種子文件管理長期發(fā)展的需求。更好地為農業(yè)的可持續(xù)發(fā)展服務。

四、結束語

綜上所述，我國種子管理站的檔案管理工作在農業(yè)發(fā)展中的作用越來越明顯，為了適應時代的發(fā)展，對于檔案管理也應該改革與創(chuàng)新，緊抓當前的發(fā)展機遇，規(guī)范檔案管理機制。同時，檔案管理人員在專業(yè)上也要不斷提高，在工作中利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，促進檔案信息化建設，進一步提高檔案管理與利用的程度，實現(xiàn)檔案資料的價值，實現(xiàn)種子服務工作的更加優(yōu)化。

參考文獻：

[1]陳日剛.農業(yè)種子推廣中做好管理服務工作的途徑[J].南方農業(yè)，2019

[2]吳小莉.農業(yè)種子推廣中如何做好管理服務工作[J].農業(yè)科技與信息，2019

[3]姜興睿.淺談農業(yè)種子產業(yè)化[J].農業(yè)科技與信息，2016

[4]楊 磊，李 峰.種子產業(yè)化對農作物增產的意義淺析[J].中國農業(yè)信息月刊，2014

（作者單位：1.巴彥淖爾市種子管理站;

2.內蒙古自治區(qū)檔案局館）