對機關事業單位檔案管理信息化建設的探討

曲娟　　馬靜　　王鄭文

摘 要：人事檔案工作是各項管理工作的重要組成部分，人事檔案的管理涉及到每個利用者的切身利益。大數據時代背景下，以信息技術為代表的前沿科技取得突出成就，信息化為經濟社會發展注入強大動力，給人類生產生活方式帶來深刻變革。在信息技術的帶動下，檔案信息化建設步伐加快，人事檔案信息化是社會信息化背景下檔案管理工作發展的必然趨勢，本文以檔案信息化建設為中心，闡明了信息化檔案管理的重要意義、檔案信息化的優勢，分析了目前機關事業單位檔案管理信息化存在的問題，提出檔案信息化建設工作的有效措施，以期推進檔案資源數字化、信息服務社會化，進一步提升機關事業單位檔案管理利用水平。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;信息化建設;策略建議

引言

人事檔案工作是各項管理工作的重要組成部分，檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。通過檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展不可或缺的部分，是一項崇高的事業，人事檔案的管理涉及到每個利用者的切身利益，做好檔案管理工作，對推動經濟發展、服務社會民生具有不可替代的作用。

檔案工作的根本目的是為了利用。檔案利用是檔案管理工作人員通過檔案工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程，是檔案為社會發展、國家建設和人民群眾的根本利益服務的有效途徑。因此，開發現有檔案信息資源，切實實現檔案管理信息化，使之更好地服務于國家、地方經濟建設和社會發展，已成為檔案管理部門工作的重中之重。

信息化時代，對機關事業單位檔案管理工作來說是機遇也是挑戰，目前來看，機關事業單位檔案管理工作存在檔案管理缺乏規范性、重視程度不夠、缺乏資金、缺乏復合型人才、安全存在隱患等問題，影響著信息化進程。檔案信息化是社會信息化背景下檔案管理工作發展的必然趨勢，只有實現檔案信息化、檔案利用便捷化、檔案隊伍專業化，才能更好地服務于國家、地方經濟建設和廣大社會群體。

一、信息化檔案管理的重要意義

1.信息化檔案管理是大數據時代的必然要求。我們生活在一個信息化時代，大數據時代的到來，隨著各種新興場景的出現，也對檔案信息化提出了新的要求，這就要求檔案工作在收集、保管、歸檔和利用等方面與時俱進，更好地適應社會發展的需要和滿足人民生活的需求。

2.信息化檔案管理是滿足利用者需求的重要舉措。人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發展之間的矛盾已經成為我國當前社會的主要矛盾，二十一世紀是信息化、數字化時代，檔案管理也是信息時代的重要組成部分，無論是公共服務機構還是廣大社會群體對檔案信息化的呼聲越來越高，對數字化檔案要求越來越強烈，對于時間以及效率的要求也不斷促使需加快檔案信息化進程，充分發揮檔案資料的最大化社會價值。

3.信息化檔案管理是傳統檔案轉型升級的迫切需要。當前我國信息化建設已進入快速發展階段，但機關事業單位檔案信息化相對滯后，信息化為檔案信息化管理帶來便利的同時也提出了挑戰，檔案管理工作要乘勢而為，各方面發展都迫切要求轉變觀念，加快檔案管理轉型升級，推進檔案工作數字化進程，實現以信息化為核心的檔案管理現代化。

二、信息化檔案管理模式的優勢

1.較之傳統檔案管理模式更加省時省力。傳統檔案查找需要進行手動查找，效率非常低，而且很容易出現錯誤。與傳統檔案管理相比，檔案信息化管理有著明顯優勢，傳統檔案管理工作量大，效率低下，分類查詢復雜，分類歸檔、人工查詢紙張原件需要大量時間。檔案信息化后，數據只需一次錄入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索準確性，大大提高了工作效率。

2.較之傳統檔案管理模式檢索查詢更加便捷。檔案信息化管理在對檔案進行歸檔時可以編制檢索工具，查閱時只需按照關鍵詞、分類號等采用模糊查詢或精準查詢的方式即可實現即時查詢，實現檔案資料迅速利用，大幅度減輕檔案管理工作人員的工作量，資源共享更加便捷，提高了查詢的效率。而傳統檔案管理的檢索方式，查閱檔案要經過非常繁瑣的程序才能查閱檔案，效率低下。

3.較之傳統檔案管理模式存儲更加安全。傳統的檔案是紙質文檔，容易受潮和蟲蝕，反復查閱對紙質檔案損害較大，并且存在火災隱患，需要不斷改良和優化放置檔案的環境。對于傳統的檔案管理后續使用來講，需要耗費大量的時間和人力成本，對于保管來講，不僅存在丟失無法復原的隱患，而且需要大額的保管經費。相比較而言，信息化管理檔案，存儲和使用更加靈活，信息化錄入可以隨時增減信息，相比傳統的紙質保存，存儲工作更加便捷，大大節省存儲空間，避免了因環境等因素影響檔案存儲問題。此外，通過信息化手段添加密鑰，可以避免信息失竊或泄露，利用更加先進的存儲系統、云存儲等方式，可以極大提高存儲容量，有效保證了檔案的保密性和安全性。

