融媒體視域下的檔案管理模型建構

李素芳

摘 要：在融媒體視域下，許多傳統的檔案管理方式受到影響、改變或消失，在媒體融合的大背景下，檔案管理面臨著巨大的機遇和挑戰。本文從媒介融合的角度分析總結了檔案管理模式的發展趨勢，對檔案管理模型的構建方向提出了幾點建議，以期能夠給相關機構或者類似研究起到一定的借鑒作用。

關鍵詞：融媒體;檔案管理;模型;構建

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）22-0-02

檔案管理是所有直接管理檔案、檔案信息和提供服務的商業交易的總稱，是檔案工作中最基本的組成部分之一。近年來，自動化進程逐步推進，一些傳統的檔案管理方法發生了變化，但整個過程并沒有太大變化。比如，在管理健康信息檔案時，需要側重于被管理人員的病例病史的收集和整理，在中小企業的檔案管理過程中，管理內容就相對較少，管理相對輕松。

檔案管理模型顯然不是靜態的，而是在不同的環境中有不同的構造方法。本文旨在探討融媒體背景下檔案管理模式的一般特征。

一、融媒體的起源和特點

狹義上的融媒體，是指充分利用媒體，將廣播、電視、報紙等有協議、有互補性的不同媒體充分融入勞動市場中。融媒體是當今媒體發展的必然結果，并在一定程度上尋求市場突破，也與信息社會高度融合的程度密切相關。

在網絡技術飛速發展、信息爆炸的時代，網絡媒體高度發達，而傳統媒體卻在衰落，通過不同媒體類型的組合，傳統媒體可以從原有利益中獲益，獲得清晰的信息。因此，融媒體的發展符合市場的規律。廣義上的融媒體，不僅是媒介整合的產物，也是傳播信息的一種手段。融媒體是一種信息處理的概念，融入了現代信息社會，提供高水平的集成和最大化的發展。傳統紙媒大多通過互聯網平臺的整合，轉向網絡和線下的相互促進。它不僅完成了自身的轉型，而且促進了整個互聯網環境的優化和發展。從媒介融合的角度來看，無論是檔案管理還是傳統媒體的改革，新技術與傳統資源的有機結合是創新與突破的關鍵。

融媒體的任務不僅僅是促進傳統產業的技術發展，同時也為傳統產業的發展提供了更廣泛的思路和方法，從技術上講，融媒體是“云技術”的代名詞，在互聯網時代發展迅速。它不僅能在短時間內收集到大量的信息，而且極大地擴展了傳統的信息存儲空間，節省了人力、物力和空間。從概念上講，融媒體代表了互聯網時代最先進的發展理念，鼓勵傳統產業不斷學習現代互聯網技術，提升自身能力，實現線上與線下的共同發展。從這個角度來看，媒體整合概念在經濟和社會變革中的應用至關重要。

二、融媒體視域下檔案管理現狀

（一）檔案管理內容較傳統更加多樣化

完整性是檔案管理的首要目標。在傳統的檔案管理過程中，員工在線下的收集和整理內容復雜，人力物力及其時間有限，很難保證內容的完整性和準確性，在傳統情況下，這或許能滿足個人檔案的需要。但現階段人才、檔案和信息流動性的不斷提高，使其難以滿足現代社會檔案的需求。從融媒體的角度來看，傳統的檔案收集和分類方法不再是唯一的選擇。員工可以充分利用手中的多媒體工具收集文件內容，評估過程更有效。

近年來得到中國支持的國家身份信息網就是一個收集全國基層組織公民指紋和肖像的大型檔案館的一個例子，在檢查身份時，可以提取身份證或身份證號，通過查詢可以快速高效地訪問個人檔案。傳統的檔案管理方法很難收集到如此大量的人員信息。隨著互聯網數據技術的發展，檔案的收集整理可以更加完整、準確、高效。安全合理的程序甚至可以破壞特定檔案管理中的原始文件單元，并將其轉換為具有更大容量和更完整內容的在線存檔。這不僅僅是文檔管理方面的突破，這也是進一步信息自動化的有力證據。

（二）檔案管理方式較傳統更加高效

中國人口基數大，經濟體量多，不同行業、不同單位的檔案管理是一個龐大的系統。為了保證系統的正常運行，有必要尋找一種更合理的管理方法。以高校畢業生為例，每年有近千萬的大學畢業生畢業，學籍檔案發送的工作量是巨大的，然而大多數高校仍然使用手動方式傳輸文件。學籍的分配是高校畢業的重點和難點。

隨著畢業生人數的逐漸增加，這份工作難度的增大已成為一種不可回避的趨勢。另外，目前的遠程醫療系統可以通過全國病人網絡及時處理，醫保報銷可以及時進行，體現了媒體一體化的理念，最新的醫療技術是自我優化的補充。學生檔案管理系統也可以借鑒全國異地醫療經驗，目前，全國學生檔案的網絡版是聯網的，但實施信息化管理遠遠不能滿足當前社會的需要，檔案管理機構還需要充分思考。學生檔案發放、學籍管理智能化，方便了學生的就業和流通。從融合媒體的角度看，將傳統技術與新興技術相結合，可以有效地實現檔案管理方法的相互發展。

