對提升中職學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)的幾點(diǎn)看法

鄭青

摘 要：近幾年來，隨著信息技術(shù)的不斷普及，整個(gè)社會(huì)對檔案管理工作的要求越加嚴(yán)格，對人員的素質(zhì)也有更為嚴(yán)格的要求。中職學(xué)校的檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，這也直接阻礙學(xué)校檔案管理工作的順利開展，本次就如何提升中職學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)做出討論。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;人員素質(zhì)

檔案管理是中職學(xué)校日常工作中的重要組成部分，對已有檔案進(jìn)行有序管理有利于將校內(nèi)的實(shí)際情況反映出來，進(jìn)而為科學(xué)研究、教育教學(xué)等提供系統(tǒng)而完善的數(shù)據(jù)資料，檔案管理的質(zhì)量也能充分體現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)水平。在教育教學(xué)改革的大環(huán)境之下，中職學(xué)校的檔案管理工作需要面對一系列未知的挑戰(zhàn)。就檔案管理人員來說，自身必須充分了解學(xué)校的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，掌握檔案管理的原則和方法，并且精通信息化軟件的操作，確保中職學(xué)校檔案管理工作得以有條不紊的運(yùn)行。

一、中職學(xué)校檔案管理工作的重要性

學(xué)校檔案是指學(xué)校內(nèi)的多項(xiàng)檔案，最常見的如人事檔案、學(xué)籍檔案、會(huì)計(jì)檔案以及科研資料等，這也就意味著中職學(xué)校內(nèi)的檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，管理人員必須適用科學(xué)性的管理辦法將不同形式的檔案予以收集和存儲(chǔ)，最大程度的保障檔案資料的真實(shí)性和完整性。對中職學(xué)校來說，檔案是最為原始的資料，資料記錄著曾經(jīng)發(fā)生過的重要事件，并詳細(xì)描述了相關(guān)人員從事件中收獲的成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。以科學(xué)研究為例，研究成果、研究過程中遇到的問題和解決辦法就是必須記錄在案的內(nèi)容，為后續(xù)的研究者提供參考依據(jù)。

中職學(xué)校檔案管理工作的基本內(nèi)容為收集與接收檔案，整理并鑒定檔案的準(zhǔn)確性，同時(shí)負(fù)責(zé)檔案的編輯與統(tǒng)計(jì)，對檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)與利用。大數(shù)據(jù)技術(shù)的興起與發(fā)展均為中職學(xué)校的檔案管理提供了便利，電子檔案安全性較紙質(zhì)檔案更高，只要加強(qiáng)管理工作一般不會(huì)出現(xiàn)檔案被盜等嚴(yán)重問題。但要求管理人員在適應(yīng)檔案管理工作的前提之下，必須掌握一定的信息技術(shù)，實(shí)際操作過程中管理人員則需要時(shí)刻注意各項(xiàng)檔案信息的準(zhǔn)確性與時(shí)效性，一旦由于檔案管理人員操作失誤導(dǎo)致檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，或是檔案數(shù)據(jù)沒有及時(shí)更新，都不利于檔案信息管理工作的順利進(jìn)行。

檔案管理作為學(xué)校管理的重要工作內(nèi)容，是辦學(xué)質(zhì)量的直接體現(xiàn)。無論是正常開展教育教學(xué)、還是保障學(xué)校科研人員的個(gè)人權(quán)益，保存完好的檔案都發(fā)揮著不可替代的重要作用。

二、中職學(xué)校檔案管理的人員素質(zhì)問題

現(xiàn)階段，中職學(xué)校檔案管理的人員存在幾個(gè)明顯的問題，其一是人員的業(yè)務(wù)能力較為薄弱，無法對檔案管理的流程進(jìn)行全面把握，導(dǎo)致檔案管理的工作效率常常不盡如人意，其二是人員的道德素養(yǎng)有待提升，下面從這兩方面進(jìn)行具體分析：