4.較之傳統檔案管理模式資源共享更加便捷。傳統檔案管理難以實現信息共享，而且檔案管理不能復制，共享需要到相關部門調閱查詢，然而檔案信息化管理使檔案管理的資源共享更加便捷，借助基于互聯網的檔案信息網絡服務平臺能掌握其他部門和單位的工作重點和檔案管理動態信息，不僅能共享檔案信息資源，還能相互交流工作經驗和教訓，相比傳統檔案管理，信息化檔案管理的資源共享更具便捷性，提高了機關事業單位的辦事效率。

5.較之傳統檔案管理模式更具開放性和易用性。傳統方式下，檔案開放程度較低，任何檔案保管的最終目的都是為了發揮最大價值，得到利用，信息化手段管理檔案，使用者無需到檔案部門（室）查詢檔案，通過網絡即可得到所需的檔案資料，既節省了查詢者的等待時間，又節省了人力，進一步方便了查詢者，提高了檔案的利用效率。

三、機關事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1.檔案管理缺乏規范性

在檔案信息化進程中存在標準不統一、管理不規范的問題，雖然我國有相關法律規定，比如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，但在實際執行中，并沒有嚴格按照法律要求，因地制宜制定一套適合自身的管理制度。另外，機關事業單位的檔案管理軟件沒有統一的標準，沒有標準化規范化流程，檔案信息化管理系統缺乏統一性和規范性，檔案信息化管理系統不能被有效使用。

2.重視程度不夠、效率低下

一是在當今時代，紙質檔案管理向電子檔案管理轉變是時代所趨，檔案信息化建設過程中，很多檔案部門沒有意識到檔案信息化建設的重要性，或者對檔案信息化建設存在誤區，認為整理和存儲檔案就是檔案信息化建設，對檔案信息化建設認識不足。檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當前和今后、為歷史和后代留下多少文化財富和留下什么樣的文化財富，但現在很多檔案部門的檔案工作人員存在身兼數職的問題，配備人員少，工作任務重，外加對檔案工作的重視程度不夠，認為檔案工作只是對資料的保存，只要保證其完好即可，工作態度不認真不主動不積極，這是造成檔案信息化建設進程緩慢的根本原因。二是傳統檔案借閱需要借閱者手工填寫查閱登記表，由檔案管理員核對之后才能調取相關檔案，并復印相關內容，借閱流程時間長，工作效率低，多次借閱也造成了紙質檔案的磨損，工作效率大大降低。

3.缺乏資金

檔案信息化建設離不開資金支持，在加大硬件投入、加強管理規范等方面需要較大資金，信息技術日新月異也需要對軟硬件設施不斷更新換代，信息安全防護系統構建都需要大量資金。而且在很多檔案部門，檔案的重視程度不夠，忽視了利用的目的，大量檔案仍是紙質化，難以形成檔案信息的數字化和規模化，導致檔案信息化建設發展較慢。

4.缺乏復合型人才

檔案信息化建設人才缺乏，檔案工作人員綜合素質有待提升，檔案部門缺少既具備專業檔案管理知識又能熟練使用計算機的工作人員，而且檔案工作普遍待遇不高，導致檔案工作人員普遍年齡偏大，工作缺乏熱情，工作效率低，檔案部門缺乏綜合型人才，對檔案信息化建設工作的開展造成很大影響。

5.信息化安全存在隱患

檔案是一項重要的信息資源，資源共享連通信息孤島，讓信息多跑路，讓使用者少跑腿，檔案信息化為使用者帶來了極大便利，但在我們享受便捷服務的同時也存在很大的安全隱患，檔案信息化以互聯網為基礎，一旦遭到黑客攻擊或網絡故障，信息容易丟失或泄露，硬件基礎設施和軟件系統建設不能適應信息化的安全需要，設備陳舊，網絡建設跟不上，檔案信息安全技術還需不斷完善。

四、機關事業單位檔案信息化建設工作的策略建議

綜上所述，檔案信息化建設面臨機遇也存在挑戰，機關事業單位檔案建設亟需正確認識檔案信息化建設的重要意義、優勢和存在的問題，并提出行之有效的策略建議，使檔案管理工作發揮最大作用。

1.推進檔案標準化、規范化管理

檔案管理信息基礎設施建設是檔案管理信息化的前提和基礎，加強檔案管理制度建設才能有據可循，使檔案管理更加科學高效，要結合機關事業單位實際，加強檔案標準化建設，實現硬件和軟件標準一致、統一規范。制定科學完善的檔案管理制度，制定檔案管理的“三大紀律、八項嚴禁”、人事檔案“三不轉、四不借、五不查、六不收”規定，確保檔案管理有章可循，有據可依。及時更新完善檔案資料，確保檔案管理規范化、制度化，檔案得到最大化利用。