（三）檔案利用過程較傳統更加有效

檔案管理的最終價值在于檔案的使用。檔案在社會經濟發展過程中發揮著不可替代的基礎性作用。傳統的檔案使用方法存在文件量大、查詢速度慢、數據使用效率低等缺點。這是對大量檔案資源的巨大浪費，也是對社會資源的利用缺位。例如，當大學畢業生靈活工作時，大多數檔案由當地工作人員和社會服務機構保管，在畢業以后的使用過程中，由于信息不對稱，檔案的利用往往受到延遲。比如，人事檔案的管理是當地社保部門的總負責，在機構調整過程中，具體責任主體和辦事處所在地可能會改變流動性，如果間隔的時間過長，畢業生們很難及時接收到相關信息，所以對于他們的檔案使用有些延遲，甚至影響到畢業生就業。

從融媒體的角度看，電子檔案通過傳統檔案與互聯網的結合，可以部分取代實體檔案的功能。如果對實物檔案的要求難以滿足，則予以更換，在某種程度上有利于畢業生檔案的使用。

三、融媒體視域下檔案管理模型的發展方向

（一）檔案管理充分結合信息技術

信息時代的檔案管理應充分體現時代特征。電子時代和互聯網時代的到來為信息的存儲和傳播創造了更大的空間，為大容量的信息存儲提供了契機。

文檔管理本身就需要大量的存儲空間和完整的通信平臺。在這樣的客觀條件下，檔案管理可以進一步融入網絡時代。事實上，信息管理可以為文檔管理節省更多的人力物力，使文檔管理部門和管理者有更多的精力專注于拓展文檔管理。資源管理、檔案管理、現代存儲手段和網絡安全通信的完美結合，使檔案館在記錄過程中獲得更多的信息，在評價過程中更加有效。一種更方便的存儲方式和科學的價值識別方法，不僅實現了渠道的擴展，而且使檔案管理過程更加高效。

因此，我們需要更加重視檔案管理的自動化，充分拓展檔案管理的范圍，充分整合現代信息技術、網絡安全技術和智能存儲管理技術。實現專題檔案管理資源整合優化和信息技術推廣。檔案管理機構的職能在社會發展過程中起著至關重要的作用。

（二）線上線下結合管理

線上線下結合可以提高文件管理的效率。事實上，檔案管理的目的是服務，相對集中的原始檔案管理方式已難以適應當今高效社會的發展。因此，對網上和網下結合的管理是非常重要的。

如果以人才檔案為例，人才檔案可以實行網上和網下相互結合管理，有效簡化了人才到外地工作的手續，節省了時間和金錢，在一定程度上節約了社會資源。然而現階段很多檔案管理領都有著不同的地域限制，異地管理的很多事情都很難管理，這阻礙了人才的流動和社會的進步。因此，在未來建立一個對在線和線下鏈接進行管理的檔案管理模式時，我們需要更加重視和利用先進的互聯網技術來處理原來在網上完成的事情，使檔案工作變得更加靈活和高效，提升檔案管理工作的效率。另外，在線和線下有機結合管理為檔案管理提供了更大的靈活性，在線信息更新更快更高效，傳統的檔案更新需要耗費巨大的人力物力財力。因此，在線和線下有機結合管理也有助于及時更新檔案系統中的數據信息，提高文件管理、存儲和使用的準確性。

（三）更加注重信息整合集中

通過整合和集中，信息可以發揮更大的作用。在人事檔案方面，全集成的人事檔案在使用時具有很高的參考價值和使用價值，使用單位可以更全面、更詳細地了解人才，更適合企業在聘請人才時的特點，做到人盡其才。在企業檔案中，檔案的完整性可以為相關部門對企業進行監督和控告提供很大的便利，系統集成的檔案也可以對企業的生產起到震懾作用，促進企業能夠在生產經營過程中遵紀守法。

當前，國際經濟正處在大數據時代，大數據的優勢在于能夠及時有效地整合最準確、最全面的信息，并將這些信息提供給用戶。這樣，無論是政治決策還是貿易方法的制定，都可以更有針對性，一旦實施，就能以更低的成本做更多的工作。檔案管理是社會經濟管理的基本內容，如果更加重視信息整合，將極大地促進人才管理、經濟運行和社會秩序的穩定。現階段，互聯網上先進的信息技術也為迅速將信息整合到文件管理過程中提供了可能，電子信息數據的計算使信息的整合、分類、集中迅速實現，這與傳統檔案管理有很大不同，更有效地創造了各方共贏的局面。

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