1.業(yè)務(wù)能力方面。對現(xiàn)代化檔案管理工作不熟悉。目前中職學(xué)校的大多數(shù)檔案管理人員素質(zhì)偏低，他們認(rèn)為檔案管理無法與教育教學(xué)過程相提并論，要么對檔案管理的理論知識理解有誤，不能將理論完美應(yīng)用到實(shí)踐當(dāng)中，要么就是不熟悉計(jì)算機(jī)操作，日常工作中效率低。有些工作人員的觀點(diǎn)是學(xué)校的要求不嚴(yán)格，因此以應(yīng)付的心態(tài)看待工作，這樣容易因?yàn)槿藛T業(yè)務(wù)問題出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺漏甚至錯(cuò)誤，讓學(xué)校檔案管理的工作質(zhì)量大打折扣。

安于現(xiàn)狀，工作缺乏積極性。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理是中職學(xué)校進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的前提基礎(chǔ)，但實(shí)際上當(dāng)前從事檔案管理的人員缺乏工作積極性，基本只是按照學(xué)校的安排執(zhí)行工作，也沒有主動(dòng)嘗試探索何種管理方式更為便捷而高效。如此一來，可能會(huì)影響到中職學(xué)校教育資源的配置。

人員缺乏自主學(xué)習(xí)的意識。現(xiàn)代化的檔案管理充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)不僅能為檔案的存儲(chǔ)提供廣闊的空間，而且檔案的檢索、增刪等均十分便捷，然而現(xiàn)階段許多中職學(xué)校依然采取以往的檔案管理辦法，有些工作人員明知自身業(yè)務(wù)能力不足，比如不熟悉計(jì)算機(jī)軟件的具體操作，卻遲遲沒有改進(jìn)的趨勢，使得檔案管理的工作效率難以保證。

2.職業(yè)道德方面。工作理念趨于落后。部分中職學(xué)校并不重視檔案管理工作，未建立完整的檔案管理制度，片面的認(rèn)為檔案管理就是對校內(nèi)的多種檔案予以收集、整理，并做好歸檔和保存，當(dāng)有人員需要調(diào)取檔案的時(shí)候，確保有對應(yīng)的檔案資料即可。這也直接影響到檔案管理人員的思想觀念，沒有意識到檔案管理對學(xué)校的重要意義，像有些檔案被調(diào)取后未及時(shí)收回，導(dǎo)致檔案的完整性遭到破壞。

缺乏愛崗敬業(yè)的品質(zhì)。檔案管理工作本身較為繁雜，且流程基本固定，許多人員入職之后，就容易因其太過枯燥而出現(xiàn)消極怠工、甚至離職的現(xiàn)象。究其原因，檔案管理的工作人員缺乏愛崗敬業(yè)的精神，工作過程中只想選擇操作簡單、耗時(shí)較短的工作，像學(xué)生檔案管理的工作量大，就很少有人員自愿承擔(dān)。況且有些中職學(xué)校為了提高工作效率、保障工作質(zhì)量，專門配備了大量檔案管理人員，但這也為有些人員提供了偷懶的機(jī)會(huì)，認(rèn)為自身不主動(dòng)總會(huì)其他人解決工作中的問題，互相推卸責(zé)任。

對國家法律法規(guī)認(rèn)識不足。早在上世紀(jì)九十年代，國家政府部門就頒布了《檔案法》旨在規(guī)范檔案管理的流程，這也就要求檔案管理人員將相關(guān)法律法規(guī)熟記于心，并嚴(yán)格按照法律法規(guī)規(guī)范化工作，然而目前許多中職學(xué)校的工作人員對法律法規(guī)認(rèn)識不足，再加上學(xué)校內(nèi)的培訓(xùn)較少，也沒有完善的工作制度，不利于學(xué)校的統(tǒng)一管理。

三、提升中職學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)的幾點(diǎn)建議

信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的理念必須進(jìn)行轉(zhuǎn)變。提高檔案管理人員的素質(zhì)，中職學(xué)校要從以下幾方面努力：

1.借助政府部門的監(jiān)督指導(dǎo)，改善學(xué)校與相關(guān)人員的檔案意識。中等職業(yè)教育原本就與高等教育存在一定差距，隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新性發(fā)展，其后續(xù)的發(fā)展會(huì)受到更多挑戰(zhàn)。學(xué)校應(yīng)結(jié)合現(xiàn)行的教育教學(xué)現(xiàn)狀不斷調(diào)整教學(xué)理念，促使學(xué)校師生與檔案管理人員充分了解檔案的相關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)而積極配合相關(guān)工作。政府部門要發(fā)揮自身職能，對中職學(xué)校的檔案管理工作加強(qiáng)監(jiān)督與指導(dǎo)，定期組織校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)干部與檔案管理人員共同學(xué)習(xí)檔案的法律條款，提升學(xué)校對檔案的重視度，促使學(xué)校以更加飽滿的熱情投入檔案管理工作。

