分析高校基建檔案管理存在的問題及對策

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/天津機電職業技術學院

一、淺談高校基建檔案管理工作的特征

(一)專業復雜性和獨立性成套性

首先，因為高校基建工程需要經過很多復雜的程序，并且要花費較長的工期，工作任務較重，所以在進行檔案管理工作的過程中會涉及到各個不同部門的不同領域，工作的環節和專業的內容也會有所不同，也就是說，高校的基建檔案管理工作實施的專業性和復雜性非常明顯。除此之外，高校基建檔案工作是一個有機整體，所以需要單獨歸檔整理檔案，并且這些基建檔案中基本上每個都有五個方面的內容：首先是應用在基建工程建設初期的依據性的文檔資料、其次是一些可以在工程設計階段使用的基礎性文檔資料、然后是在實際施工過程中可以使用的過程性文檔資料、之后是在工程完工時總結工程的結論性文檔資料，最后是輔助整個工程的輔助資料等等，因此高校基建檔案管理還有一個特征就是獨立成套性。

(二)運動變更性和來源廣泛性

高校基建檔案的記錄方式是動態的，其隨時可以根據工程實施的實際情況進行調整，比如，如果在實施基建工程的初期發現問題，就要工作人員及時修正方案，并且也變更對應的圖紙檔案。另一方面，由于高校基建項目涉及了很多內容，因此設計單位、施工方和供應方、質量監督部門等等部門都會有相應的資料檔案，所以高校基建工程的檔案資料來源非常廣泛，具有明顯的來源廣泛性。

(三)現實實用性和整體階段性

作為最直接和最本質記錄高校基礎建設工程的手段，高校基建檔案具有高度真實可靠的內容，能為高校建設管理提供有效的參考依據。而通常都是具體記錄基建工程的不同階段和進度進行的，因此其具有顯著的程序化特點。除此之外，由于高校基建工程的實際建設過程比較復雜，所以也需要花費較長的周期形成對應的檔案。

二、淺談高校基建檔案管理中存在的不足

(一)檔案材料不完整，高校檔案管理重視程度不足

由于高校基建工程具有一定的特殊性，所以參與這個工程的單位有很多，這個工程涉及的專業也比較廣泛，并且需要檔案管理人員整理歸檔的文檔資料套數也比較多，以上各種因素導致高校基建檔案有非常大的數量，并且操作起來很復雜。但是很多高校在實際工作中并沒有保存完整的基建檔案，有一些檔案是有相關的承包部門和技術人員保管的，還有一些材料因為沒有及時整理而遺失，導致高校沒有成套、系統和完整的基建檔案資料，這對高校基建檔案管理的質量有很大的影響。除此之外，高校并沒有很重視高校基建檔案管理，對基建檔案管理工作的重要性還沒有充分的認識，導致在收集、整理和編制高校基建檔案資料的過程中容易隨意對待，沒有采用規范的方式記錄相關資料，甚至有些檔案資料還會因為管理人員多次涂改而面目全非。

(二)檔案管理人員的工作效率不高

在日常管理高校基建檔案工作的過程中，高校重視程度不足這個是最嚴重的問題。主要體現為：首先，基建檔案管理制度不是特別完善。很多高校并沒有實施崗位責任制全面管理檔案資料的收集、監管和使用等環節的工作，嚴重影響了整個管理工作的正常開展。其次，歸檔的檔案資料不足。高校基建項目實施過程中任何環節出現問題都會嚴重影響收集整理檔案資料，再加上歸檔工程資料需要很長的時間，設計的領域也比較廣，所以導致高校歸檔的檔案資料并不多。最后，歸檔的檔案資料質量不強。類似施工圖紙和報審文件等使用頻率比較高的基建檔案，在使用過程中很容易被損壞，如果沒有及時歸檔，會造成無法挽回的損失，對高校基建檔案的整體質量都有極大的影響。