2.更新觀念，加強重視

檔案資料記錄著個人學歷、社會經歷、人事變動、工作成績等內容，事關員工的檔案質量，事關機關事業單位的發展，檔案的完整性和準確性尤為重要。創新觀念，提高認識是保障檔案管理工作創新發展的基礎，信息化進程下，改進機關事業單位檔案管理信息化進程迫在眉睫，各機關事業單位要結合本單位實際創新檔案管理理念，引入新思路和新技術。各機關事業單位領導要提高重視程度，認識到檔案管理信息化建設的重要性，加強領導，設定目標，分解任務，精心部署，將檔案信息化建設納入單位重點工作計劃，重點進行考核，將檔案信息化建設工作所需經費納入單位財政預算，采用數字化管理模式，提升機關事業單位檔案管理質量，有序推進機關事業單位檔案管理信息化進程。

3.加大資金投入

檔案管理信息化需要軟硬件支撐以及人才培養，這都需要大量的資金保障，缺乏資金嚴重影響了檔案管理信息化進程，各級政府要進一步完善檔案工作投入機制，將檔案事業信息化工作發展所需經費納入制度化軌道，提供專項資金，做到投入長效化，確保檔案工作順利開展。相關部門需要加強重視，加大經費投入，加大對檔案管理的軟硬件設施建設，及時對數字化設備更新換代，合理引入軟件，加強安全保密管理，探索電子檔案管理查詢、存儲和檢索模式，不斷提高機關事業單位檔案管理信息化建設水平。

4.培養檔案信息化人才

一是提高重視，為培養檔案管理工作人員營造良好氛圍，在實際工作中形成合力，著重培養綜合素質高、具有信息化意識，并掌握適應現代化建設需要的應用型人才和高素質檔案人員。二是檔案管理工作人員需主動加強業務知識學習，掌握《文書與檔案管理基礎》、《文書工作與檔案管理》、《檔案管理員上崗培訓》等檔案專業知識，提高綜合素質，成為既精通檔案知識又熟悉信息化技術的復合型人才。三是按檔案信息化要求培養和使用人才的觀念，引進來和走出去，通過聘請專家，專題培訓，實地考察和業務交流，為檔案工作人員提供檔案收集、整理和歸檔工作的專業培訓，并有針對性地對圍繞檔案信息化進行專門培訓，提升檔案工作人員的責任意識、專業能力、專業思維和安全意識，努力造就一支高素質檔案管理干部隊伍。四是設立檔案工作人員考核機制，成立檔案管理組織領導小組，定期對檔案工作人員進行考核，切實有效提升工作積極性，切實提高檔案管理人員工作水平。五是堅持正確用人導向，結合實際工作合理安排人才，優化人才配置，激發隊伍活力，為檔案管理工作提供技術和人才保障，不斷適應信息化建設發展需要。

5.強化檔案信息安全管控

近年來，檔案安全事故頻發，檔案損毀、數據泄露，檔案安全是檔案工作的底線，要進一步加強檔案安全工作，提高檔案安全工作水平。一是嚴格落實檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規定，簽訂保密協議責任書，使檔案工作人員充分認識到檔案安全工作的重要性，從制度上規范各項業務工作，消除安全隱患。二是開展消防安全講座，進行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識，開展消防演練活動，加強消防設施設備，定期對檔案庫房進行全面檢查，科學備份數據，保障檔案安全。三是定期對檔案工作人員進行信息安全教育培訓，加強安全教育，從技術方面進行全方位全程監管，降低廉政風險，確保信息安全，多方面加強信息安全長效機制建設。

五、結語

機關事業單位檔案信息化管理是一項十分重要的工作，實現機關事業單位檔案管理信息化建設迫在眉睫。要從思想上入手，相關單位要提高重視程度，加快檔案管理信息化建設步伐;建立人事檔案信息數據庫，實現檔案數字化、科學化管理;要不斷加強消防設施設備，科學保存數據備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實性;要匯聚人才，加快檔案信息化建設步伐，逐步實現傳統紙質檔案管理向數字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，提升檔案管理利用水平，開創檔案管理工作新局面。

參考文獻：

[1]劉 波.檔案信息化管理的優點與策略[J].科技創新導報，2017

[2]冷 莉.關于機關事業單位檔案管理信息化建設的初探[J].東西南北，2019

[3]方潤驊.機關事業單位檔案管理信息化路徑探析[J].理論研究，2016

[4]張小靜.讓檔案創造更多價值——檔案信息化管理分析[J].城建檔案，2019

[5]杜燕娜.大部制基層機關檔案信息化建設策略研究[J].城建檔案，2019

（作者單位：青島市不動產登記中心）