2.借助思想教育，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。首先學(xué)校應(yīng)重視檔案管理工作，積極引入該專業(yè)的人員負(fù)責(zé)管理學(xué)校檔案，并做好崗前培訓(xùn)工作。信息時(shí)代之下，檔案管理人員的工作范圍擴(kuò)大，像管理部分涉及到學(xué)校或合作單位的重要檔案就被納入為人員的日常工作事項(xiàng)，對此人員必須具備良好的職業(yè)道德，熱愛自己的職業(yè)，充分了解國家和學(xué)校對檔案資料管理的相關(guān)要求，對所有經(jīng)手的檔案負(fù)責(zé)到底，保障資料的完整性與真實(shí)性。學(xué)校可以定期組織集體培訓(xùn)，讓人員盡快形成堅(jiān)定的道德品質(zhì)。

3.借助定期培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)能力。檔案管理的專業(yè)知識，可以通過知識培訓(xùn)的方式，促使人員摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思想，不斷學(xué)習(xí)檔案管理的新型理念，鼓勵(lì)人員積極參與培訓(xùn)工作。同時(shí)與其他學(xué)校或企業(yè)共同舉辦經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，學(xué)習(xí)其他機(jī)構(gòu)先進(jìn)的管理計(jì)數(shù)，提高人員的工作能力。檔案管理的計(jì)算機(jī)操作是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，學(xué)校應(yīng)了解管理系統(tǒng)對自身的重要性，將性能卓越的系統(tǒng)引入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，并對系統(tǒng)的使用者與維護(hù)者進(jìn)行技能培訓(xùn)，增強(qiáng)工作效率。

4.借助社會(huì)招聘，積極引入檔案專業(yè)人才。檔案管理的任務(wù)量大，且專業(yè)性極強(qiáng)，并非人們傳統(tǒng)觀念中簡單的資料整理。檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的原理、方法和流程，還要及時(shí)更新工作理念，掌握與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的技術(shù)知識，其后才能在檔案信息的收集、整理與分類、開發(fā)等環(huán)節(jié)做到有條不紊。針對中職學(xué)校在職檔案管理人員不熟悉工作問題，建議具備一定經(jīng)濟(jì)實(shí)力的學(xué)校積極引入檔案專業(yè)人才。同時(shí)可以引導(dǎo)專業(yè)人員分享自己的工作經(jīng)驗(yàn)或講解專業(yè)知識，提高管理人員的整體素質(zhì)。

5.借助現(xiàn)代技術(shù)，提高檔案管理的效率。學(xué)校應(yīng)基于自身的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，引入現(xiàn)代化的科技手段，為工作人員的無紙化辦公提供有利的物質(zhì)環(huán)境，盡可能克服原本落后的管理辦法。對現(xiàn)有的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)予以優(yōu)化，促使各個(gè)部門之間加強(qiáng)合作，將校內(nèi)的所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，降低檔案信息遺漏或者重復(fù)的可能性。

6.借助統(tǒng)一的管理制度，提升檔案管理人員的工作積極性。人員的管理制度包含兩方面，其一為日常工作的要求和監(jiān)督辦法，其二則為工作質(zhì)量的考核制度，前者的應(yīng)用是為了調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，將所有工作進(jìn)行細(xì)化，確保每一位人員有對應(yīng)的責(zé)任，避免工作之中出現(xiàn)疏忽，進(jìn)而影響到學(xué)校的正常教學(xué)。后者則是通過考核制度和后期的獎(jiǎng)懲，明確人員的工作能力，并為其安排最為適合的工作內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

結(jié)語

中職學(xué)校的檔案管理工作體現(xiàn)著學(xué)校的管理水平和辦學(xué)思想，對學(xué)校而言則必須明確檔案管理對自身發(fā)展的重要性，為人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強(qiáng)學(xué)校的綜合實(shí)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳洪亮.中職學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理策略思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2017

[2]關(guān)敏然.中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題及對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2017

（作者單位：福建省泉州市機(jī)關(guān)干部文化學(xué)校）