(三)檔案管理人員的素質有待提升

雖然高校專門配置了管理基建檔案的人員，但是由于這些工作人員沒有很強的管理能力，并且缺乏管理素質，所以導致檔案管理的效率較低。一方面，收集整理基建檔案需要根據工程的實際情況進行，隨時更改相關的檔案資料，但是很多檔案管理人員并不熟悉工程建設項目，或者業務能力不足，在工作中不能有效地分類歸檔相關資料，導致錄入的相關檔案資料和項目的實際情況不匹配。另一方面，在保管和借閱檔案資料方面，一些檔案管理人員并沒有嚴格控制和監督，導致會因為沒有及時歸檔資料甚至丟失相關資料，從而極大地降低了基建檔案的使用利用價值。

(四)管理信息化程度低

在信息化時代發展的背景下，很多高校開始利用數字化信息技術進行基建檔案管理。但是根據相關實踐表明，高校的基建檔案信息化建設還處于初級階段，比如，保存檔案資料的方式還是使用紙質，記錄和分類統計相關資料還是使用人工的方式，這種方式很容易出錯并且耗費的時間長；檔案管理人員并沒有熟練掌握計算機信息技術，難以有效落實信息化管理。

三、淺談進行高校基建檔案管理的策略

(一)高校要高度重視檔案管理工作，設立專門的管理機構

通過設立專門的管理機構可以有效提升高校基建檔案管理的工作水平。想要順利開展高校基建檔案管理工作，需要高校領導者高度重視這個工作，明確其對學校管理的重要性，全面支持基建檔案管理工作的各個環節，比如，充分發揮基建檔案管理部門的作用，有效監督整個項目的各項工作，保證收集整理成套、系統和完整的高校基建檔案資料。

除此之外，高校還應該不斷宣傳基建檔案管理工作，強化相關管理人員的工作意識，通過這種方式有效開展高校基建檔案管理工作。

(二)檔案管理部門要從思想上重視基建檔案管理工作

高校基建檔案管理部門應該重新審視基建檔案管理工作，不要停留在以往的被動運行狀態，不斷完善檔案管理工作的理論和制度，規范檔案的日常管理工作，特別是要記錄最真實的檔案資料數據，優化收集歸檔和后期利用檔案資料等環節的工作。同時，為了提升內部管理人員的競爭意識，檔案管理部門要采取競爭上崗制度提升工作人員的積極性，使其在工作中經常清理廢棄檔案資料，并維護有價值的資料，為了使廣大民眾了解檔案管理知識，要做適當的宣傳，為高校基建和教學工作提供完善有效的檔案資料。

(三)提升檔案管理人員的專業能力和業務素質

為防止檔案管理人員在收集歸檔檔案資料的過程中因粗心沒有收集完整而遺漏資料，高校基建檔案管理部門應該采取有效措施培養專業技能較強的檔案管理人才，并且要求這些人才要懂得基建工程的相關內容，只有培養這種綜合性較強的人才，才能幫助高校緊密跟蹤和完整收錄相關的檔案資料。具體來說，高校可以對檔案管理人員進行定期培訓，通過這種方式慢慢地提升檔案管理人員的業務素質。比如，高校可以在檔案管理人員正式上崗之前讓其明白檔案管理工作的重要性，并且堅定他們的工作信念，高校在管理人員工作中要不斷對其進行培訓，使其能始終保持高昂的工作熱情，并且確保工作流程的規范性，提升他們的工作效率等等。只有當檔案管理人員經過專門的培訓，才能在工作中及時、高效、完整和規范地完成自己的本職工作。

(四)高校要不斷加強基建檔案的信息化管理

隨著信息化時代的發展，要求高校基建檔案管理必須要實現信息化管理，因此檔案管理部門以及內部的所有管理人員必須學習掌握并熟練操作計算機和互聯網技術，只有全體管理員工能使用這種先進的軟件信息管理系統管理檔案資料，才能更好地推動高校基建檔案管理的數字化啊管理。比如，因為高校成立的時間比較長，所以以往很多檔案資料已經被嚴重損壞，為此，高校基建檔案管理人員在平時的工作中可以利用各種大型分辨率比較高的掃描儀對這些檔案資料進行數字化處理，通過這種方式可以最大程度的保證高校基建檔案資料的完整性，從而有效地保障高校檔案管理工作的發展。

四、結語

綜上所述，高校基建檔案管理工作具有一定的難度，并有其獨特的特點。解決這些問題需要各高校采取有效措施針對性的解決，通過這種方式才能科學規劃和發展高校基建檔案管理工作的前進之路。